Como as partes interessadas podem ser efetivamente envolvidas no processo de planejamento e gestão de riscos?

1 Identificar as partes interessadas

O primeiro passo é identificar quem são as partes interessadas relevantes para o projeto ou atividade e quais são seus papéis, responsabilidades, interesses e influências. Isso pode ser feito por meio de uma matriz de análise de stakeholders, que mapeia os stakeholders de acordo com seu nível de poder e interesse no projeto ou atividade. A matriz pode ajudar a priorizar as partes interessadas e determinar o nível e a frequência adequados de comunicação e consulta com eles. Também pode ajudar a identificar potenciais aliados, oponentes ou influenciadores entre as partes interessadas.

2 Comunique-se com as partes interessadas

O segundo passo é se comunicar com as partes interessadas de forma clara, consistente e oportuna. A comunicação pode assumir várias formas, como reuniões, e-mails, boletins informativos, pesquisas ou workshops, dependendo do objetivo e do público. A comunicação deve informar as partes interessadas sobre as metas, escopo, cronograma, orçamento e riscos do projeto ou atividade, bem como buscar seu feedback, contribuição ou aprovação. A comunicação deve também abordar quaisquer preocupações, questões ou questões levantadas pelas partes interessadas e documentar os acordos ou decisões tomadas.

3 Envolver as partes interessadas no planejamento

O terceiro passo é envolver as partes interessadas no processo de planeamento, sempre que possível e adequado. Isso pode ajudar a aumentar sua adesão, propriedade e compromisso com o projeto ou atividade, bem como melhorar a qualidade e a validade do plano. Para envolver as partes interessadas no planejamento, você pode convidá-las a participar de sessões de brainstorming, visão ou definição de metas. Além disso, você pode pedir que eles forneçam informações ou recursos para o plano, solicitem suas opiniões ou preferências para o plano e permitam que revisem, comentem ou aprovem o plano.

5 Gerenciar as expectativas das partes interessadas

O quinto passo é gerenciar as expectativas das partes interessadas ao longo do ciclo de vida do projeto ou atividade. Isso pode ajudar a evitar mal-entendidos, decepções ou conflitos que podem surgir de expectativas não atendidas ou irrealistas. Para fazer isso, você deve definir objetivos, resultados e critérios claros e realistas para o projeto ou atividade. Também é importante comunicar quaisquer alterações, problemas ou atrasos que possam afetar o projeto ou atividade. Além disso, você deve relatar o progresso, conquistas ou desafios do projeto ou atividade e reconhecer e reconhecer as contribuições, feedback ou preocupações das partes interessadas. Por fim, forneça feedback, avaliação ou lições aprendidas com o projeto ou atividade.

6 Avaliar a satisfação das partes interessadas

Avaliar a satisfação das partes interessadas ao final ou após a conclusão do projeto ou atividade é o sexto passo. Isso ajuda a medir o sucesso e o impacto do projeto ou atividade, bem como a identificar pontos fortes, fracos e áreas de melhoria. Para avaliar a satisfação das partes interessadas, você pode realizar pesquisas, entrevistas ou grupos focais com elas. Além disso, você pode coletar e analisar dados quantitativos ou qualitativos sobre seus resultados ou benefícios. Comparar os resultados reais com os resultados planejados ou esperados também é benéfico. Além disso, solicitar feedback, depoimentos ou recomendações das partes interessadas pode ser útil. Por fim, celebrar e compartilhar as conquistas, aprendizados e melhores práticas com eles é uma ótima maneira de medir sua satisfação.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?