How do you align your goals and expectations with your collaborators before starting a project?

Experience has taught me that being clear about value add, benefits for all impacted stakeholders improves the engagement. Go back to basics, show what's in it for me for all impacted stakeholders.

Ein kurzes Debriefing nach der Vorstellung der Aufgabenstellung durch die Projektleitung hilft zu überprüfen, ob die Kernbotschaften bei allen Teammitgliedern angekommen sind. Dieser Schritt fördert ein gemeinsames Verständnis und stellt sicher, dass alle Beteiligten die Möglichkeit haben, Rückfragen zu stellen und Unklarheiten direkt anzusprechen. Solch ein Austausch ist essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass das Team einheitlich und zielgerichtet arbeiten kann.

Before diving in, I make sure everyone's on the same page by having a clear "RACI" conversation. This stands for Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. We nail down who's ‘Responsible’ for completing each task, who's ultimately ‘Accountable’ for its success, who needs to be ‘Consulted’ for input, and who should be kept ‘Informed’ of progress. It's a quick way to ensure ownership and avoid any finger-pointing later.

Die Zuweisung ganzer Verantwortungsbereiche an einzelne Teammitglieder hat sich als effektive Methode erwiesen, um Eigenverantwortung und persönliches Engagement zu fördern. Diese Vorgehensweise ermöglicht es den Kolleg:innen, ihre individuellen Fähigkeiten und Kreativität in das Projekt einzubringen und den jeweiligen Aufgabenbereichen ihren eigenen Charakter zu verleihen. Diese Autonomie trägt nicht nur zur Steigerung der Motivation und Zufriedenheit bei, sondern fördert auch die Entstehung innovativer Lösungen und Ansätze. Indem jedes Teammitglied für einen spezifischen Bereich verantwortlich ist, wird zudem die Effizienz gesteigert, da klare Zuständigkeiten die Koordination vereinfachen und Doppelarbeit vermeiden.

Advance schedule project retrospectives. Get that retrospective on the calendar after you hold a project kickoff – and it’s one less thing to think about as you dive into the deliverables. Scheduling your retro in advance cultivates: - Accountability: When a retro is scheduled, project team members know in advance that there will be an opportunity to discuss what worked well during the project – and what did not. We hold each other accountable as we go. - A Growth Mindset: All in the name of continuous improvement! Scheduling a retro in advance signals to the team that we’ll be learning together. - Psychological Safety: Retros demonstrate that feedback will be honored and synthesized. We jump into deliverables with a higher level of trust.

Clearly define out of scope work at the beginning of every project. Out of scope work is a team agreement to what this project won’t accomplish. Defining it takes place while you’re also defining the work that is in scope for your project. Your list of out of scope work might be short – or it might be on the longer side. It depends on the cross-functional teams engaging in the project and their relationships. Defining out of scope work supercharges: - Proactive Risk Management: Ensure all key stakeholders are on the same page. - Clarity: Clearly define the work that will be in scope. - On Time & On Budget Delivery: Scope creep often takes time – and money – to fix. Increase the chances of your project being on time and on budget.

Offene Kommunikation über potenzielle Risiken und Herausforderungen ist entscheidend in kollaborativen Projekten. Regelmäßige Abstimmungen, sei es in Projektmeetings oder informellen Gesprächen, helfen, unterschiedliche Perspektiven zu vereinen und ein gemeinsames Verständnis für den Projektstatus zu entwickeln. Es ist wichtig, dass Teammitglieder ihre Bedenken und "Gefühle" zu möglichen Risiken frei äußern können. Probleme zu ignorieren oder zu verschweigen, kann langfristig zu größeren Schwierigkeiten führen. Eine Kultur der Offenheit trägt dazu bei, proaktiv Lösungen zu finden und das Projekt erfolgreich voranzutreiben.

as Verständnis der zugrundeliegenden Ziele von Methoden wie Retrospektiven ist entscheidend für deren erfolgreiche Anwendung. Während Reviews dazu dienen, die Arbeit innerhalb des Systems zu bewerten und zu optimieren, bieten Retrospektiven eine Gelegenheit, von der täglichen Arbeit einen Schritt zurückzutreten und die Prozesse und Methoden selbst zu reflektieren. Hier liegt der Fokus auf der Verbesserung der Arbeitsweise des Teams und der Projektmanagementpraktiken, also auf der Arbeit AM System. Dieser Ansatz verhindert, dass in verschiedenen Meetings immer wieder dieselben Themen diskutiert werden, und ermöglicht stattdessen eine gezielte Optimierung von Prozessen und Teaminteraktion.