O escopo do seu projeto acabou de ser alterado inesperadamente. Como você administrará seu tempo de forma eficaz?
Quando você está mergulhado em um projeto, uma mudança inesperada no escopo pode parecer uma bola curva. Mas não tema! Com a abordagem certa, você pode gerenciar seu tempo de forma eficaz e conduzir seu projeto de volta ao curso. É tudo uma questão de se adaptar rapidamente, reavaliar suas prioridades e se comunicar de forma eficaz. Esteja você liderando uma pequena equipe ou lidando com um grande projeto corporativo, essas estratégias o ajudarão a lidar com as mudanças de escopo e garantir o sucesso do seu projeto.
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Afsar S.Senior Director Project Management at Cipla | Creating Value through Strategic Leadership | People Management |…
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Magdalena MartinezExpert in HR, Artificial Intelligence, and Compliance. | Consultant | Speaker| Headhunter for board members and CEOs.
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Amir HanifehnejadExperienced Business Consultant with a demonstrated history of working in the Human recourse, Startups Growth and…1 resposta
Em primeiro lugar, avalie como essa mudança afeta o projeto geral. Respire fundo e analise os novos requisitos. Determine os recursos adicionais necessários, as tarefas que devem ser repriorizadas e como o cronograma será ajustado. Não se trata apenas de adicionar mais horas ao seu dia de trabalho; trata-se de realocar de forma inteligente o tempo e os recursos que você já tem. Lembre-se, uma compreensão clara do impacto informará todas as etapas subsequentes, portanto, o rigor aqui é fundamental.
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Very familiar situation in day to day life of project manager. Scary thing. Scope creep refers to the gradual expansion of a project's original objectives, often leading to increased costs, extended timelines, and resource strain. Identifying scope creep involves monitoring project changes closely, tracking any deviations from the initial plan, and regularly reviewing project deliverables against the agreed-upon scope. Early detection is key to managing and mitigating its impact.
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Remember that in a recently altered project, a clear understanding of the impact will inform all subsequent steps, making thoroughness key. Carefully analyze how each change affects the overall project to make informed decisions and avoid future problems. First things first, evaluate how this change affects the project overall. Take a deep breath, assess the new requirements, determine the additional resources needed, reprioritize tasks, and adjust the schedule accordingly.
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When the project scope changes unexpectedly, first reprioritize your tasks and set new expectations for the team and stakeholders. Hold a quick meeting to review the new changes and define new tasks and deadlines. Use project management tools to track tasks and regularly check the progress status. Also, ensure all team members are aware of the changes and their new responsibilities and have the necessary resources to accomplish them.
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The simplest framework you can use is the triple constraint (Cost-Time-Scope). Any change to one of these criteria will affect the other two. Therefore, at the initial assessment level, evaluate this impact thoroughly. However, impact assessment doesn't end here. Establish a governance structure to assess the broader impact on internal processes, people, and other relevant areas. When something is affected, convene with your team to develop a comprehensive understanding of all the implications. This collaborative approach will be the cornerstone for effectively managing any scope change.
Depois de avaliar o impacto, é hora de atualizar seu plano de projeto. Isso envolve a revisão de cronogramas, marcos e possivelmente até mesmo a entrega final. Envolva-se com sua equipe para identificar quais tarefas podem ser aceleradas ou adiadas para acomodar o novo escopo. A comunicação é crucial durante esta fase, pois todos os envolvidos precisam estar na mesma página sobre as expectativas revisadas e como contribuirão para atendê-las.
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REVISE ROUTINELY THE "IRON TRANGLE" Every project has an "iron triangle" made by scope, time and budget. When you change one of the 3 dimension, the other 2 get affected. It is almost unreasonable to believe that, along a project, there will not be changes in one of the 3 dimension. Accordingly and routinely, just revise and realign the other 2 dimensions and discuss it openly with the project sponsors, managing their expectations
A delegação torna-se ainda mais crítica quando se enfrenta um escopo de projeto expandido. Avalie os pontos fortes de sua equipe e distribua as tarefas de acordo. É essencial confiar nas habilidades de sua equipe e capacitá-los a assumir suas novas responsabilidades. Isso não apenas ajuda a garantir que o trabalho seja concluído com eficiência, mas também promove um ambiente colaborativo onde todos estão puxando na mesma direção.
Com o novo plano em vigor, monitore de perto o progresso do projeto. Check-ins regulares ajudarão você a detectar possíveis atrasos com antecedência e permitirão que você faça os ajustes necessários. Use ferramentas de gerenciamento de projetos para acompanhar a conclusão da tarefa e manter a visibilidade em todos os aspectos do projeto. Manter um dedo no pulso do progresso do seu projeto é vital para gerenciar seu tempo de forma eficaz após uma mudança de escopo.
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When your project scope changes unexpectedly, managing your time effectively is crucial. Start by reassessing the new scope and setting clear priorities. Break down tasks and set realistic deadlines. Regularly monitor progress to ensure you stay on track. Use project management tools to keep everyone aligned and adjust plans as needed. By consistently tracking your progress, you can adapt quickly and manage your time efficiently.
É importante reconhecer que as mudanças de escopo podem ser estressantes. O gerenciamento eficaz do tempo não se trata apenas dos aspectos técnicos do gerenciamento de projetos; trata-se também de gerenciar seu próprio estresse e o de sua equipe. Certifique-se de fazer pausas quando necessário e incentive sua equipe a fazer o mesmo. Uma equipe estressada é menos produtiva, portanto, priorize o bem-estar para manter a eficiência.
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As a leader you should know how to individual manage your members and so some people work well or even better, under pressure and some don’t so you need to keep the pressure off those who aren’t good under pressure and use the change in scope to pressure those who respond well to pressure so that you get the best from the whole team. You can incentive some members who might need it to work longer hours or do some extra work from home to help you meet the new deadlines etc. But then they can have some additional time off etc. When their part of the job is finished. Be fair to your staff, and look after them and they’ll work harder and longer for you.
Por último, é crucial uma comunicação clara com as partes interessadas . Mantenha-os informados sobre como a mudança de escopo afeta o cronograma e as entregas do projeto. A comunicação transparente pode ajudar a gerenciar as expectativas e também pode fornecer uma oportunidade para as partes interessadas oferecerem suporte ou recursos que possam ajudar a mitigar o impacto da mudança.
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