Como você pode alinhar os riscos e problemas do programa com sua visão?
Como gerente de programa, você tem uma visão do que deseja alcançar com seu programa e como ele se alinha com a estratégia organizacional. No entanto, você também enfrenta vários riscos e problemas que podem atrapalhar seu plano e comprometer seus resultados. Como você pode alinhar os riscos e problemas do programa com sua visão e gerenciá-los de forma eficaz? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo:
Antes de alinhar seus riscos e problemas com sua visão, você precisa ter uma visão clara e convincente que oriente seu programa. Sua visão deve descrever o estado futuro desejado, os benefícios, as partes interessadas e a proposta de valor do seu programa. Também deve estar alinhado com a estratégia, missão e valores organizacionais. Sua visão deve ser comunicada e compartilhada com sua equipe do programa, patrocinadores e outras partes interessadas importantes para garantir a adesão e o comprometimento.
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1) Identify and prioritize potential risks and issues using tools like SWOT analysis, risk registers, and matrices based on probability, impact, urgency, and severity. 2) Develop and implement appropriate responses for risks (avoid, reduce, transfer, accept) and issues (resolve, escalate, defer). 3) Analyze potential risk impact and assign priority for mitigation. 4) Monitor risks using surveys, interviews, observations, documents, and reports. 5) Risk management is an ongoing process requiring constant monitoring and evaluation with available tools and techniques.
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The biggest challenge is that people do not understand their organisatin's VMV, so there is no attempt to align the Program's vision with it. I will attempt to use an example. A fictitious organisation XYZ with the following strategy, vision, mission, values: Strategy: Global leader in innovative technology solutions. Vision: Empower a brighter, connected world through tech. Mission: Deliver exceptional solutions while fostering innovation, diversity, and sustainability. Values: Innovation, Customer-Centricity, Diversity, Sustainability, Integrity. These are quite standard VMVs and most organisations will find a flavour of their real VMVs in these. The company starts Operational Resilience Program. The rest in the next question.
Depois de ter uma visão clara, você precisa identificar e priorizar os potenciais riscos e problemas que podem afetar seu programa. Os riscos são eventos ou condições incertas que podem ter um impacto positivo ou negativo nos objetivos do programa, enquanto os problemas são problemas que já ocorreram ou provavelmente ocorrerão e que exigem ação imediata. Você pode usar várias ferramentas e técnicas, como brainstorming, análise SWOT, registros de risco, registros de problemas e matrizes de risco, para identificar e priorizar seus riscos e problemas com base em sua probabilidade, impacto, urgência e gravidade.
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Here I attempt to draw parallels with Program's vision and the organisation's. Program Vision: "Ensuring Uninterrupted Operations for a Stronger XYZ Corporation" This aligns with organisation's strategy, emphasizing reliability and sustainability. This supports organization's mission to provide sustainable services and solutions to its customers. Operational Resilience needs innovation, customer-centricity, diversity, sustainability, and integrity - hence program supports XYZ's Values also. This alignment ensures that the Operational Resilience Program contributes effectively to XYZ Corporation's strategic goals and upholds its core values. I will be happy to do detailed exercise with real companies, real VMV, and real programs.
Depois de identificar e priorizar seus riscos e problemas, você precisa alinhá-los com sua visão e determinar como eles podem afetar os resultados do programa. Você pode usar uma matriz de alinhamento de visão, que é uma ferramenta que ajuda a mapear seus riscos e problemas para seus elementos de visão, como benefícios, proposta de valor, partes interessadas e estado futuro. Ao fazer isso, você pode ver como seus riscos e problemas podem melhorar ou dificultar sua visão e como você pode aproveitá-los ou mitigá-los de acordo.
Depois de alinhar seus riscos e problemas com sua visão, você precisa desenvolver e implementar respostas apropriadas para gerenciá-los. Para riscos, você pode escolher entre quatro estratégias: evitar, reduzir, transferir ou aceitar. Para problemas, você pode escolher entre três estratégias: resolver, escalar ou adiar. Você também deve atribuir funções e responsabilidades, definir planos de ação, monitorar o progresso e atualizar as partes interessadas sobre o status do gerenciamento de riscos e problemas.
Finalmente, você precisa revisar e ajustar sua visão periodicamente para garantir que ela permaneça relevante e realista diante das mudanças de riscos e problemas. Você deve avaliar a eficácia de suas respostas a riscos e problemas, o impacto de seus riscos e problemas nos resultados do programa e o alinhamento de sua visão com a estratégia organizacional. Você também deve solicitar feedback de sua equipe do programa, patrocinadores e outras partes interessadas e fazer as alterações necessárias em sua visão para refletir novas oportunidades, desafios ou expectativas.
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