Veja como você pode descobrir a causa raiz de um problema em seus projetos.
Ao gerenciar projetos, encontrar problemas é inevitável. No entanto, a chave para o gerenciamento bem-sucedido do programa não é apenas resolver esses problemas, mas descobrir suas causas básicas. Ao identificar os problemas subjacentes, você pode implementar soluções de longo prazo que previnam a recorrência e melhorem a integridade geral de seus projetos. Neste artigo, você descobrirá etapas práticas para se aprofundar nos problemas do projeto e descobrir as reais razões por trás deles, garantindo que seus esforços de solução de problemas sejam eficazes e sustentáveis.
Antes de atacar a causa raiz de um problema, você precisa entender completamente os sintomas que ele apresenta. Pense no seu projeto como um paciente; Assim como um médico, você deve começar documentando todos os sinais visíveis de problemas. Isso pode variar de prazos perdidos e estouros de orçamento até baixo moral da equipe ou problemas de qualidade. É crucial diferenciar entre sintomas e causas raízes; Os sintomas são os efeitos do problema subjacente. Ao identificar e descrever claramente esses sintomas, você prepara o terreno para uma investigação completa sobre o que realmente está dando errado em seus projetos.
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Conducting root cause analysis RCA) on problem projects was my main role for many years; it can be very challenging. Two key topics for conducting an RCA are impartiality and stakeholder management. An RCA needs to be done by an impartial leader/team; that doesn't mean all the players are impartial but the core team must be. Impartiality means seeing all sides of each issue and determining which ones contributed. Don't take anything at "face value" rather prove its existence. Regardless of what you do, stakeholders will drive to have you "side" with them. Listen to them but respond that you will take it under advisement. There will be conflicting stakeholder demands, including demands for your time. Hear with critical impartial ears.
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Start by clearly identifying the symptoms of the problem. In one project, we noticed that our deliverables were consistently delayed. Recognizing this as a symptom helped us focus our investigation on understanding why these delays were happening.
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1. Five Whys Analysis- Ask "Why?" Five Times: Begin with the problem and ask "Why?" it occurred. : Continue this process until you reach the underlying cause of the problem. 2. 2. Fishbone (Ishikawa) Diagram-Create a diagram with the problem at the head and branches representing different categories (e.g., People, Processes, Equipment, Materials, Environment) 3. Pareto Analysis-Plot the problems on a bar chart, with the problems on the x-axis and their frequency or impact on the y-axis. 4. Surveys and Questionnaires, Focus Groups , Process Mapping, SWOT Analysis
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Learn to identify and solve the real issues in your projects with key program management problem-solving skills. Start by gathering data and feedback from all relevant sources to understand the problem's context. Use techniques such as the "5 Whys" or fishbone diagrams to drill down to the root cause. Engage your team in brainstorming sessions to explore possible solutions. Once identified, develop a detailed action plan to address the root cause, including specific steps, responsible parties, and timelines. Monitor the implementation of solutions and adjust as necessary based on feedback and results. By addressing the root cause, you can prevent recurrence and ensure long-term project success. 🌟🔍 #RootCauseAnalysis #ProblemSolving
Uma vez identificados os sintomas, o próximo passo é reunir o máximo possível de dados relacionados ao problema. Isso inclui cronogramas de projetos, relatórios de orçamento, logs de comunicação e comentários de membros da equipe. Você quer procurar padrões ou anomalias que possam apontar para problemas mais profundos. Lembre-se, os dados são seus aliados na resolução de problemas; Ele fornece evidências objetivas que podem ajudá-lo a ir além de suposições e suposições. A análise cuidadosa desses dados geralmente revelará inconsistências ou lacunas que podem levar à causa raiz.
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Collect relevant data related to the problem. In my experience, gathering data from various sources, such as project timelines, team performance metrics, and feedback from stakeholders, provided a comprehensive view of the situation. This data is crucial for identifying patterns and understanding the context of the problem.
Com os dados em mãos, é hora de analisar possíveis causas. Técnicas como os "Cinco Porquês" podem ser particularmente eficazes. Comece perguntando por que o problema existe e, em seguida, continue a perguntar "por que" para cada resposta que você obtiver até chegar à causa subjacente. Esse processo geralmente revela uma cadeia de eventos ou decisões que levaram ao problema em questão. Seja paciente e minucioso durante esta etapa; Tirar conclusões muito cedo pode levá-lo a abordar um sintoma em vez da causa raiz.
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Analyze the data to identify potential causes of the problem. In one case, I used root cause analysis techniques like the 5 Whys and Fishbone Diagram to break down the problem and explore all possible causes. This structured approach helped us pinpoint specific issues contributing to the delays.
Depois de identificar possíveis causas-raiz, faça um brainstorming de possíveis soluções com sua equipe. Essa abordagem colaborativa não apenas aproveita diversas perspectivas, mas também garante a adesão à solução que você eventualmente escolher. Evite apressar esse processo; Tire um tempo para considerar as implicações de cada solução potencial. O objetivo é encontrar uma correção que resolva a causa raiz de forma eficaz sem causar problemas adicionais ou simplesmente mudar o problema para outro lugar.
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Collaboratively brainstorm potential solutions with your team. During a project where we faced recurring technical issues, we held brainstorming sessions that included team members from different departments. This diverse input led to innovative solutions that we hadn't considered before.
Antes de implementar uma solução em grande escala, é aconselhável testar suas hipóteses. Crie pequenos experimentos ou programas piloto que permitam observar os efeitos das soluções propostas em menor escala. Esta etapa pode economizar recursos e evitar interrupções se a solução não funcionar conforme o esperado. Monitorar os resultados de perto; Os testes bem-sucedidos fornecerão confiança em sua solução, enquanto os malsucedidos fornecerão insights valiosos e guiarão investigações adicionais.
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Develop and test hypotheses to validate your findings. We once hypothesized that inadequate training was causing performance issues. By implementing a targeted training program and monitoring its impact, we were able to confirm this hypothesis and address the root cause effectively.
Finalmente, depois de ter uma solução comprovadamente eficaz por meio de testes, é hora de implementar as mudanças em uma escala maior. Essa etapa geralmente requer planejamento e comunicação cuidadosos, pois pode envolver mudanças significativas em processos, ferramentas ou estruturas de equipe. Garantir que todas as partes interessadas estejam cientes das mudanças e entendam seus papéis na implementação. Acompanhe de perto o impacto dessas mudanças e esteja preparado para fazer ajustes conforme necessário. Lembre-se, resolver problemas complexos é muitas vezes um processo iterativo.
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Implement the changes based on your findings and monitor their impact. In another project, after identifying communication breakdowns as a root cause, we introduced regular status meetings and improved our project management tools. These changes significantly improved our project flow and reduced issues.
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- Continuous Monitoring: Keep monitoring the situation even after implementing changes to ensure the problem is fully resolved and doesn’t recur. - Document Lessons Learned: Maintain detailed documentation of the root cause analysis process and the solutions implemented. This knowledge can be invaluable for future projects and helps in building a culture of continuous improvement.
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