Veja como você pode identificar e resolver lacunas de desempenho nos membros de sua equipe como gerente de programa.
Como gerente de programa, você não está apenas supervisionando projetos, mas também alimentando o crescimento e a produtividade de sua equipe. Identificar e resolver lacunas de desempenho é um aspecto crítico para manter uma equipe de sucesso. Isso requer um olhar atento para os detalhes, uma compreensão dos papéis individuais dos membros da equipe e uma abordagem estratégica para a solução de problemas. Ao reconhecer onde sua equipe pode estar com desempenho inferior, você pode implementar soluções que aumentam a eficiência, a moral e o sucesso geral. Vamos explorar como você pode identificar e resolver essas lacunas de desempenho para manter seus projetos no caminho certo.
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Kapil Sethi - PMP, CSMDelivery Manager with 20 years of experience | Program Manager | Director | Engineering Manager | PMP | Certified…
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Karuna KakResults-Driven Project Manager & Business Analyst | Specializing in Financial Services | Passionate Problem Solver |…
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Kathryn OrfinoProven Program Manager and Engagement Lead
Para detectar lacunas de desempenho, você deve primeiro reconhecer os sinais. Estes podem variar desde prazos perdidos e diminuição da qualidade do trabalho até aumento do absenteísmo e baixa moral. Revisar regularmente os cronogramas do projeto, as entregas e os comentários da equipe pode ajudá-lo a identificar quais membros da equipe podem estar com dificuldades. É importante abordar isso com empatia e compreensão, considerando fatores pessoais ou externos que podem estar afetando seu desempenho. Uma vez identificado, você pode começar a abordar esses problemas antes que eles afetem a equipe mais ampla.
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Here's how to spot and fix performance gaps in your team: 1. Track & Monitor: Watch project deliverables, deadlines, and stakeholder feedback for inconsistencies. 2. One-on-Ones: Schedule regular meetings to discuss observations and identify root causes. 3. Focus & Support: Develop targeted action plans to address specific performance gaps. 4. Offer Resources: Provide training, mentorship, or additional support to help team members improve. 5. Continuous Check-ins: Track progress and adjust the plan as needed to ensure success. Proactive communication and support are key to bridging performance gaps
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One of the best ways to recognize performance gaps before they affect the overall program is by ensuring that each team member has weekly deliverables. If a task will take longer than a week, collaborate with the team to break it down into smaller parts. This way, you can track progress weekly and avoid the potential surprise of realizing, 7 weeks into an 8 week timeline, that a key deliverable will be delayed.
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yo comenzaria definicion de rol y resposabilidad para tener claridad que se espera de quien este en el puesto luego revisaria cada item y su desempeño para generar una reunion de alineamiento y descrubir como lograr los objetivos del puesto del equipo del area, validar que se tiene que hace falta y partir de ahi con metricas para ir evaluando el progreso
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Key Performance Indicators (KPIs): Monitor KPIs to identify deviations from expected performance levels. Behavioral Changes: Look for changes in behavior such as decreased engagement, missed deadlines, or reduced quality of work. Feedback: Collect feedback from peers, subordinates, and supervisors to gain insights into potential performance issues.
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As a program manager, recognizing signs of performance gaps is crucial. Look for early warning indicators such as decreased productivity, missed deadlines, or disengagement. To resolve gaps, identify root causes, offer targeted training, and address workplace culture. Proactive intervention ensures a high-performing team
Depois de identificar possíveis problemas de desempenho, aprofunde-se nas causas básicas. As lacunas de desempenho geralmente decorrem da falta de recursos, expectativas pouco claras ou desafios pessoais. Participe de discussões individuais para entender a perspectiva de cada membro da equipe e obter insights sobre quaisquer obstáculos que estejam enfrentando. Essa análise é crucial para o desenvolvimento de soluções direcionadas que atendam às necessidades específicas dos membros da sua equipe e do programa como um todo.
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Identify causes of performance issues is by asking individuals directly “what is stopping you from doing xyz”? Follow this up by asking “How can I/we help?” This approach can be used in one-on-one discussions, or if the company culture supports it, in settings such as a daily scrum or other brief standup meeting at the start of the day. Group discussions often lead to an immediate identification of root causes and potential solutions. The group setting can be particularly beneficial when performance gaps have yet to impact program objectives because it demonstrates to all team members that leadership not only monitors performance, but is actively working to remove roadblocks to success and help the team perform better.
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Root Cause Analysis: Conduct a thorough analysis to determine the underlying causes of performance gaps, whether they are skill-related, motivational, or due to external factors. One-on-One Meetings: Have candid conversations with the team member to understand their perspective and identify any personal or professional challenges they may be facing.
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Analyzing causes for performance gaps is crucial. Look for signs like decreased productivity or missed deadlines. Address root causes—lack of skills, changing job requirements, or ineffective management. Proactive intervention ensures a high-performing team
Com as causas das lacunas de desempenho identificadas, é hora de definir objetivos claros e alcançáveis de melhoria. Estes devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e limitados no tempo (INTELIGENTE). Discuta esses objetivos com os membros da sua equipe, garantindo que eles entendam o que é esperado e quando. Essa clareza ajuda a realinhar seus esforços com os objetivos do programa e fornece um caminho estruturado para eles seguirem.
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Clear Expectations: Set clear, specific, and achievable performance objectives aligned with overall project goals. SMART Goals: Use the SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) framework to define objectives and ensure clarity.
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As a seasoned program manager, spotting and resolving performance gaps involves setting clear, measurable objectives. Regularly review progress, identify deviations, provide constructive feedback, and realign efforts to ensure objectives are met.
Oferecer o suporte certo é fundamental para ajudar os membros da equipe a superar as lacunas de desempenho. Isso pode incluir treinamento adicional, orientação ou realocação de recursos para garantir que eles tenham o que precisam para ter sucesso. Incentivar uma cultura de comunicação aberta e colaboração dentro de sua equipe também pode promover um ambiente de apoio onde os membros da equipe se sintam confortáveis em procurar ajuda quando necessário.
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Providing genuine support is arguably one of the most practical, yet least understood topics. This involves understanding individual challenges, offering resources, training, and mentorship, and fostering an environment that encourages growth and continuous learning. Right Support, when provided to the team, can make a Big Difference in improving outcomes and odds of success
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How can you best support your team? Just like you’d find out how to best reach your stakeholders, you’ll want to best support your team, and understand via emotional intelligence and conversation what they might need in terms of support. Think about how you respond to feedback, verbally, and non-verbally. If you tend to be closed off and unwilling to listen, the team can feel uncomfortable about coming to you for help.
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Training and Development: Offer relevant training programs, workshops, or mentoring to address skill gaps. Resources and Tools: Ensure that team members have the necessary resources and tools to perform their tasks effectively. Feedback and Guidance: Provide continuous feedback and guidance to help team members stay on track and improve.
Depois de implementar estratégias para resolver as lacunas de desempenho, é essencial monitorar o progresso. Check-ins regulares e revisões de progresso podem ajudá-lo a determinar se suas intervenções são eficazes ou se mais ajustes são necessários. Comemore melhorias e sucessos para motivar os membros da sua equipe e reforçar mudanças positivas. O monitoramento contínuo também ajuda você a se manter proativo no gerenciamento de desempenho em todo o seu programa.
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Regular Check-Ins: Schedule regular check-ins to review progress, discuss challenges, and adjust plans as needed. Performance Reviews: Conduct periodic performance reviews to assess improvements and recalibrate goals if necessary. Data-Driven Insights: Utilize data and analytics to track progress and make informed decisions about further actions.
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Monitoring progress aids and abets in spotting and resolving performance gaps. This involves tracking individual performance against set objectives, identifying discrepancies, and taking corrective actions to ensure consistent progress towards goals.
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Regular check ins are a great way to get an update on the progress, work through things they’re struggling with, and provide more training or resources as needed on certain topics. Stay focused and listen intently during your checkins. Be sure to highlight the wins and provide praise/appreciation when they occur too.
Por fim, esteja preparado para ajustar suas estratégias conforme necessário. Se as lacunas de desempenho persistirem apesar de seus esforços iniciais, considere abordagens alternativas ou mecanismos de suporte adicionais. A flexibilidade em seu estilo de gerenciamento permite que você responda às necessidades em evolução de sua equipe e à natureza dinâmica do gerenciamento de programas. Lembre-se de que resolver lacunas de desempenho é um processo contínuo que se beneficia da adaptabilidade e do compromisso com a melhoria contínua.
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Flexibility: Be prepared to adjust strategies based on the team member’s progress and feedback. Continuous Improvement: Encourage a culture of continuous improvement where team members are motivated to learn and grow.
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Positive Reinforcement: Recognize and reward improvements to motivate and encourage continued progress. Team Collaboration: Foster a collaborative environment where team members can support each other in overcoming performance challenges. Mental and Emotional Well-being: Pay attention to the mental and emotional well-being of team members, offering support where needed to ensure they can perform at their best.
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