デジタル化が進む現代では、業務効率の高さが売上や企業の成長を左右する重要な要素となっています。業務フローの改善や専用ツールの利用など、業務効率の向上につながる取り組みは数多くありますが、どの分野の仕事でも役立つものであれば、ToDoリストの作成がおすすめです。
ToDoリストを作成すれば、自分のやるべきことを可視化でき、タスク漏れも防止できます。仕事の分野や役職にかかわらず、仕事をしているすべての方に役立ち、業務効率の向上に貢献する取り組みです。
そこで本記事では、ToDoリストの概要や作成手順、おすすめのツールを解説しています。ToDoリストを業務に活用する際に役立つ内容になっているので、ぜひ最後までご覧ください。
ToDoリストとは？期日のないやることリスト
ToDo（トゥードゥー）リストは、期限のないやることをリストとしてまとめたものです。ToDoリストのToDoには「やるべきこと」「しなければならないこと」という意味があります。
Todoと度々混同されるものに「タスク」という言葉がありますが、2つの大きな違いは、やるべきことの完了期日の有無です。ToDoは、完了の期日が決まっていない作業を指しており、タスクは完了の期日が決まっていて、締め切りのある作業を指します。
一般的にToDoリストには、Todoとタスクの両方が含まれています。ToDoリストの作成は、期日の有無にかかわらず、やるべきことをわかりやすくまとめられるため、業務効率の向上にも役立つ取り組みです。
ToDoリストを作るメリット4選
ToDoリストを作成するメリットは、以下の4つです。
- ToDoの可視化
- 優先順位の明確化
- タスク漏れの防止
- スケジュール管理の効率化
メリットを確認して、ToDoリストの理解を深めましょう。
ToDoの可視化
ToDoリストを作成する大きなメリットは、自分のやるべきことを可視化できる点です。頭の中にあるToDoが可視化されれば、やるべきことが明確になり、円滑に業務を進められます。ToDoは日々の業務の中で新しく増えていくものですが、ToDoリストを作成すれば、たとえ量が多くなったとしても混乱せずに業務を進められます。
優先順位の明確化
ToDoリストは、やるべきことの優先順位をつける際に便利です。優先すべきタスクが明確になり、効率よく業務を進められます。頭の中でタスクを整理した場合、作業時間や期限に意識がいきやすくなりますが、ToDoリストを活用すれば、全体のタスクから本来優先すべきものが把握しやすくなります。
タスク漏れの防止
ToDoリストの活用は、タスク漏れの防止にも効果的です。一目でやるべきことが確認でき、頭の中でタスクを整理しやすくなるため、タスク漏れを防止できます。短期間に多くのタスクがある場合は、ToDoリストで可視化したタスクを自分以外の人にも共有しておけば、タスク漏れが起きるリスクをさらに低減できます。
スケジュール管理の効率化
ToDoリストの作成は、スケジュール管理の効率化にも役立つ取り組みです。朝、仕事を開始するときや仕事終わりにToDoを整理しておけば、次の日や来週の業務量を事前に把握でき、1日のスケジュールを立てやすくなります。
スケジュール管理をさらに効率化したい場合は、ToDoリストをチームや部署で共有する方法がおすすめです。他の従業員の業務量や内容を把握でき、一緒に作業すべき業務のスケジュールを調整しやすくなります。管理職の方であれば、従業員の業務管理や仕事を頼む際にも、ToDoリストが役立ちます。
ToDoリスト作成する4ステップ
ToDoリストを作成する手順は、以下の通りです。
- ToDoをリストアップする
- カテゴリ分けをする
- 優先順位を決める
- 期限を決める
手順を把握して、ToDoリストを作成する際の参考にしましょう。
ToDoをリストアップする
ToDoリストの作成で最初にすべき作業は、ToDoやタスクのリストアップです。自分のToDoやタスクをすべて書き出して、リストにまとめます。ToDoやタスクをリストアップする際は、できる限り業務を具体的に書きましょう。例えば「商談を行う」というToDoがある場合「架電」「日程調整」「資料準備」などという風に、業務内容を具体的にしてリストにまとめます。
カテゴリ分けをする
リストアップしたToDoやタスクをカテゴリ分けします。カテゴリ分けには、クライアント別や重要度などで色分けして分ける方法があります。仕事の特性を考慮して、ToDoやタスクを管理しやすい方法を選びましょう。
優先順位を決める
リストアップしたToDoやタスクの優先順位を決めます。優先順位を決める際は、客観的に順位を判断する意識が大切です。チームや部署といった複数人で行うToDoやタスクの場合、優先順位を間違って作業すれば、他のメンバーに迷惑をかける場合があります。優先順位が不安な場合は、チームのメンバーや上司に共有して、作業する前に認識を合わせておくと安心です。
期限を決める
優先順位を決める作業と並行して、リストアップしたタスクの期限も決めましょう。タスクの期限を決める際は、余裕を持った期日にします。余裕のない期日にした場合、何らかのイレギュラーな事態の発生により、業務への着手が遅れ、期日までにタスクが終わらなかったということも考えられます。期限を決める際は、全体のタスクを確認して余裕を持ったスケジュールを組み、円滑に実施できるように設定しましょう。
ToDoリストでの管理を続けるための4つのコツ
ToDoリストでの管理を続けるためのコツは、以下の4つです。
- 継続しやすい手段を選ぶ
- ツールを使い時間をかけずに管理する
- 余計な項目を作成しない
- ToDoが完了したらチェックをいれる
コツを押さえて、ToDoリストを管理する際に役立てましょう。
継続しやすい手段を選ぶ
ToDoリストを作成・管理する際のコツは、自分が継続しやすい手段を選ぶことです。初めから細かく丁寧にしすぎると、作業が面倒に感じて継続しにくくなります。最初は特に、なるべく簡単でストレスのない手段を選ぶ意識が大切です。
ToDoリストは、ツールでなくても紙に書き出して作成・管理する手段もあります。ToDoリストを確認する際にツールを開く必要がなく、書き方の自由度も高いため、手軽でおすすめな手段の1つです。
ツールを使い時間をかけずに管理する
ツールを使ってToDoリストの管理を簡単にする方法も、継続的にToDoリストを活用するコツの1つです。Zapierをはじめとした自動化ツールを活用すれば、普段利用しているツールを組み合わせて、タスクを自動で書き出せるワークフローを構築できます。例えば、Zapierを使えば、Slackで特定のリアクションをした場合に、その投稿がGoogle ToDo リストに自動で追加されるといった仕組みの構築が可能です。
このように、自動化ツールの活用によってToDoリストを管理する時間や手間を削減できれば、ToDoリストの作成・管理が大幅に楽になり、作業を継続しやすくなります。
余計な項目を作成しない
ToDoリストを作成・管理する際は、余計な項目を作らない意識も大切です。ToDoリストは、細かく作成・管理しようとすればするほど、時間と手間がかかります。ToDoリストを短時間のうちに何度も確認したり、作成に多くの時間をかけたりしていては、継続してToDoリストを管理するのは難しくなり、作業時間も減ってしまいます。ToDoリストの項目は、余計なものをなるべく減らして、必要最低限になるよう意識しましょう。
ToDoが完了したらチェックをいれる
ToDoリストを活用する際は、ToDoやタスクが完了する度に、チェックをすることを習慣にしましょう。チェックをする作業により、ToDoやタスクを終えた達成感が得られて、ToDoリストを作成・管理するモチベーションの向上につながります。
ToDoリストにチェックをして得られる達成感は、仕事へのモチベーション向上にもつながるため、完了したToDoやタスクには小まめにチェックをいれます。チェックがつけば、残りのタスクが把握しやすくなり、タスク管理にも便利です。
おすすめのToDoリストツールとアプリ7選
ToDoリストをノートや手帳で管理する方法はありますが、日々利用するスマートフォンやパソコンなどのデバイスで使用できるツールで管理すれば、業務の流れのままToDoリストを管理でき、効率的です。ToDoリストを作成・管理できるツールの利用も、前向きに検討するとよいでしょう。ToDoリストの作成・管理におすすめのツールとアプリは、以下の7つです。
- Excel（エクセル）
- Google スプレッドシート
- Google ToDoリスト
- Trello（トレロ）
- Backlog（バックログ）
- Jooto（ジョートー）
- Asana（アサナ）
それぞれの特徴を確認して、ツールを検討する際の参考にしましょう。
Excel（エクセル）
Excel（エクセル）は、マイクロソフトが開発・提供している表計算ソフトとして定番のツールです。ガントチャートやToDoリストで、タスクを管理できます。
Excelを利用する際に注意が必要なのは、ToDoリストの共有がしにくい点です。エクセルは、基本的に利用者が持つ各自のパソコンでデータを保存して使用するため、手軽にToDoリストを共有したい場合には、あまり向いていません。
チームや部署で効率よくToDoリストを共有・管理したい場合は、次に紹介するGoogle スプレッドシートがおすすめです。
URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/excel
Google スプレッドシート
Google スプレッドシートは、Googleが開発・提供している表計算ツールです。1つのファイルを複数人で同時に閲覧・編集できるため、チームや部署でタスク管理をする場合に便利です。また、ToDoリストの共有は、ファイルのアクセス権を設定して、URLを共有したい相手に送るだけで実行できます。円滑にチームメンバーのToDoリストを共有できるため、タスク管理の効率化が可能です。
Google スプレッドシートは、インターネット環境とデバイスさえあれば、場所や時間にかかわらず利用でき、リアルタイムでタスクを管理できます。
公式サイト：https://workspace.google.com/intl/ja/products/sheets/
Google ToDo リスト
Google ToDo リストは、Googleが開発・提供しているタスク管理ツールです。Google スプレッドシートと同じく、Google アカウントさえあれば誰でも無料で利用できます。Google ToDo リストは、GmailやGoogle カレンダーと連携でき、他のメンバーとのタスク共有も可能です。
Google To Do 公式サイト：https://thetodo.net/ja/
Trello（トレロ）
Trello（トレロ）は、アトラシアン株式会社が提供しているタスク管理ツールです。UIがシンプルでわかりやすく、タスクが管理しやすい特徴があります。Trelloでは、タスク管理だけでなく、プロジェクト管理も可能です。
Trello公式サイト：https://trello.com/ja
Backlog（バックログ）
Backlogは、株式会社ヌーラボが提供しているタスクとプロジェクト管理の機能を備えたツールです。誰が・いつまでに・何をやるかを明確にでき、タスクの進捗を一目で確認できる特徴があります。Backlogを活用すれば、タスクを細分化して、抜け漏れのない進捗管理が可能です。
backlog公式サイト：https://backlog.com/ja
Jooto（ジョートー）
Jooto（ジョートー）は、株式会社PRTIMESが提供しているカンバン形式のタスク管理ツールです。無料プランと有料プランがあり、ガントチャートによってプロジェクト管理ツールとしても活躍します。
Jooto公式サイト：https://www.jooto.com/
Asana（アサナ）
Asana（アサナ）は、世界190ヵ国で利用されているプロジェクト管理プラットフォームです。直感的な操作を可能にしており、部門を超えたコミュニケーションの促進に役立ちます。Asanaは、タスク管理以外にも、申請フォームやガントチャート、承認申請などの機能を備えています。
Asana公式サイト：https://asana.com/ja
必要な項目を確認しToDoリストを使いはじめよう
新型コロナウイルスの蔓延をきっかけに、新しいオンラインツールが次々とリリースされ、職場での会話や仕事の依頼がしやすくなりました。コミュニケーションがとりやすくなったのは、仕事を進める上で多くのメリットがありますが、一方で、タスクが増えやすくなったと感じる方も多いのではないでしょうか。
タスクの量が増えても、ToDoリストの作成やタスク管理ができるツールを活用すれば、効率よく業務を進められます。個人やチームメンバーの業務も把握しやすくなるため、高い業務効率を実現しながら、タスク漏れの防止も可能です。
ToDoリストを作成する際は、できる限り無駄な項目をなくして、ストレスのない簡単な作成方法を選びましょう。自分に合った方法で管理すれば、少ない手間と時間でToDoリストの効果を最大限に発揮できます。ToDoリストについてより詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
ToDoリストの活用を検討している方には、Googleが提供しているGoogle Workspace（旧 G Suite）の導入がおすすめです。Google Workspaceを導入すれば、ToDoリストの作成に便利なGoogle スプレッドシートとGoogle ToDo リストの両方を利用できます。他にもメールや資料作成、ビデオ会議、ストレージなどのあらゆる機能が備わっているため、業務効率の向上に大きく貢献するでしょう。Google Workspaceに興味のある方は、関連記事もぜひご覧ください。
