You're struggling with giving feedback to a remote team member. How can you ensure clarity and understanding?
Giving feedback to a remote team member can be challenging, especially when you're aiming to ensure clarity and understanding. Without the benefit of face-to-face interaction, your words must be carefully chosen to convey the right message. It's crucial to approach this task thoughtfully and to use strategies that bridge the physical distance, ensuring your feedback is both heard and comprehended effectively. Let's explore how you can enhance your feedback delivery to remote team members.
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Bruna RiosCoordenadora de CX | Psicóloga | Especialista em Gestão de Pessoas e Comportamento Organizacional1 Reply
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Julissa Vega EspinozaLíder en Gestión de Riesgos Operacionales - Capacitadora - Mentora - Coach - Lead Woman1 Reply
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Marcia dos Santos AraujoEducadora Corporativa | Mentora | Palestrante | Escritora | Founder Jovem Líder do Futuro | CEO Pope Educação…1 Reply
Before you initiate the feedback session, spend time preparing. This means reviewing the work in question, noting both positives and areas for improvement. Your preparation should also involve considering the individual's work style and how they have responded to feedback in the past. Tailor your approach to suit their preferences—some may appreciate directness while others might benefit from a more nuanced conversation. By being well-prepared, you help ensure that your feedback is specific, actionable, and aligned with your team member's professional growth.
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Preparar-se bem é fundamental para garantir que o feedback seja claro e eficaz. Antes de iniciar a conversa, revise cuidadosamente os pontos que deseja abordar, baseando-se em exemplos específicos e dados concretos. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e a tornar a comunicação mais objetiva e direcionada. Além disso, é importante considerar o contexto do colaborador. Compreender suas responsabilidades, desafios e condições de trabalho podem fornecer insights valiosos sobre como abordar o feedback de maneira construtiva. Essa preparação cuidadosa demonstra respeito pelo tempo e pelos esforços do funcionário, aumentando a probabilidade de uma recepção positiva e produtiva ao feedback.
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A preparação é um fator crucial para dar a devolutiva para um colaborador, todos os pontos precisam sejam discutidos de forma clara e objetiva, para que não haja dúvida sobre o que se trata. Outro ponto importante é que a segurança deve ser completa para absorção desse feedback ao colaborador, coesão nas palavras, aplicação no dia a dia e mostrar o que de fato precisa ser melhorado.
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a) Revisa el trabajo en profundidad: Examina cuidadosamente el desempeño reciente del colaborador, identificando tanto sus logros como las áreas que requieren mejora. Busca ejemplos concretos que respalden tus observaciones. b) Comprende el estilo de trabajo: Cada persona tiene preferencias individuales para recibir retroalimentación. Algunos aprecian la franqueza directa, mientras que otros prefieren un enfoque más matizado. Adapta tu estilo de comunicación para que se adapte a las preferencias del colaborador. c) Anticipa posibles reacciones: Reflexiona sobre cómo ha respondido el colaborador a los comentarios en el pasado. Esto te ayudará a anticipar su reacción y ajustar tu enfoque en consecuencia.
The medium you select for delivering feedback can greatly influence its effectiveness. For remote interactions, video conferencing is often the best choice as it allows for visual cues and a personal touch. However, if the feedback is sensitive or potentially upsetting, a phone call might be more appropriate to provide a sense of privacy and immediacy. Remember, email should be used cautiously for feedback as it lacks tone and can be misinterpreted. Choose your technology wisely to set the stage for a constructive conversation.
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Cada herramienta tiene sus propias ventajas y desventajas, y la mejor opción dependerá del contexto específico y de los objetivos que se persigan. a) Nivel de interacción: Las videoconferencias, como Zoom o Google Meet, permiten una comunicación más rica y personal, especialmente en entornos remotos. Las señales no verbales y el contacto visual pueden facilitar la comprensión y la empatía. b) Sensibilidad del tema: Si la retroalimentación es delicada o potencialmente molesta, una llamada telefónica puede ser más apropiada. c) Pregunte al colaborador su método de comunicación preferido para recibir retroalimentación. Esto demuestra respeto y consideración por sus necesidades.
Clarity is paramount when giving feedback remotely. Start by stating your intentions clearly—are you providing feedback for improvement, praise, or both? Use specific examples to illustrate your points and avoid vague language that can lead to confusion. If there's an issue that needs addressing, describe it in detail and provide clear guidance on how it can be resolved. By being articulate and precise, you help your team member understand exactly what you're communicating and why it matters.
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Use uma linguagem direta e específica, evitando jargões ou termos ambíguos. Estruture seu feedback de forma organizada, começando com pontos positivos, seguido das áreas de melhoria e sugestões concretas de ações a serem tomadas. Além disso, encoraje o membro da equipe a fazer perguntas e a buscar esclarecimentos, garantindo que ele compreenda plenamente o feedback. Reiterar os pontos principais ao final da conversa e fornecer um resumo escrito pode ajudar a reforçar a mensagem e servir como referência futura. A clareza na comunicação é a chave para um feedback eficaz e construtivo.
Feedback is a two-way street, especially in a remote setting. After sharing your thoughts, give your team member the opportunity to respond. Practice active listening—this means paying full attention, acknowledging their feelings, and asking questions to clarify their perspective. This approach not only shows respect but can also provide you with valuable insights into their work process and potential obstacles they're facing. By fostering open dialogue, you encourage a deeper level of understanding.
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Ouvir ativamente é fundamental ao dar feedback. Isso envolve dedicar total atenção ao que o colaborador está expressando, tanto verbal quanto não verbalmente, durante a interação. Demonstrar interesse genuíno e fazer perguntas claras para esclarecer pontos ajudam a garantir que o feedback seja compreendido de maneira completa e precisa. Praticar a empatia ao ouvir também fortalece o relacionamento e promove um ambiente de trabalho mais colaborativo.
Once the initial feedback conversation has concluded, it's essential to follow up. This can be a scheduled check-in to discuss progress or an informal message expressing continued support. The follow-up reinforces the importance of the feedback and shows your commitment to your team member's development. It also provides an opportunity to address any lingering questions or concerns, ensuring that the feedback leads to positive change and growth.
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Acompanhar o progresso é importante para garantir que as orientações sejam seguidas e que o colaborador tenha o suporte necessário para implementar as mudanças sugeridas. Utilizar ferramentas de gestão de projetos ou sistemas de acompanhamento permite monitorar o desenvolvimento ao longo do tempo. Além disso, agendar check-ins regulares para revisar o progresso e ajustar as estratégias, conforme necessário, ajuda a manter o foco nos objetivos e a manter a motivação.
Finally, frame your feedback in a way that encourages professional growth. Highlight the learning opportunities that come from addressing the feedback and express confidence in your team member's ability to improve. Offer resources or support if needed and make it clear that you view challenges as a normal part of career development. By positioning feedback as a tool for advancement rather than criticism, you promote a growth mindset and motivate your team member to strive for excellence.
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Incentivar o crescimento pessoal e profissional é parte essencial do processo de feedback. Reconhecer o progresso alcançado e oferecer oportunidades de desenvolvimento contínuo demonstram apoio e compromisso com o sucesso do colaborador. Isso pode incluir oferecer cursos de capacitação, mentorias ou projetos desafiadores que ampliem suas habilidades e competências. Ao criar um ambiente que valoriza o aprendizado contínuo, a organização fortalece a motivação e o engajamento da equipe.
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