What do you do if project deadlines suddenly change or get delayed?

If you have a strong handle on the scope and are managing the timeline and costs closely, you should not be suddenly surprised. You will most likely have communicated red flags to the client far before any sudden shift. However, if a seagull swoops down with a new unknown, which was outside of scope, you may have to rebuild the initial project plan. This could be the sudden change you were not expecting. Take a deep breath! The best way to handle this is to be open and honest. You may not have all the answers immediately, but inform the client you will be back with them in a reasonable timeframe with an adjusted project plan reflecting the new requirements. You’ve got this!

- Communication immédiate : Informez toutes les parties prenantes des nouveaux délais dès que possible pour éviter toute confusion ou frustration. - Analyse des causes : Identifiez rapidement les raisons du retard pour comprendre les problèmes sous-jacents et prendre des mesures correctives. - Réévaluation des ressources : Assurez-vous que les ressources nécessaires sont disponibles pour répondre aux nouveaux délais, que ce soit en réaffectant les ressources existantes ou en recherchant de nouvelles. - Ajustement du plan : Révisez le plan du projet pour refléter les nouveaux délais, en mettant l'accent sur les tâches critiques et en réorganisant les priorités si nécessaire.

1st - Find out the reason, you may need to adjust your proposal. 2nd - Set new calendar due date. 3rd - Get after another opportunity.

Si los plazos en el proyecto cambian repentinamente o las tareas se retrasan, analizar si ese cambio de plazo del proyecto como afecta en la fecha de entrega final y si se retrasan las tareas están en la ruta crítica, por lo cual analizar cuántos turnos de trabajo se tienen y personal por cada tarea y el impacto económico de tener turnos de trabajo las 24 horas y mayor personal por tarea versus los costos que ocasionaría no entregar el proyecto en la fecha fijada.

In cases where there are changes in project deadlines, it's important to ensure effective communication between stakeholders and the execution team. It's essential to provide clear and detailed briefings on the revised plan, ensuring everyone understands the new expectations. If possible, share necessary revised documents like Gantt sheets (which contain project details like start dates, end dates, and status updates) with the team and stakeholders. It's important to note that if communication breaks down, it can jeopardize the entire planned course of action.

Clear communication during delays helps customers understand what's happening, reducing frustration and maintaining trust. Keeping them informed shows you value their time and commitment, strengthening the relationship for the long term.

Before hitting send, consider the impact of deadline changes on a project's progress. Loop in project leads to assess revisions before raising the alarm. If unresolved, communicate expectations clearly and briefly to relevant parties. For instance, finance may need budget updates, while ops focus on timeline shifts. This approach streamlines communication and respects everyone's time.

Sobald die Auswirkungen der Terminänderungen analysiert und im Projektplan eingebarbeitet wurden, sollte klar sein, welche Änderungen sich dadurch ergeben. Nun ist es an der Zeit die betroffenen Projektmitglieder, Abteilungen und Bereiche, sowie Auftraggeber und Stakeholder über die anstehende Änderung zu informieren, sowie auch eine Begründung für die Terminänderung zu übermitteln. Bei der Kommunikaton zur Terminänderung geht es darum zu verstehen, warum es zur Terminänderung kam und auch darum zu lernen, wie man zukünftige Terminänderungen vermeiden kann. Eine professionelle Kommunikation schafft Vertrauen und hilft bei der Akzeptanz für zukünftige mögliche Adaptionen im Projekt.

A plan of action is critical to ensure you deliver any project. Whether the project has been delayed or is required earlier you need to make sure the project team is aware of their responsibilities for project delivery. Review the project you are working on, understand what the new priority is and what effort this is going to take for resolution. Additional resources may be necessary so ensure you are making them aware and getting them involved in the project as quickly as possible so they are able to support in the most meaningful way. With any change in project timelines you need to set new achievable goals, make sure you get project team buy in and communicate clearly what the new priorities are to ensure you can meet the new timelines.

Der Projektplan muss vor der Kommunikation bereits angepasst worden sein um die Auswirkungen thematisieren zu können. In der Kommunikation kann es dann vorkommen, dass einzelne Bereiche durch die Terminänderung eine weitere Anpassung im Projektplan benötigen. Diese ist dann zu erheben und in den Projektplan einzuarbeiten und dann entsprechend wieder zu kommunizieren. Durch diesen iterativen Prozess kann es zu Verzögerungen im Projekt kommen, weshalb Veränderungen im Projekt immer rasch eingearbeitet werden müssen und es auch vorab einen klaren Prozess für Veränderungen im Projekt benötigt. Sobald der neue Plan dann abgestimmt und bestätigt ist, muss dieser wieder an alle Beteiligten kommuniziert werden.

Durch Terminänderungen können sich wesentliche Änderungen im Projekt ergeben hinsichtlich Ergebnis oder Fertigstellungstermin des Projektes. Prinzipiell erwartet der Auftraggeber eine pünktliche Fertigstellung des Projektes mit dem gewünschten Ergebnis. Sollte das aufgrund der Terminänderungen nicht möglich sein, muss man die entsprechende Erwartungshaltung durch professionelle Kommuikation zu den Auswirkungen der Terminänderung im Hinblick auf Termin und Ergebnis managen. Z.B: kann man bei 3 Wochen Zeitverlust aufgrund fehlender Ressourcen den Fertigstellungstermin nicht halten, dann muss man das Transparent kommunizieren und auch klar machen, dass eine Ursache (z.B: fehlende Ressourcen), auch eine Wirkung hat.

When it comes to managing expectations, over-communication trumps under-communication any day. A delayed timeline due to lack of resources impacts more than the project itself. If a project gets delayed, and your client isn't aware (or is made aware too late), not only could it sabotage your working relationship with that client, but it could have a wider spread negative impact on both organizations as communication suffers from a strained relationship, and resources are having to work harder to complete the already shaky project.

Set expectations lower than their most likely timeframe. It is always best to under commit and over produce. Also take a closer look at the project to identify possible sources of future delays. Share those future delays with your team and adjust accordingly.

Die Überwachung des Projektfortschrittes bzw. der Abweichungen zum geplanten Projektplan wird durch ein professionelles Projektcontrolling sicher gestellt. Hier geht es darum mögliche Auswirkungen auf Zeit, Kosten und Ergebnis bei Anpassungen rasch zu erheben und für die Kommunikation entsprechend aufzubereiten. Zu diesem Zweck gibt es ummfassende Softwareangebote die man zur Unterstützung einsetzen kann - das ersetzt jedoch nicht einen professionellen Projektmanager, der mit den Projekteilnehmern eng in Kontakt ist und die Auswirkungen von Anpassungen auch professionell abschätzen kann.

Seek out mentorship from experienced professionals in the field of account management. A mentor can provide valuable guidance, insights, and advice based on their own experiences. They can offer support in navigating challenges, honing skills, and making strategic decisions. Building a strong mentor-mentee relationship can accelerate your growth and development as an account manager, providing you with a trusted resource to turn to for advice and perspective.

Consult with team members. Internal discussion is especially necessary when there are aspects of a project are unclear or get delayed

Me ha resultado muy útil la comunicacion con las partes interesadas,luego una buena gestión de riesgos teniendo en cuenta las condiciones actuales ayudaría mucho a enfrentar el nuevo cronograma.

In such a Scenerio it's important to communicate promptly with all team members and work on the revised timeline. Identify the reasons for the delay, and adjust resources or tasks as necessary to mitigate the impact. Additionally, prioritize critical tasks to ensure the project stays on track and inform the Client or involved parties on the updated project timeline.