Quais são as melhores formas de usar mensagens instantâneas em projetos de outsourcing de TI?

1 Escolha a plataforma de mensagens instantâneas certa

Nem todas as plataformas de mensagens instantâneas são criadas iguais. Alguns podem oferecer mais recursos, segurança ou compatibilidade do que outros. Dependendo das necessidades e preferências do seu projeto, convém usar uma plataforma de mensagens instantâneas dedicada, como Slack, Microsoft Teams ou Skype, ou uma plataforma multiuso, como WhatsApp, Telegram ou Signal. A chave é escolher uma plataforma que atenda aos seus requisitos de funcionalidade, confiabilidade e integração. Você também deve considerar o custo, a disponibilidade e a acessibilidade da plataforma para os membros da sua equipe.

2 Estabeleça uma etiqueta clara de mensagens instantâneas

A etiqueta de mensagens instantâneas é o conjunto de regras e normas que regem a forma como você se comunica e se comporta nas mensagens instantâneas, ajudando a evitar mal-entendidos, conflitos e distrações. Em primeiro lugar, use linguagem, tom e pontuação apropriados, evitando gírias, jargões ou sarcasmos que possam ser mal interpretados ou ofensivos. Além disso, respeite o tempo e a disponibilidade dos membros da sua equipe. Não espere respostas imediatas ou envie mensagens fora do horário de trabalho, a menos que seja urgente ou acordado. Seja conciso e claro em suas mensagens, usando marcadores, cabeçalhos ou listas numeradas para organizá-las. Além disso, seja respeitoso e cortês ao se comunicar com os outros. Não interrompa ou domine a conversa. Reconheça e responda a mensagens que exijam sua atenção ou feedback. Peça desculpas por quaisquer erros ou atrasos. Por fim, expresse gratidão e apreço pelas contribuições dos membros de sua equipe.

3 Criar e gerenciar canais de mensagens instantâneas

Os canais de mensagens instantâneas são os grupos ou tópicos específicos que você cria e participa em plataformas de mensagens instantâneas, permitindo comunicação e colaboração organizadas e simplificadas. Você pode criar canais de projeto para discutir e coordenar os principais aspectos do seu projeto, como metas, tarefas, progresso e problemas. Você pode usar os canais da equipe para compartilhar ideias, comentários e recursos com os membros da equipe. E você pode usar os canais sociais para conversar e se relacionar com os membros da sua equipe em um nível pessoal. Para garantir que seus canais de mensagens instantâneas sejam gerenciados de forma eficaz, você deve nomeá-los e descrevê-los de forma clara e consistente com nomes descritivos e relevantes. Além disso, você deve arquivar ou excluir canais quando eles não forem mais necessários para evitar a confusão de sua plataforma de mensagens instantâneas. Finalmente, modere e monitore a atividade e a qualidade de seus canais regularmente para resolver quaisquer problemas ou preocupações que possam surgir.

4 Use as mensagens instantâneas com sabedoria e responsabilidade

O IM pode ser um grande trunfo para o seu projeto de outsourcing de TI, mas também pode ser uma fonte de problemas e riscos se não for usado com sabedoria e responsabilidade. As armadilhas e os desafios comuns de mensagens instantâneas incluem sobrecarga de mensagens instantâneas, falhas de comunicação e violações de segurança. Para evitar esses problemas, priorize e filtre mensagens, use linguagem clara, proteja senhas e dispositivos e use plataformas seguras. Ao escolher a plataforma de mensagens instantâneas certa, estabelecer uma etiqueta clara de mensagens instantâneas, criar e gerenciar canais de mensagens instantâneas e usar mensagens instantâneas com sabedoria e responsabilidade, você pode aproveitar o poder das mensagens instantâneas para o sucesso do seu projeto de terceirização de TI. É importante lembrar de silenciar ou deixar canais desnecessários, estabelecer limites e expectativas para a comunicação, fornecer contexto e esclarecimento, confirmar entendimento e concordância, seguir regulamentos de proteção de dados e usar plataformas confiáveis.

5 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?