Veja como você pode garantir uma comunicação clara e concisa com as partes interessadas.

1 Entenda as necessidades

Entender as necessidades de seus stakeholders é o primeiro passo para uma comunicação eficaz. Você deve entender quais informações eles precisam para cumprir seus papéis. Algumas partes interessadas podem precisar de atualizações técnicas detalhadas, enquanto outras preferem resumos de alto nível. Adaptar sua comunicação para atender às necessidades deles garante que eles recebam informações relevantes sem serem sobrecarregados por detalhes desnecessários. Essa relevância ajuda a manter seu engajamento e confiança, o que é essencial para o bom andamento do seu programa.

2 Estabeleça Canais

Selecionar os canais de comunicação certos é vital para garantir que sua mensagem chegue às partes interessadas de forma eficaz. Seja por e-mail, software de gerenciamento de projetos ou reuniões presenciais, escolha o método que se alinha às preferências e expectativas de seus stakeholders. Por exemplo, as mensagens instantâneas podem ser ótimas para atualizações rápidas, enquanto os relatórios formais podem ser melhores para revisões abrangentes. A consistência no uso desses canais também ajuda as partes interessadas a saber onde e quando buscar informações.

3 Definir expectativas

Estabelecer expectativas claras sobre a frequência e o formato das comunicações pode evitar mal-entendidos e frustrações. Informe as partes interessadas quando elas devem esperar atualizações e o que elas implicarão. Se você estiver fornecendo relatórios semanais, por exemplo, seja consistente com o dia e o horário de entrega. Essa consistência não apenas gera confiabilidade, mas também permite que as partes interessadas planejem suas agendas em torno dessas comunicações, garantindo que tenham tempo para revisar e fornecer feedback, se necessário.

4 Seja Transparente

A transparência é fundamental para construir confiança com as partes interessadas. Se houver atrasos ou problemas dentro do programa, comunique-os prontamente e com honestidade. Explique a situação, o impacto no programa e as medidas que estão sendo tomadas para resolvê-lo. Ao ser aberto sobre desafios, você incentiva um ambiente colaborativo onde as partes interessadas podem oferecer suporte ou soluções, em vez de serem pegas de surpresa de última hora.

5 Simplifique a linguagem

Usar uma linguagem clara e simples é essencial, especialmente em programas complexos com diversos stakeholders. Evite jargões e termos técnicos que podem não ser compreendidos por todos. Se você precisar usá-los, forneça definições claras. Essa abordagem garante que todas as partes interessadas, independentemente de sua formação técnica, possam acompanhar e contribuir significativamente para as discussões sobre o progresso e os desafios do programa.

6 Fornecer resumos

Finalmente, fornecer resumos pode ser uma ferramenta poderosa para a clareza. Ao distribuir documentos ou relatórios longos, inclua um resumo com pontos-chave e itens acionáveis. Isso permite que as partes interessadas entendam rapidamente a essência da comunicação sem ter que vasculhar páginas de detalhes. Os resumos respeitam o tempo de suas partes interessadas e servem como uma referência útil para futuras discussões ou decisões relacionadas ao programa.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?