Here's how you can manage scope changes affecting project deadlines.

Uma coisa que eu sempre faço ao definir um escopo é, após dizer tudo o que deve ser feito, informar no mesmo documento tudo que não deve ou não será feito. Deixar as coisas claras desde o início ajuda na hora em que chegam as solicitações de mudança no escopo.

Identifying, documenting, and obtaining approval for a detailed scope of work (SOW) is crucial before starting any project. A well-defined SOW helps determine the time required for project completion and informs other critical factors such as staffing needs, stakeholder engagements, and resource allocation. This preparatory step ensures that everyone involved has a clear understanding of the project objectives, deliverables, and constraints, which sets the foundation for successful project execution and minimizes the risk of scope creep.

Before starting any new project: 1. Understand and document all requirements. 2. Access properly and draft the phases of development with reasonable ETA. 3. For any change that comes in you should analyse the criticality and impact on the current plan. 4. Check if the change can be managed to be picked in parallel not impacting the current flow of development. 5. If it's a blocker and needs to be addressed urgently then you need to make necessary changes in the ETA shared and get formal approval from the stakeholders involved. 6. If approved you should incorporate the change in your current flow trying to make as few diversions as required.

A definição inicial de um escopo de projeto é um documento basilar e pilar mestre para o êxito e sucesso das atividades individuais e coletivas. Entendimentos claros, transparentes e objetivos como: metas, entregas, tarefas, custos e prazos do projeto em uma declaração de escopo precisam de uma ampla discussão entre a equipe e aceitação da grande maioria. O espírito de contribuição deverá ser implementado desde o início para seguir um cronograma otimizado. The initial definition of a project scope is a foundational document and master pillar for the success of both individual and collective activities. Clear, transparent, and objective understandings such as goals, deliverables, tasks, costs, and project deadlines in a scope statement.

Para uma boa definição de escopos alguns elementos são necessários: - Um bom entendimento funcional da demanda - Não focar no técnico antes do funcional - O óbvio precisa ser dito - Formalizar escopo antes do inicio do desenvolvimento

Toda solicitação de alteração deve ser documentada, detalhando a alteração proposta e seu potencial impacto no projeto, isso facilitará consultas futuras de novos membros da equipe ou mesmo mudança de direção no time. Importante ter uma cronologia desde o início para entendimento dos erros e acertos cometidos. Every change request must be documented, detailing the proposed change and its potential impact on the project. This will facilitate future consultations by new team members or even direction changes within the team. It is important to have a chronology from the beginning to understand the mistakes and successes made.

Managing scope changes in any project requires careful consideration of various factors to ensure successful and timely delivery. Scope changes should be taken seriously as they can significantly affect the project’s outcome and lead to delays if not properly managed. To effectively handle scope changes, evaluate their impact on the project timeline, budget, and resources. It's crucial to secure buy-in from respective stakeholders before implementing any changes, ensuring everyone is aligned and supportive of the new direction. By taking scope creep seriously and managing it proactively, you can maintain control over the project and achieve the desired results.

Alterações irão aparece e é preciso tomar cuidado com elas, certifique-se da real necessidade e do tamanho e se estiver em fases de MVP do quão isso é relevante para uma primeira entrega.

Establishing a formal change control process is essential to manage scope changes effectively. Every change request should be documented, detailing the proposed changes and their potential impacts on the project. A change control board or project manager should review these requests to consider their added value and resource implications before making decisions. This structured approach ensures that changes are evaluated systematically, minimizing the risk of scope creep.

I ask myself and others: • is this a nice to have or a needs to have? • will it significantly affect the customer experience? • does it make sense to do it now (are we working on something related where it will be more efficient to do it now rather than later)? • can we implement it in a future release without significant risk?

A priorização garante que você se concentre na implementação, entender de onde partiu a solicitação, quem, qual o motivo, de onde vem as prioridades, tudo isso garante uma tentativa de harmonia corporativa. Entender quais os impactos e definir regras de prioridade, evitam choques de interesses e conflitos dentro de uma estrutura organizacional. Prioritization ensures that you focus on implementation, understand where the request originated, who made it, the reason for it, and where the priorities come from. All of this ensures an attempt at corporate harmony. Understanding the impacts and defining priority rules prevent clashes of interests and conflicts within an organizational structure.

"Se tudo é prioridade nada é prioridade", tenho um bom gerenciamento de prioridades, saiba a diferencia entre importância e críticidade e caso não consiga sozinho realizar essa separação peca ajuda dos times de negocio e gestão.

Quando você enfrenta várias solicitações de alteração, é importante priorizá-las com base no seu impacto potencial no sucesso do projeto. Isso garante que recursos sejam dedicados às mudanças que mais contribuem para os objetivos finais, seja melhorando a qualidade, atendendo a requisitos críticos ou otimizando o uso de recursos disponíveis.

Effective communication is the most crucial thing to do when it comes to critical changes in a project. If the deadline is not achievable realistically you need to keep stakeholders informed about that. And if possible try to identify what are the things crucial to the project and try to achieve them by deadline

Communication is a key factor in a project’s success. Hopefully, there are stakeholders (especially the customer) involved in the vetting of the proposed changes or progress of the project. We vetted among the stakeholders and are at this point because of • a • b • c Get people to agree on the objective & the facts. They may not like the conclusion, but they can’t argue facts. And if it’s not so good news, share anything that will be a benefit (if any).

Managing scope changes effectively hinges on clear and consistent communication with all stakeholders. This helps ensure that everyone understands what is realistically achievable within the current project phase and what adjustments or deferrals may be necessary to maintain the original go-live date. Open dialogue keeps stakeholders aligned, manages expectations, and allows for informed decision-making about which changes can be implemented immediately and which can be scheduled for future phases.

Em relação a comunicação algumas coisas importantes precisam sempre ser levadas em consideração: - O óbvio precisa ser dito - Formalize mudanças de escopo

Por mais preparado que voce esteja no seu planejamento novas coisas ou problemas sempre irão aparecer, por isso a importância e ter uma estimativa a mais de segurança em suas tarefas

Flexibility in your project plan allows you to adapt to changes without derailing the entire project. Build in buffer time and contingency funds to accommodate unexpected changes. When a change is approved, adjust the project plan accordingly, reallocating resources and timelines to incorporate the new direction while still aiming to meet the original deadlines. This flexibility ensures that the project can absorb changes smoothly.

A capacidade de ser flexível em um plano de projeto é essencial para que você lide com mudanças sem comprometer o resultado final. Isso envolve a inclusão de buffers de tempo ou reservas de contingência para ajustar-se a alterações inesperadas. Ao aprovar uma mudança, ajuste seus planos conforme necessário, realocando recursos e recalibrando cronogramas para garantir que os objetivos originais sejam alcançados dentro do prazo estabelecido.

Regular monitoring of the project’s progress is essential to manage the impact of scope changes. Use project management tools to track tasks, resources, and timeframes. If the project starts to veer off course due to scope changes, take corrective action immediately. This may involve reassigning tasks, adjusting schedules, or renegotiating deadlines with stakeholders. Continuous monitoring allows for proactive management, ensuring that scope changes do not compromise the project's success.

O envolvimento dos stakeholders e da equipe do projeto é crucial. Avalie com a equipe do projeto o impacto da mudança nos custos, no cronogramas, se existe a necessidade de mudar o que já foi entregue, em eventuais especialidades da equipe e qual é a relevância da mudança do projeto para o negócio. Priorize as novas tarefas e reatribua recursos conforme necessário. Sempre documente todas as mudanças e obtenha aprovações formais para garantir que todos estejam alinhados. Por fim, comunique formalmente o novo plano e monitore o progresso regularmente para garantir que os novos prazos sejam cumpridos e que a qualidade e o valor do projeto não sejam comprometidos.

Beyond the mentioned steps, always keep an eye on the bigger picture. Regularly reassess the project’s alignment with overall business goals. Engage with your team to gather insights and feedback, fostering an environment where everyone is aware of the project's direction and their role in it. Flexibility and communication are key to adapting to changes, but a clear vision and consistent reassessment ensure the project remains on track to deliver its intended value.