Como você garante que as expectativas do cliente estejam alinhadas com o escopo e o cronograma do projeto definidos por sua equipe?
Garantir que as expectativas do cliente estejam em sincronia com o escopo e o cronograma do projeto da sua equipe é um aspecto crítico da liderança da equipe. É tudo sobre comunicação, compreensão e gerenciamento de expectativas. Como líder, você é a ponte entre as capacidades da sua equipe e a visão do cliente. Você deve garantir que todos estejam na mesma página desde o início para evitar mal-entendidos que possam atrapalhar o projeto. Isso envolve um diálogo claro, o estabelecimento de metas realistas e a transparência sobre o que pode ser entregue dentro das restrições dadas.
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Paul Eder, PhDTop, Top Voice on LinkedIn (92 categories) | Strategy Consulting, Artificial Intelligence, & Data Innovation | Author…
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Adriana CruzLinkedIn Top Voice - Liderança de Equipes🏅 | Radio Operator/Radio Officer | GMDSS | CHT | CNS-014 na SBM Offshore
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Benjamin S.Director General en Grupo Platinum | Liderazgo, Soluciones integrales a flotillas vehiculares
A reunião inicial com seu cliente é a base para alinhar as expectativas. Durante essa fase, ouça ativamente para entender suas necessidades e objetivos. Esclareça sua visão e certifique-se de que ela seja viável dentro do escopo e do cronograma do projeto com o qual sua equipe pode se comprometer. Este é o momento de definir limites claros e explicar os processos que sua equipe segue. É essencial ser transparente sobre o que é ou não possível e negociar termos que sejam agradáveis para ambas as partes. Lembre-se, essa reunião dá o tom de todo o projeto, então faça valer a pena, estabelecendo um entendimento e respeito mútuos.
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Paul Eder, PhD
Top, Top Voice on LinkedIn (92 categories) | Strategy Consulting, Artificial Intelligence, & Data Innovation | Author of FIRESTARTERS
Try to get things right at the start. If your initial requirements are wrong, everything that stems from them can be suspect. Document and receive confirmation....in writing
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Adriana Cruz
LinkedIn Top Voice - Liderança de Equipes🏅 | Radio Operator/Radio Officer | GMDSS | CHT | CNS-014 na SBM Offshore
Para garantir que as expectativas do cliente estejam alinhadas com o escopo e o cronograma do projeto, realize reuniões iniciais detalhadas para definir claramente os objetivos e entregáveis. Documente tudo em um contrato ou proposta formal, obtendo aprovação do cliente. Mantenha uma comunicação regular e transparente, atualizando o cliente sobre o progresso e quaisquer mudanças. Utilize ferramentas de gerenciamento de projeto para monitorar e relatar o status. Solicite feedback contínuo do cliente para ajustar o projeto conforme necessário e garantir a satisfação.
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Benjamin S.
Director General en Grupo Platinum | Liderazgo, Soluciones integrales a flotillas vehiculares
Es la parte más importante de la negociación la primera reunión donde de entrada, conoces a tu cliente y su operación, das a conocer los alcances del proyecto con la finalidad de empatar operaciones sin tener que hacer de inicio cambios radicales los cuales se convierten en curva de aprendizaje más larga y genera mucha resistencia a los cambios
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Sachin R.
Experienced Customer Service Professional | Skilled in Technical Assistance, Communication, and Problem-Solving | Dedicated to Enhancing Customer Experience | Adaptability | Microsoft 365 Proficiency
To ensure client expectations align with the project scope and timeline, I start by thoroughly discussing and documenting their needs. A detailed project proposal is developed, and the scope is defined in a Statement of Work (SOW) for client approval. Realistic timelines are created and shared with the client, and regular communication maintains transparency. A formal change management process handles any scope or timeline alterations. Quality standards are set and reviewed with the client, and all communications are meticulously documented. Finally, a post-project review ensures expectations were met and gathers feedback for future improvements.
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Steve Stewart
The most important factor is communication with your client. Even if you originally set a timeline within a scope of work, it's typical that development and implementation take more time than expected. If you keep your clients informed along the way, you'll avoid the tough call as deadlines approach.
Definir o escopo do projeto meticulosamente é um passo fundamental. Detalhar cada entrega, etapa e tarefa necessária para atender às expectativas do cliente. Isso inclui especificar o que está incluído no projeto e o que não está, conhecidos como limites de escopo. Essa clareza evita o "aumento do escopo", em que solicitações ou expectativas adicionais são adicionadas sem ajustes correspondentes em prazos e custos. Certifique-se de que o cliente concorda com este documento de escopo e que ele seja assinado para formalizar o contrato. Este documento servirá como ponto de referência durante todo o ciclo de vida do projeto.
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Steve Stewart
From a client perspective, I've always found that the more detailed the scope, the better. Agreement and a thorough understanding of the scope of work early on gives clients a clear understanding of what's included and what's not, and provides an easy way to gauge progress against goals. Setting client expectations becomes much easier with a scope to refer to, and any added or deleted features can be more easily considered for time and expense factors when you have a mutual point of reference.
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Benjamin S.
Director General en Grupo Platinum | Liderazgo, Soluciones integrales a flotillas vehiculares
Esto es lo que se traduce en relación a largo plazo ya que si no se definen bien los alcances y obligaciones de cada parte lo único que generaremos es que se diga “no cumplió con lo acordado” tanto de parte del proveedor como del cliente. Sumamente importante dejar en claro también el tiempo de curva de aprendizaje de ambos lados e ir de la mano en las decisiones para que cualquier resistencia no revierta la negociación
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Hemerson Ravaneda
Empreendedor. Consultor em Inovação e Tecnologia. Especialista em performance de Banco de Dados
Aqui temos o calcanhar de Aquiles da maioria, senão a totalidade, dos projetos. Escopo. Resultado direto da reunião inicial de entendimento. O conceito do escopo tem que estar detalhado no máximo detalhe, já que qualquer alteração implica diretamente em rever prazos, custos e qualidade da entrega. Atuar com o escopo fragmentado por sprint pode ser uma saída interessante para facilitar manobras de realinhamento. A probabilidade de errarmos no escopo é diretamente proporcional a seu tamanho e complexidade. Lembrando que complexidade é definida em conjunto (quando separados) entre time de produtos e time de engenharia.
Definir cronogramas realistas é crucial para alinhar as expectativas do cliente com os recursos de entrega da sua equipe. Divida o projeto em fases e atribua um prazo para cada uma, considerando possíveis obstáculos e dependências. Envolva sua equipe nesse processo para garantir que os cronogramas sejam práticos e que eles tenham a propriedade de seus compromissos. Comunique esses cronogramas ao cliente e explique a lógica por trás deles. Se as expectativas do cliente não corresponderem a esses prazos, trabalhe em conjunto para encontrar um meio termo ou ajustar o escopo de acordo.
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Lorenzo Montrucchio
Operation Manager Energy & Utilities | I've been working in the energy sector since many years and I'm continuing to study it
If you can set realistic timelines and dur dates you have a greater chance to respect it. At the beginning of the project you need to spend a lot of time in identifying the various phases and the time required by all the phases. Moreover you need to set priorities and give to the team the right time to do all the pahses.
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Steve Stewart
Timelines are critical in terms of client budgeting and delivery expectations. Most experienced clients will not be surprised with reasonable delays, and budget overages, but clearly communicating any anticipated delays as soon as you become aware of them is important to mitigate any future misunderstandings. It's always better to over-estimate and deliver on time and under budget. However, it's much more efficient to correctly estimate and deliver on time, as well as keeping the client apprised as much as possible.
As atualizações regulares mantêm o cliente informado e demonstram o progresso da sua equipe em relação ao escopo e ao cronograma acordados. Estabeleça uma agenda de comunicação de rotina, sejam reuniões semanais, resumos por e-mail ou relatórios de progresso. Use essas atualizações para destacar conquistas, enfrentar desafios e discutir quaisquer alterações que possam afetar o cronograma ou os resultados finais do projeto. Este diálogo permanente mantém a transparência e permite ajustamentos atempados se as expectativas começarem a divergir do que foi acordado.
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Rafi M.
Dynamic Strategic Leader | Driving Business Growth, Operational Efficiency, and Sales Performance
Regular updates are crucial for aligning client expectations with project scope and timeline. For me, consistent communication (bi-weekly progress meetings) keeps the clients informed and address any issues promptly. This proactive approach builds trust and ensures adjustments can be made swiftly to stay on track. Effective communication and timely updates are key to successful project management.
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Omid Farhang
WebDev Nerd with an Angular Focus
By establishing a cadence of communication, such as weekly or bi-weekly progress reports or meetings, teams can keep clients informed about project milestones, challenges, and successes. These updates provide transparency, allowing clients to understand the project's current status relative to the agreed scope and timeline. They also offer opportunities for clarifying any misunderstandings early on, adjusting expectations if necessary, and reinforcing confidence in the team's ability to deliver as planned. This proactive approach fosters trust and collaboration, ensuring that both parties remain on the same page throughout the project lifecycle.
A mudança é inevitável em qualquer projeto. Quando surgirem alterações, avalie seu impacto no escopo e no cronograma do projeto imediatamente. Se um cliente solicitar uma alteração que afete os parâmetros acordados, participe de uma discussão sobre os ajustes necessários. Isso pode envolver a renegociação de prazos, custos ou até mesmo a redução do escopo para acomodar a nova solicitação. Documente todas as alterações e certifique-se de que elas sejam aprovadas pelo cliente antes de prosseguir. Essa abordagem ajuda a manter o alinhamento entre as expectativas dos clientes e as realidades dos projetos.
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Omid Farhang
WebDev Nerd with an Angular Focus
Managing client expectations and aligning them with project scope and timelines involves clear communication and proactive management. First, establish a detailed project scope document outlining deliverables, timelines, and milestones. Regularly update clients on progress and potential changes, emphasizing transparency. When changes arise, evaluate their impact on scope, timeline, and budget, then communicate these implications clearly. Use tools like project management software for tracking and reporting. Ultimately, maintaining an open dialogue and managing changes collaboratively ensures alignment between client expectations and project realities.
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Rolando Moyano
Lic. Administração 💼 - Product Manager⚙️📊 - Especialista em Logística 🚚 - Gestão de Negócios 📑
Para asegurar que las expectativas del cliente se alineen con el alcance del proyecto y el cronograma, primero, debes comunicar claramente los objetivos y los límites del proyecto desde el inicio. Realiza reuniones periódicas con el cliente para revisar el progreso y ajustar las expectativas según sea necesario. Establece un proceso transparente para gestionar cambios, asegurando que cualquier modificación en el alcance o el cronograma sea discutida y aprobada mutuamente. La documentación detallada de todos los acuerdos y cambios es esencial. Esto no solo garantiza claridad, sino que también fomenta la confianza y la colaboración, asegurando que tanto el equipo como el cliente estén siempre en la misma página.
Criar um ciclo de feedback é parte integrante de garantir o alinhamento contínuo com as expectativas do cliente. Incentive o cliente a fornecer feedback sobre as entregas à medida que elas são concluídas. Isso não apenas promove um ambiente colaborativo, mas também permite correções de curso antes que muito tenha sido investido em uma determinada direção. Use esse feedback para refinar processos e melhorar as entregas futuras. É uma maneira proativa de gerenciar expectativas e garantir a satisfação do cliente durante todo o ciclo de vida do projeto.
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Benjamin S.
Director General en Grupo Platinum | Liderazgo, Soluciones integrales a flotillas vehiculares
Es claro que ninguna negociación es perfecta lo cual, si tenemos buena retroalimentación de ambas instituciones se tendrá un enfoque correcto del camino esperado. Esto incluye también reuniones periódicas para comentarios y posibles cambios. La mejor manera de trabajar es en equipo!!!
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Mónica Maltzman
Head of PMO | Consultant | Project and Product Management, Agile Team Facilitation, Mentoring | I help companies by streamlining processes and empowering teams to boost product delivery 🚀
In my experience, aligning expectations is key to client management and it is NOT just a one time thing but a constant need throughout the process. I suggest: ✔️ Start with a short discovery: Rarely the info the client first provides is complete or 100% accurate ✔️ Define scope: expected deliverables & current assumptions ✔️ Validate with the client and set the initial roadmap together. Document it ✔️ Establish an initial timeline: It MUST be estimated and validated WITH your team ✔️ Set frequent meetings with the client (mine are usually weekly), to review advance & assumptions ✔️ Keep doing discovery to adjust assumptions, scope, roadmap and timeline ✔️ Be always open & honest about feasibility and advance ✔️ Keep communications flowing
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Hemerson Ravaneda
Empreendedor. Consultor em Inovação e Tecnologia. Especialista em performance de Banco de Dados
Também poderíamos considerar Para garantir que o projeto está no caminho certo, é útil definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) no início do projeto. Implementar uma abordagem sistemática para identificar, analisar e mitigar riscos potenciais pode ajudar a manter o projeto no caminho certo. Manter uma documentação detalhada de todas as reuniões, decisões, e alterações é crucial. Utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos e colaboração online pode facilitar a comunicação e o acompanhamento do progresso. Estabelecer expectativas claras sobre como e quando a comunicação ocorrerá pode evitar frustrações. Para projetos de TI, usar protótipos ou realizar demonstrações interativas pode ajudar a entender o que está sendo desenvolvido.
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