Last updated on 5 de abr. de 2024

O que você faz se sua conferência estiver atrasada?

Alimentado por IA e pela comunidade do LinkedIn

Gerenciar uma conferência não é pouca coisa, especialmente quando se trata de manter tudo dentro do cronograma. O tempo é um recurso que, uma vez perdido, você não consegue recuperar. No entanto, não é incomum que os eventos sofram atrasos, fazendo com que a agenda fique para trás. Se você se encontra nessa situação, não entre em pânico. Existem várias estratégias que você pode empregar para colocar as coisas de volta nos trilhos sem sacrificar a qualidade de sua conferência ou a experiência de seus participantes.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 4 contribuições. Saiba mais

1 Avalie rapidamente

Quando você percebe o cronograma deslizando, é crucial avaliar rapidamente a situação. Determine quais partes da conferência estão excedendo e por quê. É devido a longas sessões de perguntas e respostas, dificuldades técnicas ou palestrantes excedendo o tempo alocado? Entender a causa raiz ajudará você a tomar decisões informadas sobre como ajustar o cronograma de forma eficaz. Comunique-se com sua equipe e esteja pronto para fazer mudanças rápidas, mas ponderadas, para mitigar mais atrasos.

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Rosaura Alastruey

¡El 80% de las oportunidades llegan por conexiones! Te ayudo a IMPULSAR tu habilidad para crearlas | Presentadora eventos y energética conferenciante de networking profesional (BIEN HECHO) y LinkedIn (básico y AVANZADO)
Un elemento que puede ayudar, y mucho, para reducir retrasos es contar con un cronómetro en grande que el público no vea, pero los ponentes si.

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2 Priorizar conteúdo

Depois de identificar o gargalo, priorize o conteúdo restante. Algumas apresentações podem ser mais críticas para os objetivos da sua conferência do que outras. Se o tempo estiver apertado, considere encurtar sessões menos essenciais, ou até mesmo cortá-las completamente em favor de palestras ou painéis que ofereçam mais valor aos participantes. É importante tomar essas decisões com uma compreensão clara dos objetivos da sua conferência e das expectativas do seu público.

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3 Ajustar quebras

As pausas são frequentemente vistas como buffers de tempo flexíveis em agendas de conferências. Se você estiver ficando para trás, considere encurtar os intervalos de almoço ou os intervalos de rede para compensar o tempo. No entanto, esteja atento às necessidades de seus participantes; eles exigem essas pausas para atualizar e fazer networking. Comunique quaisquer alterações com bastante antecedência para que os participantes possam ajustar seus horários pessoais de acordo e garantir que quaisquer horários revisados sejam claramente exibidos ao redor do local.

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4 Comunicar alterações

A comunicação é fundamental quando há alterações na programação. Use todos os canais disponíveis — anúncios do palco, atualizações no aplicativo do evento, e-mails ou mídias sociais — para informar os participantes sobre quaisquer ajustes. Uma comunicação clara e oportuna pode aliviar a frustração e a confusão, ajudando a manter uma atmosfera positiva na conferência. Lembre-se de pedir desculpas por qualquer inconveniente e agradecer aos participantes pela compreensão.

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Natalie Corwin

Sales Booster, Process Designer, and Training Extroardinaire
There are ways to make your guests feel honored and nurtured, even in an imperfect event. There are also ways to have your guests leaving feeling ignored or exploited by an interaction with your team. It is your job to let guests know they are welcome and they are cared for during the entirety of the event. If any delays, they should be communicated immediately and with tact. Text message, live mic on stage, digital banner... Think of the time you were on that one flight to St. Louis and the crew on board was not only accommodating, efficient and looked like they genuinely enjoyed what they were doing... but they were also hilarious! Every time you communicate with your audience, even for delays, it's a chance to nurture your connection.

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5 Simplifique as perguntas e respostas

As sessões de perguntas e respostas são valiosas, mas podem se tornar afundações de tempo. Para manter sua conferência no caminho certo, considere simplificar esses períodos. Estabeleça um limite de tempo rigoroso para as perguntas e incentive os oradores a serem concisos nas suas respostas. Como alternativa, colete perguntas por meio de um aplicativo ou boletos de papel para que possam ser resolvidas de forma rápida e eficiente. Essa abordagem garante que o público permaneça engajado enquanto ajuda você a recuperar minutos preciosos em sua agenda.

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6 Adapte-se no local

Por fim, esteja preparado para se adaptar em tempo real. A natureza dinâmica das conferências significa que, mesmo com o melhor planejamento, problemas inesperados podem surgir. Tenha uma equipe pronta para lidar com alterações de última hora, seja configurando uma nova sala rapidamente para uma sessão de transbordamento ou orientando os participantes para locais alternativos se uma sala ficar indisponível. Flexibilidade e um comportamento calmo irão ajudá-lo a enfrentar quaisquer desafios, mantendo sua conferência em andamento.

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7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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AYMAN ALALI

Conference Interpreter | MA in Interpreting and Translation | Simultaneous, Consecutive, Live TV/Broadcast Interpreting
In managing a conference that is falling behind schedule, it is crucial to advise speakers to prioritise brevity and clarity. Drawing from my experience as a conference interpreter, a common pitfall in such situations is speakers accelerating their delivery. This often leads to a monotone and breathless presentation, which undermines the fundamental objective of any conference: clear and engaging communication. Speakers should be encouraged to distil their messages, focusing on the essence of their content. This approach helps realign the conference schedule without sacrificing the integrity and impact of the presentations.

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Zu Camargo

l Conferencista l Formaciones corporativas | Oratoria para líderes | Hablar en público | Speaker | Conferencista motivacional | Magíster recursos humanos | Comunicación | Habilidades de comunicación | Autora Método Z l
Piensa rápido pero hazlo en calma. Si nos concentramos en el poco tiempo que falta tu conferencia será más una carrera contra el reloj y dejarás de lado lo más importante ¡quién te escucha! Toma decisiones rápidas y ejecútalas sin dudar, luego, evalúa los conceptos / ejemplos / casos y el tiempo que te consumió cada uno de ellos

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