Como você pode documentar e relatar riscos no desenho de processos?

Documenting Risk is very much crucial part in any project management. It is the key task which identifies and provides probability of any major or minor issues impacting business. Documenting and reporting risk provides a data set which can be referred to avoid future incidents which can improve CSAT.

Considering that designing the initial step of process, it is very important to consider all possible risks at this stage. By doing so the probability of the problems that can occur in later stages can be diminished significantly. Also, if any risk is not considered at design stage it will require more money and effort to solve the issue after implementation.

Documentar e relatar riscos no desenho de processos é crucial para a gestão eficaz das operações. Isso permite a identificação antecipada de potenciais problemas, a prevenção de falhas futuras e a tomada de decisões informada. Além disso, facilita a comunicação interna, contribui para a melhoria contínua, garante conformidade com regulamentações e protege a reputação da organização. O aprendizado organizacional também é potencializado, fornecendo um histórico valioso para lidar com desafios futuros de forma mais eficaz.

Reporting and communicating risks in process design encompasses the systematic identification and description of potential risks, evaluating their severity and likelihood, and assigning responsibility for ongoing monitoring and mitigation efforts. Employ proactive measures to mitigate risks, establish consistent monitoring and reporting systems, and integrate risk documentation with broader project records for transparent and efficient communication. Best practice also involves concluding the process by documenting lessons learned to enhance future risk management in process design endeavors

Reporting and documenting risk in oil and gas design is crucial for several reasons. It helps ensure transparency, allowing stakeholders to understand potential hazards and uncertainties associated with the project. This information aids in making informed decisions, managing resources effectively, and implementing mitigation strategies to enhance safety and prevent accidents. Additionally, comprehensive risk documentation assists in regulatory compliance, facilitates communication among project teams, and serves as a valuable reference for future projects or modifications.

¿Porque documentar los riesgos? Hace visibles las vulnerabilidades del proceso y las partes críticas donde se deben concentrar los controles, así mismo, ayuda al colaborador a identificar en qué actividades puntuales debe prestar atención al detalle para minimizar el riesgo o en su defecto aplicar el control si es necesario.

Process Design is a function which generates design rules based on the combination of proven theories and practical data. It will look contradicting unless you are able to link both in a systematic way. Hence documentation in a proper format and analyzing the risk factors is the key success for the Process Design success.

El documentar riesgos en la etapa de diseño de un proceso es necesario para prever de la mejor manera posible las desagradables sorpresas conforme se avanza en la implementación, generalmente las personas con experiencia son capaces de prever los riesgos en un proceso, sin embargo no basta con prever, porque no se logra nada sin un plan de contingencia, es por ello que debe de existir constancia documental del posible riesgo y de ahí generar estrategias para poder mitigar, contener o eliminar el asunto en cuestión.

Yes, the assessment is a not only a legal requirement in most countries, but a matter driven by principle and ethics. No Engineer would like to design equipment or plant that harms mankind, unless its for warfare. Best to report by documenting your assessment.

Documenting and reporting the risks of a process in a project is key to record, communicate, control and improve the factors that affect the success or failure of the process. For example, when I worked as an industrial engineering and raw material warehouse coordinator at Planta Gamesa-Quaker, I documented and reported the risks of the production process, such as equipment failures, material shortages, quality issues, etc. I used a risk register and a corrective action plan. I wrote a monthly report for the management and the stakeholders. This helped me get their support and feedback, monitor and control the risks, and learn and improve the process.

Also, beside everything mentioned, risks can easily be highlighted and explained in mapped process steps. They’re usually highlighted with a red exclamation sign in softwares like ARIS, so that every employee can be aware that in particular process or process steps there is a risk related and explained.

Previo a las actividades se realiza un diagnóstico para evaluar el estado operativo de los equipos, los equipos son agrupados dependiendo del modelo, sw, si presentan algún problema y dependiendo de este se reagrupan, al tener la claridad y el detalle del estado operativo de los equipos se sugieren una serie de pasos para resolver estos problemas presentados así como posibles problemas posteriores de las actividades, al finalizar se realiza otro diagnóstico para conocer el estado operativo final y de esta forma conocer si el impacto existió y de qué magnitud está presente.

A risk register is a great way to document risks with the help of various parameters like categories, severity, probability and basis this register we can have a risk map that shows everything at a glance along with dependencies and matrix.

In my view a thorough Technical Risk assessment which includes process rich diagram, IPO linkages, upstream and downstream mapping. Access all the materials, activities etc around 6M and check the RPN number. In such way team can document the risk in a hollistic manner and also can cover 100% affecting factors.

There are various techniques that are documented and used to identify risks (HAZID, HAZOP, LOPA, Risk assessments) and this is done on the different stages of the process design. The hazards and risks associated with the process should be studied to see its probability and consequences. Some hazards may lead to catastrophic impact, that should be individually studied to prevent the probability of occurrence and mitigate the intensity of impact and if it needs deeper study or not according to risk tolerability criteria. This criteria is called risk matrix that represents the risk ranking according likelihood and impact, using scale of low, medium, or high. This can help prioritize & visualize the risks, as well as determine acceptable levels

La documentación efectiva de riesgos implica un análisis meticuloso para identificar amenazas potenciales. Crea un registro centralizado que detalla la naturaleza, probabilidad e impacto de cada riesgo. Clasifica y evalúa su impacto, asignando niveles de probabilidad. Documenta acciones específicas para mitigar cada riesgo y asigna responsabilidades claras. El seguimiento constante y la actualización son esenciales, manteniendo la documentación relevante en un entorno empresarial dinámico. La comunicación transparente asegura que todos comprendan los riesgos y las estrategias de mitigación. Esta documentación no solo informa, sino que también sienta las bases para decisiones informadas y una gestión proactiva.

Documentar riscos é um passo crucial para a gestão eficiente em qualquer projeto ou operação. Comece identificando possíveis ameaças e descreva-as de maneira clara, incluindo causas e consequências. Classifique os riscos em categorias e avalie a probabilidade e o impacto de cada um. Estabeleça critérios para aceitação e desenvolva planos de resposta. Essa abordagem sistemática ajuda a priorizar ações, tomar decisões informadas e mitigar potenciais impactos adversos.

Risk register table is good representation. It should highlight the degree of technical risk and commercial risk separately. Anything tried new has some risks associated with it and separating technical and commercial risks separately will make sure that stake holders are aware of it with the required intensity in their areas.

La matriz de riesgos es una gran herramienta para evaluar el grado de importancia y probabilidad de que algo suceda, esto ayuda a su vez a poder otorgar valores numéricos a los riesgos y de ahí priorizar el plan de contingencia para los mismos.

Each risk assessment technique has its structure and main inputs and outputs and shape of reporting, so we should know the standard of each technique and how to implement and report. Also, there should be a reporting management system to monitor the performance of risk activities, incident, accident investigation, PTW audit, and inspection audit..etc.

Reportar riesgos de manera efectiva implica presentar información clara y estructurada. Enumera detalladamente la naturaleza del riesgo, su posible impacto y cualquier acción tomada o propuesta para mitigarlo. Destaca los riesgos prioritarios, especifica responsabilidades y establece una frecuencia de actualización regular. Utiliza canales eficientes de comunicación, y si es posible, incorpora elementos visuales para facilitar la comprensión rápida. Incluye recomendaciones que guíen la toma de decisiones. Este enfoque no solo informa, sino que también impulsa una gestión proactiva en el entorno empresarial.

Reportar riscos de forma eficiente é crucial para a gestão ágil. Descreva o risco claramente, incluindo detalhes como categoria, probabilidade e impacto. Especifique responsabilidades, comunique de maneira transparente e atualize regularmente o status. Forneça sugestões de mitigação e utilize ferramentas apropriadas para garantir consistência. Acompanhe pós-implementação e incentive feedback contínuo para aprimorar constantemente a gestão de riscos.

Risk dashboard highlighting the background of the decisions with supporting data/past history/logics of the decisions will be a good representation. Dashboard can allow the stake holders to raise concerns so that it will be an open forum to persuade all.

Tailoring risk reporting formats and frequencies to stakeholder needs is crucial in process design. Employing a risk dashboard can offer a concise and accessible method for stakeholders to track and understand the performance of risks in real-time, aligning with diverse preferences and expectations.

Hay muchos formatos que pueden usarse, siempre que cumplan la función sobre el diseño de proceso pueden ser perfectamente validos. Es más, este análisis de riesgos posteriormente a la implantación es muy util para usarlo desntro de los planes de contingencia de la empresa. Estos estan recogidos dentro del sistema documental de la empresa y disponible en todo momento para su consulta o supervisión en auditorias de certificación (ISO, IATF, TiSAX, etc)

Estos riesgos pueden reportarse de manera anual , ya sea por medio de un formato diseñado , plataforma de la empresa o cualquier facilidad con tenga la compañía, es necesario reportar a la alta dirección para que tenga conocimiento del riesgo y que proporcione los recursos necesarios para el control del riesgo, en caso que tengan reuniones gerenciales semestrales tambien sería bueno dar a conocer los avances de la intervención.

En el reporte de riesgos es importante considerar los ámbitos y la información que se comunica sobre los riesgos. No es lo mismo la comunicación que se hace internamente al equipo que la que se realiza a la Dirección o bien externamente a clientes o proveedores. La comunicación interna debe cuidar particularmente los ámbitos de control, hay riesgos que no se escalan a la Dirección porque el equipo de trabajo puede atenderlos y controlarlos. Solo aquellos que necesitan escalarse o son extremadamente críticos pasarían a la Dirección. En el caso de la comunicación externa se debe cuidar mucho las situaciones de riesgo que se reportan para no crear pánico o incrementar dudas sobre el resultado, sólo lo que requieren conocer y pueden actuar.

Para reportar un riesgo en un proceso, sigue estos pasos: 1. **Encabezado del Reporte. 2. **Descripción del Riesgo. 3. **Impacto y Probabilidad. 4. **Categorización. 5. **Fuentes de Información. 6. **Acciones de Mitigación. 7. **Fecha de Reporte y Seguimiento. 8. **Contacto. 9.** Anexos. 10. **Aprobación y Distribución. Este reporte debe estar accesible para todos los miembros de una empresa y lo Ideal es que sea en un sistema de gestión.

I believe a risk should be reported in a different manner at different levels. For business one Position paper which can include the risk involved with project/process and what could be the impact. It must contain what is team doing to mitigate and what support is required from management. Among project team and supporting teams, the risk should be reported in a detailed fashion so they can understand the technical aspects ans provide the solition as per their expertise.

También se puede consultar ISO 31010 que trae muchas herramientas para el análisis de riesgo que se pueden implementar en la organización. Cada una de estas herramientas se puede adaptar a las necesidades de la organización y hacer de estas herramientas un uso práctico que añada valor a la organización sin perder de vista las etapas para gestionar los riesgos identificar - Analizar - Evaluar - Controlar - reducir - Re-evaluar los riesgos.

Para una gestión efectiva de riesgos, seguir marcos y estándares reconocidos es fundamental. El estándar ISO 31000 proporciona principios y pautas para la gestión de riesgos a nivel internacional. Además, COSO Enterprise Risk Management ofrece un marco integral, centrándose en la integración de la gestión de riesgos en los procesos empresariales. En el ámbito específico de la tecnología, COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) es un marco ampliamente utilizado para la gestión de riesgos y control de TI. Asimismo, en el contexto de seguridad de la información, ISO/IEC 27001 establece normas para un sistema de gestión de seguridad de la información eficaz.

La norma ISO 9001 desde su mirada de gestión de procesos, nos invita a identificar, controlar, seguir y actuar sobre los riesgos.

Ao desenvolver projetos ou processos, é crucial seguir estruturas e padrões reconhecidos. Normas como ISO 9001 para gestão da qualidade, o Guia PMBOK do PMI para gerenciamento de projetos e práticas ágeis como o SCRUM oferecem diretrizes eficazes. Frameworks como TOGAF para arquitetura empresarial, Six Sigma para melhoria de processos e COBIT para governança de TI também são relevantes. Adapte essas referências às necessidades específicas, garantindo alinhamento com os objetivos organizacionais.

No hay una sola respuesta para el estándar a seguir, aunque hay metodologías detalladas para la gestión de riesgos como ISO 31000, en mi experiencia cada equipo gestiona los riesgos de forma diferente, no hay que tener miedo a experimentar muchas formas de análisis y mitigación pueden ser utilizadas desde enfoques estadísticos en six sigma, hasta metodologías "menos rigurosas" como el 5 ¿por qué? pueden ayudarnos a identificar, contener, mitigar y gestionar riesgos.

Adhering to frameworks and standards like ISO 31000 in process design ensures a systematic and globally recognized approach to documenting and reporting risks. ISO 31000 provides valuable principles, guidelines, and terminology for effective risk management, offering a standardized foundation adaptable to diverse contexts, industries, and regulatory requirements.

Como ya he comentado anteriormente en el punto 3, los estándares y marcos a seguir dependerá y mucho del sector y tipo de negocio donde se mueve la empresa. Certificaciones ISO, IATF, TiSAX (VDA), en el sector de automoción son las más habituales.

Es muy importante contar el sistema de gestión de calidad ISO 9001 que brinda las pautas para identificar y gestionar los riesgos , a su vez podemos complementar con ISO 31000, yo personalmente me apoyo en ciertos apartados de esta última norma y me ha funcionado.

El uso de los marcos y estándares muchas veces está determinado por la naturaleza de la gestión que se quiere hacer. Básicamente consideran elementos, actividades y enfoques equivalentes. Las variaciones pueden asociarse con las estrategias de atención, la forma de priorizar o las técnicas específicas de análisis y control. En los sistemas de gestión se utiliza mucho el enfoque de riesgos con la perspectiva y enfoque de la norma ISO 31000. En el caso de los proyectos se utiliza mayormente las actividades y artefactos descritos en el PMBOK y para el control de los riesgos estratégicos y operativos en la Organización podemos considerar el marco de COBIT.

El reporte de riesgos puede seguir varios marcos y estándares reconocidos en la gestión de riesgos. Depende de la industria y negicio que se esté evaluando, los que yo e utilizado con mayor frecuencia: 1. **ISO 2. **PMI. 3. **COSO ERM Framework: Este marco se centra en la gestión de riesgos a nivel organizacional. Al adoptar uno de estos marcos o estándares, podrás estructurar tu reporte de riesgos de manera coherente y alineada con las mejores prácticas reconocidas a nivel internacional. Adaptar el enfoque a las necesidades específicas de tu organización también es clave.

We should strongly believe that proven theories cannot go wrong. At the same time practical data are real if taken in the correct way. Only missing element is why it happens if it is contradicting each other. Finding the link is the key success for process design community. We should learn it as a continuous improvement area for us.

Periodic audit of risk assessments and documentation is a very good management tool to access the risk assessment and its documentation skills. Audit triggers and revision in standards, training need and also checks the effective closure of risks.

Lo más importante, es empezar con algo que se acerque al objetivo que se persigue y de lo que ya hemos hablado anteriormente. Luego es más fácil aprender de los errores, de otros expertos, o simplemente a través de la mejora continua.

Melhorar habilidades requer comprometimento e estratégia. Identifique áreas de aprimoramento, estabeleça metas específicas e mensuráveis. Busque recursos como cursos online, livros e mentorias para adquirir conhecimento. Pratique regularmente, aplique o que aprendeu em projetos reais e busque feedback construtivo. Esteja aberto a desafios, mantenha-se atualizado com as tendências da sua área e, acima de tudo, cultive uma mentalidade de aprendizado contínuo. O progresso virá com consistência, determinação e a vontade de se desenvolver constantemente.

La experiencia, colaboración y pensamiento analitico ayudan a desarrollar un mejor criterio para documentar riesgos, otro enfoque es buscar proyectos o procesos similares ya establecidos y conocer los retos que enfrentan o enfrentaron para de esta manera trasladarlo a nuestro proceso, en general el mayor consejo que podría dar es no escatimar en la curiosidad, aprender, observar esto te llevara a poder anticipar documentar y gestionar de mejor manera el riesgo.

Effectively documenting and reporting risks in process design is a dynamic skill set that benefits from continuous improvement. Learning from best practices, studying examples from experienced designers and organizations, and seeking feedback from mentors and peers are valuable ways to enhance your capabilities. Regularly reviewing and updating risk documentation, coupled with consistent application and evaluation of reporting methods, ensures a refined and adaptive approach to risk management over time.

Lo primero es tener presente que estamos en un entorno que no es constante y por ende debemos de manera permanente identificar posibles situaciones que nos pueden poner en desventaja con otros, es muy importante repasar conceptos de riesgos

Para mejorar mis habilidades, yo me enfoco en lo siguiente: 1. **Formación en Gestión de Riesgos:** Realiza cursos o certificaciones en gestión de riesgos. 2. **Entrenamiento en Comunicación Técnica:** Desarrolla habilidades de comunicación técnica efectiva. 3. **Conoce Tu Proceso:** Comprende a fondo los procesos y sistemas que estás evaluando. 4. **Mantente Actualizada. 5. **Participa en Proyectos Prácticos. 6. **Colabora con Profesionales de Riesgos. 7. **Obtén Retroalimentación. 8. **Desarrolla Habilidades Analíticas:** Utiliza datos y métricas cuando sea posible. 9. **Establece un Proceso Estructurado:** Un enfoque sistemático mejorará la consistencia y eficacia de tus informes.

Al compartir con profesionales que administren procesos, políticas y estructuras organizacionales de varias industrias definitívamente se logrará aprender y mejorar las habilidades para diseñar, documentar y reportar riesgos.

Make sure to document a before and after risk analysis/table to show how your process design can improve the current conditions. New processes will always encounter some opposition, ans it is your job to mitigate it by showing the hidden extra work avoided (and how often that may happen). Other tips from my experience are: 1) Take the opportunity to document bottlenecks for future improvements or proper mitigation. The next person may not see things as clearly as you do today. 2) Avoid liabilities by mapping and explicitly signing off any compromises taken on experimental parts of your given solution. 3) Very often you will encounter unwritten (but currently used) rules and processes. Focus on mapping the responsibility matrix for those.

En general cuando hablamos de la gestión de riesgos estamos considerando eventos a futuro con cierta incertidumbre que son de interés para el contexto que se analiza. Me ha tocado trabajar en situaciones donde se confunde el evento de riesgo a futuro con las condiciones presentes que lo originan. Esta confusión propicia que se identifiquen, prioricen y analicen estrategias para "atender riesgos" que no son a futuro, sino que son condiciones que se están dando y que requieren atención inmediata. No es lo mismo la gestión de problemas que la gestión de riesgos. El riesgo no ha pasado, puede suceder y tener impacto en los objetivos a lograr. Si no se puede definir a futuro estamos hablando de un problema que hay que atender de inmediato.

A mi me ha resultado muy necesario en el reporte de riesgos cuando se está creando de cero o mejorando un proceso, aplicar los siguientes 7 pasos: 1. preguente que puede pasar o qué paso. 2. revisar las conductas de riesgo. 3. Imagine y despliegue una lluvia de ideas y elija las opciones más acertadas de lo que podría suceder o a sucedido. 4. Crea un plan, diagrama de flujo o prototipo de mejora. 5. Siga el Plan y pruébelo. 6. Analice los resultados. 7. Implemente.