7 unterschiedliche Handscanner im Vergleich – finden Sie Ihren besten mobilen Scanner zum ortsunabhängigen Einscannen von Dokumenten und Fotos – unser Test bzw. Ratgeber 2024

Was ist ein Handscanner?

Handscanner sind mobil nutzbare Geräte zur Digitalisierung von Dokumenten. Einfach gesagt, lassen sich mit einem Handscanner Dokumente in Papierform in ein digitales Format übertragen, sodass sie sich am Computer weiterbearbeiten lassen.

Wie funktioniert ein Handscanner?

Die grundlegende Funktionsweise eines Handscanners unterscheidet sich nicht von gewöhnlichen, stationären Scannern. Sie beruht auf dem Zusammenspiel von vier Bauteilen – Lichtleiste, Optik, Führungsrollen und lichtempfindliche Sensoren. Der Scanner nimmt die analogen Daten einer physikalischen Vorlage – also eines Blattes Papier – mithilfe von Sensoren auf und wandelt sie in eine digitale Datei um.

Die Aufgabe der Lichtleiste ist es, ein gleichmäßig helles Licht abzugeben, welches das zu scannende Dokument stark genug ausleuchtet. Reflektiertes Licht wird an einen optoelektronischen Zeilensensor weitergeleitet, wozu die Optik zum Einsatz kommt. Die Optik ist eine Stablinse, in der das Licht gebündelt und Streulicht eliminiert wird. Anschließend wird das reflektierte Licht an lichtempfindliche Sensoren weitergeleitet.

Die lichtempfindlichen Sensoren sind dafür zuständig, die analogen Lichtsignale in analoge Spannung umzuwandeln, die anschließend durch einen Analog-Digital-Umsetzer in einen Digitalwert beziehungsweise in Bildpunkte umgewandelt wird. Die Führungsrollen befinden sich links und rechts neben der Lichtleiste und sorgen für einen stets gleichen Abstand zum Dokument. Sie helfen dem Scanner dabei, präzise über das Dokument zu fahren. In den Führungsrollen befinden sich Sensoren. Sie messen die Bewegungsgeschwindigkeit des Papiers und passen sie an die Technik des Scanners an, was zu einer höchstmöglichen Scanqualität beiträgt.

Je nach Modell ist ein mobiler Handscanner auf einen PC angewiesen oder lässt sich unabhängig davon benutzen. Ein Scanner, der sich unabhängig von einem PC benutzen lässt, speichert fertige Scans auf einer SD-Speicherkarte ab, sodass sie sich später auf einen Computer übertragen lassen. Die Stromzufuhr kann über ein Netzkabel, ein USB-Kabel oder einen integrierten Akku erfolgen.

Welche Papierformate lassen sich mit einem Handscanner einscannen? Die Größe von Dokumenten ist standardisiert und reicht von DIN A0 bis DIN A8. Das Standardformat, das am häufigsten zum Einsatz kommt, ist das DIN A4-Format mit einer Breite von 21 Zentimetern und einer Höhe von 29,7 Zentimetern. Die meisten Handscanner können Dokumente im DIN A4-Format und in allen kleineren Formaten scannen.

Wie einfach ein Handscanner funktionieren kann, zeigt dieses Video:

Einsatzgebiete – wofür eignet sich ein Handscanner?

Ein Handscanner ist immer dann eine gute Alternative zu einem normalen Scanner, wenn er keinen festen Stellplatz hat – also an unterschiedlichen Orten zum Einsatz kommt. So empfiehlt er sich zum Beispiel für Mitarbeiter im Außendienst, die beim Kunden vor Ort Verträge oder Rechnungen digitalisieren möchten.

Auch Schüler und Studenten profitieren von einem mobil einsetzbaren Scanner. Damit lassen sich zum Beispiel fehlende Unterlagen von Mitschülern oder Kommilitonen einscannen und später ausdrucken. In der Bibliothek kann ein manueller Handscanner viel Zeit sparen, indem er die benötigten Informationen digitalisiert. So ist es nicht nötig, sie von Hand abzuschreiben.

Zu Hause oder im Büro kann sich ein Handscanner ebenfalls als nützlich erweisen – und zwar dann, wenn nur wenig Platz zur Verfügung steht. Viele Handscanner sind so kompakt, dass sie sich problemlos in einer Schublade verstauen lassen. So nehmen sie, wenn sie nicht benötigt werden, keinen Platz auf dem Schreibtisch oder im Regal ein.

Mehr Infos zum Thema bietet dieses Video:

Welche Arten von Handscannern gibt es?

Handscanner lassen sich in automatische und manuelle Scanner unterteilen. Welche Vor- und Nachteile die beiden Arten bieten, erklärt der folgende Abschnitt:

Automatische Handscanner
Die meisten Handscanner sind automatische Geräte, die nach dem oben beschriebenen Prinzip arbeiten. Mit ihrem automatischen Dokumenteneinzug erreichen sie hohe Scangeschwindigkeiten. Zudem arbeiten sie durch den gleichmäßigen Einzug sehr exakt und liefern oft eine hohe Scanqualität. Wer ein hohes Dokumentenaufkommen zu bewältigen hat, ist mit einem automatischen Scanner gut beraten.

Der Dokumenteneinzug eines automatischen Handscanners eignet sich ausschließlich für normale Papierdokumente. Kartons oder Zeitschriften lassen sich damit nicht einscannen. Das gezielte Digitalisieren einzelner Textpassagen ist ebenfalls nicht möglich. Die meisten automatischen Dokumenten-Handscanner funktionieren nur in Kombination mit einem Computer.

Da ein manueller Handscanner keine Dokumente einziehen muss, um sie zu digitalisieren, kann er Darstellungen von unterschiedlichen Flächen scannen – zum Beispiel von Paketen oder aus Zeitschriften und Büchern. Durch den Verzicht auf einen Dokumenteneinzug sind manuelle Handscanner häufig kompakter als automatische Modelle. Zudem lassen sie sich oft unabhängig von einem Computer verwenden. Eingescannte Dokumente speichern sie meistens auf einer SD-Karte ab.

Die Scanqualität eines manuellen Scanners fällt meistens geringer als bei automatischen Geräten aus. Damit ein manueller Scanner eine hohe Scanqualität erreicht, gilt es, ihn vorsichtig und möglichst gleichmäßig über das Dokument zu führen. Wackelt der Scanner dabei zu stark, können die Scans unscharf erscheinen. Das Scannen von Hand dauert in der Regel länger als mit einem automatischen Scanner. Während die Scangeschwindigkeit eines manuellen Handscanners vom Nutzer abhängt, können automatische Scanner nicht selten mehr als 15 Seiten pro Minute einscannen.

Was kostet ein Handscanner?

Handscanner haben eine große Preisspanne. Wer keine hohe Scanqualität erwartet, findet in der unteren Preisklasse manuelle und automatische Handscanner für mittlere bis hohe zweistellige Beträge. Auf der Suche nach einem hochauflösenden Handscanner mit hoher Scangeschwindigkeit empfiehlt sich ein Blick in die mittlere oder obere Preisklasse. In diesem Fall gilt es, eine dreistellige Investition einzuplanen. Allgemein lassen sich Handscanner in die folgenden Preisklassen unterteilen:

• Handscanner aus der unteren Preisklasse: 50 bis 100 Euro
• Handscanner aus der mittleren Preisklasse: 100 bis 200 Euro
• Handscanner aus der oberen Preisklasse: ab 200 Euro

Internet versus Fachhandel: Wo lohnt es sich, einen Handscanner zu kaufen?

Handscanner sind in Elektronikgeschäften oder Kaufhäusern erhältlich. Wer sich für den Gang in den örtlichen Handel entscheidet, kann von einer persönlichen Beratung profitieren. Wie hilfreich die Beratung ausfällt, hängt von den Kenntnissen des beratenden Mitarbeiters ab. Davon abgesehen bietet der Offline-Kauf keine Vorteile. Die Auswahl an Modellen ist begrenzt, und es gibt keine Möglichkeiten, viele verschiedene Handscanner miteinander zu vergleichen. Im schlimmsten Fall ist ein hoher Zeitaufwand für den Besuch von mehreren Geschäften nötig, um den passenden Handscanner zu finden.

Das Internet bietet bessere Voraussetzungen, um schnell und ohne viel Aufwand einen guten Handscanner zu kaufen. Hier gibt es nicht nur fast alle derzeit erhältlichen Modelle, sondern es bestehen auch gute Möglichkeiten, sich umfassend zu informieren und die einzelnen Exemplare gezielt miteinander zu vergleichen. Sobald der beste Handscanner gefunden ist, erfolgt die Bestellung bequem und zeitsparend von zu Hause aus. Unter dem Strich überwiegen die Vorteile des Internets.

Handscanner-Kaufberatung: Was gibt es beim Kauf eines Handscanners zu beachten?

Damit der neue Handscanner seinem Einsatzzweck entspricht und den gestellten Anforderungen gerecht wird, gilt es, vor dem Kauf einige Aspekte zu beachten. Worauf es ankommt, erklärt der folgende Abschnitt.

1. Einsatzzweck
2. Scanqualität
3. Scangeschwindigkeit
4. Farb- oder Schwarzweiß-Scanner
5. Abmessungen und Format
6. Anschlüsse
7. Kompatibilität
8. Zusatzfunktionen
9. Stromversorgung
10. Gewicht

Der Einsatzzweck
Der geplante Einsatzzweck bestimmt, welche Art von Handscanner sich am besten eignet. Konkret kommt es darauf an, was für Dokumente in welchen Mengen zu digitalisieren sind. Für Studenten oder Journalisten erweisen sich die manuellen Handscanner oft als praktisch. Durch ihre kompakte Bauweise und die vom PC unabhängige Nutzung sind sie im Rucksack oder der Handtasche stets dabei. Sie ermöglichen es, gezielt einzelne Textstellen zu scannen. Das kann den Aufwand von Recherche-Arbeiten reduzieren, indem sich das spätere Sondieren der Informationen erübrigt. Wer seinen neuen Dokumenten-Handscanner für diesen oder einen vergleichbaren Einsatzzweck benötigt, ist mit einem manuellen Gerät gut beraten.

Wer viele Dokumente scannt und dabei eine hohe Qualität benötigt, greift besser zu einem automatischen Handscanner. Das mag für einen selbständigen Handwerker gelten, der für die Steuererklärung Quittungen und Rechnungen digitalisieren muss, oder einen Außendienstmitarbeiter, bei dem oft Verträge mit den Unterschriften der besuchten Kunden vor Ort digitalisiert werden müssen. Sollten noch Unklarheiten in Bezug auf die verschiedenen Arten von Handscannern bestehen, empfiehlt sich ein Blick in den Abschnitt „Welche Arten von Handscannern gibt es?“.

Die Scanqualität
Wie hoch die Scanqualität ist, hängt davon ab, mit welcher Auflösung der Handscanner Dokumente digitalisiert. Die Auflösung eines Scanners wird in „Dots per Inch“ beziehungsweise „Pixel pro Zoll“ angegeben – kurz dpi. Der Wert gibt an, wie viele Bildpunkte ein eingescanntes Dokument pro Zoll hat. Allgemein gilt: aus je mehr Bildpunkten eine digitale Darstellung besteht, umso schärfer erscheint sie.

Wie hoch die Scanqualität ausfallen sollte, hängt von den zu scannenden Dokumenten ab. Wer überwiegende Texte einscannt, kommt in der Regel mit einer Auflösung von 300 dpi aus. Wenn die Buchstaben klein sind – unter Schriftgröße 10 – empfiehlt sich eine Auflösung von 400 dpi. Um scharfe Scans von Fotos oder Grafiken erstellen zu können, braucht es eine Auflösung von mindestens 600 dpi.

Auflösung beeinflusst die Scangeschwindigkeit: Die Auflösung hat unmittelbare Auswirkungen auf die Scangeschwindigkeit. Wer sich einen hochauflösenden Handscanner wünscht, muss in der Regel eine langsamere Scangeschwindigkeit in Kauf nehmen, da der Scanner gründlicher und damit langsamer arbeitet.

Die Scangeschwindigkeit
Wer häufig viele Dokumente hintereinander einscannt, sollte beim Kauf eines Handscanners auf die Scangeschwindigkeit achten. Die Hersteller geben sie meistens in Scans pro Minute an. Je nach Modell erreichen automatische Handscanner eine Scangeschwindigkeit von 5 bis 25 Scans pro Minute. Da sich eine hohe Auflösung negativ auf die Scangeschwindigkeit auswirkt, gilt es, einen Kompromiss aus Scanqualität und -geschwindigkeit anzustreben.

Farb- oder Schwarzweiß-Scanner
Ob ein Schwarzweiß-Scanner ausreicht oder doch ein Farbscanner nötig ist, hängt vom geplanten Einsatzzweck ab. Wer überwiegend Textdokumente einscannt, kommt mit einem Schwarzweiß-Handscanner aus. Das kann eine Menge Geld sparen. Die Möglichkeit zum Einscannen von farbigen Dokumenten hat nicht unwesentliche Auswirkungen auf den Preis eines Handscanners. Wer neben Textdokumenten auch Fotos, Bilder oder Grafiken digitalisieren möchte, sollte sich zugunsten der Bildqualität für einen Farbscanner entscheiden.

Abmessungen und Papierformat
Welche Papierformate ein Handscanner unterstützt, hängt von seiner Größe ab. Die Abmessungen des Scanners beschränken die Größe des Einfuhrschachtes. Die meisten Handscanner bewegen sich hinsichtlich ihrer Abmessungen in einem Bereich von 30 x 5 x 5 Zentimeter in Breite, Höhe und Tiefe. Bei derartigen Ausmaßen ist davon auszugehen, dass der Handscanner das DIN A4-Format unterstützt. Die meisten Modelle erlauben das Einscannen von A4-Dokumenten sowie allen kleineren Formaten. Neben Briefumschlägen oder Visitenkarten zählen dazu Dokumente in folgenden Formaten:

• DIN A4 – 21 x 29,7 Zentimeter
• DIN A5 – 14,8 x 21 Zentimeter
• DIN A6 – 10,5 x 14,8 Zentimeter
• DIN A7 – 7,4 x 10,5 Zentimeter
• DIN A8 – 5,2 x 7,4 Zentimeter

Vereinzelt finden sie größere Handscanner, die das Einscannen von Dokumenten im DIN A3-Format ermöglichen. Mit einer Höhe von 42 Zentimetern und einer Breite von 29,7 Zentimetern sind Dokumente im DIN A3-Format fast doppelt so groß wie DIN A4-Dokumente. Noch größere Dokumente wie DIN A2, DIN A1 oder DIN A0 können Handscanner nicht digitalisieren.

Manuelle Handscanner unabhängig vom Papierformat nutzen: Manuelle Handscanner haben keinen Einzugsschacht. Zu Einscannen eines Dokuments lassen sie sich einfach über den zu scannenden Bereich führen. So ist es möglich, Dokumente unabhängig von ihrem Format zu digitalisieren. Dennoch gilt zu beachten, dass Dokumente, die breiter sind als der Scanner selbst, trotzdem nicht als ein Einzeldokument gescannt werden können. Gegebenenfalls muss dies am Computer mittels einer Bildbearbeitungssoftware manuell zusammengesetzt werden.

Die Anschlüsse
Die meisten Handscanner haben nur einen Anschluss: Einen USB-Anschluss, der sowohl für die Verbindung zum Computer als auch für die Stromversorgung zuständig ist. Nach dem Scannen übermittelt der Handscanner die erstellte Datei via USB an den PC. Ergänzend kann ein SD-Kartenslot vorhanden sein, der das Einlegen einer SD-Speicherkarte ermöglicht. So lassen sich die Scans auf der SD-Karte abspeichern, wodurch sich der Scanner unabhängig von einem Computer benutzen lässt. Die meisten Modelle mit SD-Kartenslot sind manuelle Handscanner. Automatische Handscanner eignen sich nur selten für die Nutzung ohne Computer.

Vereinzelt gibt es Handscanner mit WLAN-Unterstützung, die für den Datenaustausch mit dem PC nicht auf eine Kabelverbindung angewiesen sind. Sie lassen sich in ein bestehendes WLAN-Netzwerk integrieren und übermitteln Scan-Dateien kabellos an den Computer. Die einzige Voraussetzung ist, dass Scanner und PC in dasselbe WLAN-Netzwerk eingebunden sind.

Kompatibilität
Beim Kauf eines Handscanners gilt es, die Kompatibilität zu verschiedenen Endgeräten nicht zu vernachlässigen. Damit ein ungehinderter Datentransfer stattfinden kann, muss der Handscanner das Betriebssystem des Computers unterstützen. Das weltweit am weitesten verbreitete Computerbetriebssystem ist Windows. Damit sind die meisten Modelle kompatibel; hier gilt es nur auf die Version zu achten. Viele Handscanner unterstützen Windows 7 und alle aktuelleren Versionen des Betriebssystems.

Nutzer des MacOS-Betriebssystems von Apple oder des bei Programmierern beliebten Linux-Betriebssystems sollten genauer hinschauen. Viele Dokumenten-Handscanner sind mit den beiden Betriebssystemen nicht kompatibel.

Die Zusatzfunktionen
Handscanner sind keine multifunktionalen Geräte. Sie dienen nur einem Zweck: dem Digitalisieren von Dokumenten. Dementsprechend überschaubar ist die Auswahl an zusätzlichen Funktionen. Folgende Zusatzfunktionen stehen bei Handscannern zur Auswahl:

• Duplex-Funktion: Ein Handscanner mit Duplex-Funktion ist in der Lage, Dokumente beidseitig einzuscannen. Der Vorteil: Um doppelseitige Dokumente einzuscannen, ist es nicht notwendig, sie zweimal durch den Einzugsschacht zu führen.
• App-Steuerung: Einige Handscanner lassen sich via WLAN oder Bluetooth mit einem Smartphone verbinden. So besteht die Möglichkeit, sie vollumfänglich per Smartphone oder Tablet zu steuern und den Scanner unabhängig von einem Computer zu benutzen.
• Software zur Bildoptimierung: Zum Lieferumfang vieler Handscanner gehört eine Software zur Bildoptimierung. Die Programme lassen sich auf einem Computer installieren und ermöglichen es, Vorschaubilder von Scans zu erhalten und sie vor der finalen Digitalisierung zu skalieren, auszurichten oder zuzuschneiden.
• Warnleuchten: Manuelle Scanner sind oft mit Warnleuchten ausgestattet, die darauf hinweisen, wenn der Scanner zu schnell über das Dokument geführt wird. So tragen sie zu einer höheren Scanqualität bei.

Die Stromversorgung
Für die Stromversorgung eines Handscanners gibt es drei Möglichkeiten – per USB-Kabel, per Netzkabel oder per Akku. Die meisten Handscanner haben ein USB-Kabel, das sowohl für die Datenübertragung als auch für die Stromversorgung zuständig ist. Wer seinen neuen Handscanner überwiegend unterwegs benutzen möchte, sollte von dem Kauf eines Gerätes mit Netzkabel Abstand nehmen, da es sich nur per Steckdose betreiben lassen. Das schränkt die Mobilität ein.

Die besten Voraussetzungen für eine mobile Nutzung bieten Handscanner mit integriertem Akku oder austauschbaren Batterien. Wer sich für einen Akku-Handscanner entscheidet, sollte auf die Laufzeit achten. Viele Modelle können mit einer Akkuladung mehr als 100 Dokumente digitalisieren. Auch Handscanner mit USB-Anschluss lassen sich mobil nutzen. Die Stromversorgung ist zum Beispiel über einen Laptop oder eine Powerbank möglich.

Akku-Handscanner mit Energiesparfunktion: Bei der Nutzung eines Akku-Handscanners kann sich eine Energiesparfunktion als nützlich erweisen, die das Gerät nach einer bestimmten Zeit ohne Scan-Auftrag automatisch ausschaltet. So trägt die Funktion dazu bei, dass der Scanner seine höchstmögliche Laufzeit erreicht.

Das Gewicht
Wer seinen neuen Handscanner primär zu Hause oder im Büro benutzen möchte, kann das Gewicht vernachlässigen. Für die mobile Nutzung spielt es eine entscheidende Rolle. Viele Handscanner wiegen mehr als ein Kilogramm, wodurch sich der Transport umständlich gestaltet. Für die mobile Nutzung gibt es Handscanner, die weniger als 500 Gramm wiegen.

Welchen bekannten Handscanner-Hersteller und Marken gibt es?

Zu den bekanntesten Herstellern von Handscannern gehören:

• Brother
• Canon
• Epson
• HP
• Fujitsu
• TaoTronics
• Scansnap
• Zebra

FAQ – häufig gestellte Fragen zu Handscannern

Der folgende Abschnitt beantwortet eine Reihe von Fragen, die in Bezug auf Handscanner häufig gestellt werden.

Welcher ist der beste Handscanner?
Jeder Nutzer stellt andere Anforderungen an Auflösung und Geschwindigkeit, Größe und Gewicht sowie die Kosten seines neuen Handscanners. „Den besten Handscanner“, der sich gleichermaßen für alle Nutzer eignet, gibt es nicht. Wer alle Hinweise des Ratgebers berücksichtigt, hat gute Chancen, den besten Handscanner für sich persönlich zu finden.

In welchen Bildformaten speichern Handscanner fertige Scans?

Die meisten Handscanner speichern Scan-Dateien automatisch im JPEG- oder PDF-Format. Einige Modelle bieten die Möglichkeiten, zwischen verschiedenen Dateiformaten auszuwählen. Neben JPEG und PDF können das zum Beispiel Bildformate wie TIFF, BMP, GIF und RAW sein.

Ist für die weitere Bearbeitung von Scans eine spezielle Software erforderlich?

Ja, für die Bearbeitung von Scan-Dateien braucht es eine Software. Ob es notwendig ist, extra für diesen Zweck ein Bildbearbeitungsprogramm zu kaufen, hängt davon ab, wie die Dateien bearbeitet werden sollen. Auf jedem Windows-PC ist eine Foto-Anwendung vorinstalliert, mit der sich Scans zuschneiden und drehen oder mit Filtern versehen lassen. Die Anwendung Paint, die ebenfalls auf den meistens Windows-PCs vorinstalliert ist, ermöglicht zusätzliche das Einbinden von Bildern oder Textelementen. Für eine aufwändige Bildbearbeitung ist in der Regel eine professionelle Bildbearbeitungssoftware erforderlich, wie zum Beispiel Adobe Photoshop.

Ist für die Nutzung von Handscannern Treibersoftware erforderlich?

Das kommt auf den Scanner an. Einige Handscanner erfordern eine Treiberinstallation. Viele Modelle sind Plug-and-Play-fähig. Das heißt, sie lassen sich ohne die Installation eines Treibers verwenden.

Lassen sich Dokumente mit einem Handy einscannen?

Ja, für iOS- und Android-Smartphones gibt es Scanner-Apps, mit denen sich das Handy wie ein Handscanner verwenden lässt. Es wird über das zu scannende Dokument geführt, wobei die Kamera den Bildinhalt erfasst und digitalisiert. Die Qualität der Scans fällt im Vergleich zu einem dezidierten Scan-Gerät geringer aus. Für das gelegentliche Digitalisieren von Dokumenten können sich Scanner-Apps aber als nützlich erweisen.

Wie schnell lässt sich eine DIN A4-Seite scannen?

Wie schnell der Scan einer DIN A4-Seite fertig ist, hängt von der Geschwindigkeit des Scanners ab. Je nach Modell dauert das zwischen 2 und 12 Sekunden.

Gibt es einen Handscanner-Test der Stiftung Warentest?

Einen Test mit mehreren Handscannern hat die Stiftung Warentest bislang nicht durchgeführt. Es gibt einen Testbericht aus dem Jahre 2014, der sich mit dem SmartPhone Scanner von Reflecta beschäftigt. Das ist ein Handscanner, der sich nur in Kombination mit einem Smartphone verwenden lässt.

Das Fazit der Stiftung Warentest: Wer eine hohe Scanqualität erreichen möchte, sollte auf bessere Scan-Verfahren setzen. Das Institut kritisiert zum Beispiel die ungleichmäßige Ausleuchtung, die geringe Auflösung oder die Tatsache, dass sich der Handscanner nur für Dokumente in Postkartengröße eignet. Wer sich selbst einen Eindruck verschaffen möchte, findet den Testbericht hier Sollte die Stiftung Warentest in Zukunft einen Handscanner-Test mit mehreren Modellen und einem aktuellen Testsieger veröffentlichen, werden wir unseren Vergleich aktualisieren.

Gibt es einen Handscanner-Test mit Testsieger von Öko-Test?

Öko-Test hat bisher weder einen Handscanner-Test veröffentlicht noch einen anderen Testbericht, der für unseren Vergleich relevant sein könnte. Sollte sich daran etwas ändern, werden wir unseren Vergleich aktualisieren.

Glossar

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