You're leading a crucial meeting in Public Administration. How can you ensure maximum productivity?

📋 Clear Agenda: Before the meeting, I always create a detailed agenda outlining the topics to be discussed, the objectives we aim to achieve, and the time allocated for each item. This helps everyone understand the purpose of the meeting and keeps us focused and on track. 🎓 Participant Backgrounds: Understanding the backgrounds and expertise of the participants is key. By knowing how each member can contribute, I can facilitate a more inclusive and productive discussion. This also allows me to assign specific roles or topics to individuals who are best suited to address them.

Crie uma agenda clara e objetiva que descreva os tópicos a serem discutidos, os objetivos específicos de cada item e o tempo alocado para cada um. Isso fornece estrutura para a reunião, ajuda os participantes a se prepararem com antecedência e garante que todos os pontos importantes sejam abordados.

Antes do encontro, defina claramente os objetivos e prepare uma agenda detalhada, compartilhando-a com os participantes com antecedência. Reúna todos os documentos e informações necessárias para a discussão e assegure-se de que todos os envolvidos estejam bem informados sobre os tópicos a serem abordados. Isso permite que a reunião comece de forma focada e que todos estejam alinhados quanto às expectativas e metas. Caso tenha documentação de leitura prévia, envie com antecedência.

Defina diretrizes claras sobre a condução das discussões, como o tempo de fala para cada participante, a necessidade de respeitar as opiniões alheias e a importância de manter o foco nos tópicos da agenda. Essas regras ajudam a evitar interrupções e desvios, garantindo que a reunião transcorra de maneira eficiente e que todos tenham a oportunidade de contribuir de forma construtiva.

Estabeleça regras claras de participação que garantam que todos tenham a oportunidade de se expressar, sejam ouvidos com respeito e se sintam confortáveis para compartilhar suas ideias, mesmo que divergentes.

As the meeting animator, you should ask more questions than announcing affirmations and use reformulation each time it is necessary. I used to call it "translation" especially between my technical colleagues (water quality specialists) and the developing team (IT engineers) that were not using the same vocabulary for the same thing. Feeling the moods of the participants with empathy is also key to ensure a smooth communication between all stakeholders during your meeting.

Reconheça e valorize a diversidade de perspectivas e experiências dos participantes, promovendo um ambiente inclusivo onde todos se sintam acolhidos e respeitados.

Crie um ambiente onde todos se sintam à vontade para expressar suas opiniões e ideias. Utilize técnicas como rodadas de feedback, perguntas direcionadas e discussões em pequenos grupos para estimular a participação ativa. Reconheça e valorize as contribuições de todos, promovendo um clima de colaboração e respeito. Isso não apenas enriquece a discussão, mas também aumenta o comprometimento dos participantes com os resultados e decisões tomadas durante a reunião.

Elabore um resumo da reunião que capture os principais pontos discutidos, as decisões tomadas, as ações a serem realizadas e os prazos para cada responsável. Comunique os resultados da reunião para todos os participantes e stakeholders relevantes, garantindo que todos estejam cientes das decisões tomadas e das ações a serem tomadas.

Envie a convocação da reunião com antecedência suficiente, incluindo a agenda, os objetivos e os materiais de pré-leitura relevantes, para que os participantes possam se preparar e vir com ideias e contribuições valiosas.