Quais são as melhores práticas para relatar e comunicar os resultados da análise de variância do EVM às partes interessadas?
Gestão de Valor Agregado (EVM) é uma técnica poderosa para medir o desempenho e o progresso do projeto. Ele integra dados de escopo, cronograma e custo para calcular indicadores-chave, como variação de custo (CV), desvio de horário (SV), índice de desempenho de custos (CPI)e índice de desempenho do cronograma (SPI). No entanto, esses números por si só não são suficientes para comunicar o status e os problemas do seu projeto aos seus stakeholders. Você precisa apresentá-los de forma clara, concisa e significativa que esteja alinhada com os objetivos do projeto e as expectativas das partes interessadas. Neste artigo, você aprenderá algumas práticas recomendadas para relatar e comunicar os resultados da análise de variância EVM às partes interessadas.
Antes de começar a preparar seu relatório de análise de variância EVM, você precisa definir a finalidade e o escopo de sua comunicação. Quais são as principais mensagens que você quer transmitir? Quem são seus públicos-alvo e quais são suas necessidades de informação? Com que frequência e em que formato você precisa denunciar? Quais são as suposições, restrições e riscos que afetam sua análise? Ao responder a essas perguntas, você pode adaptar seu relatório para se adequar à sua situação específica e evitar informações desnecessárias ou confusas.
Uma das melhores maneiras de comunicar os resultados da análise de variância EVM é usar recursos visuais e gráficos que podem ilustrar as tendências, padrões e desvios do desempenho do seu projeto. Por exemplo, você pode usar um gráfico de barras empilhadas para mostrar o valor planejado (PV), valor agregado (EV)e custo real (Corrente alternada) do seu projeto ao longo do tempo. Você também pode usar um gráfico de linhas para plotar o CV, SV, CPI e SPI em relação a uma linha de base ou um destino. Esses gráficos podem ajudá-lo a destacar as áreas de preocupação, as causas básicas da variação e as ações corretivas tomadas ou planejadas.
Outro aspecto importante de relatar e comunicar os resultados da análise de variância EVM é explicar o contexto e o impacto de suas descobertas. Você precisa fornecer algumas informações básicas sobre como derivou seus dados de EVM, quais são as fontes de variação e como elas afetam os objetivos e os resultados finais do projeto. Você também precisa quantificar o impacto da variação no orçamento, cronograma, escopo e qualidade do projeto. Por exemplo, você pode usar a estimativa na conclusão (EAC), estimativa a ser concluída (ETC)e variância na conclusão (VCA) fórmulas para projetar o custo final e a duração do seu projeto com base no seu desempenho atual.
O objetivo final de relatar e comunicar os resultados da análise de variância EVM é fornecer recomendações e planos de ação que podem ajudá-lo a melhorar o desempenho do seu projeto e alcançar os resultados desejados. Você precisa identificar as causas básicas da variância, os riscos e oportunidades potenciais e as melhores práticas e lições aprendidas com sua análise. Você também precisa propor específicos, mensuráveis, realizáveis, realistas e com prazo (INTELIGENTE) ações que podem resolver os problemas e lacunas na execução do seu projeto. Você precisa atribuir funções e responsabilidades, definir prazos e marcos e monitorar e controlar o progresso e os resultados de seus planos de ação.
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When explaining the root cause of any variance, it’s critical to explain both the WHAT and the WHY. Peel back the onion so that your audience truly understands which will allow open discussion for possible corrective action(s) A very simple example might be: What: the drawings are late Why: the design is still in review and engineering has yet to release ( keep asking why…)
A última prática, mas não menos importante, para relatar e comunicar os resultados da análise de variância EVM é usar uma linguagem clara e consistente que possa transmitir sua mensagem de forma eficaz e precisa. Você precisa evitar jargões, siglas e termos técnicos que possam confundir ou alienar seus stakeholders. Você precisa usar frases simples, concisas e ativas que possam expressar suas ideias e argumentos. Você precisa usar terminologia, formato e estilo consistentes em todo o relatório. Você precisa revisar e editar seu relatório em busca de erros gramaticais, ortográficos e de pontuação.
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100%. Many times, we report to people who find the formulas and analysis of EVM complex. We must use language that ensures all stakeholders can easily understand what is happening without confusion. If the true cause of a variance isn't clearly conveyed, the wrong corrective action may be taken. My favorite story is about a BAD report being referenced as contributing to a certain variance. One of the stakeholders asked, "Why would we be using a bad report for the source of any data?" Firstly, BAD was not defined (Ballistic Aerodynamic Report) and then, in a subsequent reference, the spellchecker put it all in lowercase and no one caught it. He knew that report as the BAR but the vendor called it BAD.
Finalmente, você precisa solicitar feedback e acompanhar as partes interessadas depois de entregar seu relatório de análise de variância EVM. Você precisa convidar perguntas, comentários, sugestões e preocupações de suas partes interessadas e abordá-las prontamente e respeitosamente. Você precisa reconhecer sua contribuição e incorporá-la em seus futuros relatórios e planos de ação. Você precisa acompanhá-los regularmente e atualizá-los sobre o status e os resultados de seus planos de ação. Você precisa estabelecer um relacionamento de confiança e colaboração com suas partes interessadas que possa promover a compreensão mútua e o apoio ao seu projeto.
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While all of the recommendations above are potentially valuable and probably a good idea, it is more important that you identify and discuss variances with your team leadership than it is to document them. If you have a contractual obligation then it's a moot point, but if you have some flexibility in reporting, and the thought of writing another report or plan is stopping you from doing more frequent review, then reduce the paperwork and just have the meetings.
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