Veja como você pode efetivamente apresentar dados de BI ao seu chefe para a tomada de decisões.
Entendendo o Business Intelligence (BI) é crucial quando você precisa apresentar dados que irão orientar a tomada de decisão do seu chefe. O BI engloba ferramentas, sistemas e estratégias que transformam dados brutos em insights significativos. O desafio não está apenas em analisar os dados, mas também em apresentá-los de forma eficaz para que eles informem as decisões em vez de sobrecarregar com complexidade. Seu objetivo é transmitir a história por trás dos números de uma forma clara, convincente e acionável.
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Josh KushnerExecutive Director at Parametric | Leading organizational change at scale
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Anshul BhadouriaMetrics, Reporting and Analytics | CSPO, LSSGB | Visualization, Qlik, Python, SQL, VBA, Scrum, Agile, JIRA
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Rafael GlezerPlanning and Performance Manager @ Leroy Merlin | Ecommerce | Strategic Planning | Online Marketing | BI | Data…
Antes de mergulhar nos dados, reserve um momento para entender a perspectiva do seu chefe. Quais são suas prioridades, nível de conhecimento e estilo preferido de comunicação? Adaptar sua apresentação para se alinhar a esses fatores aumenta a probabilidade de sua mensagem ressoar. Por exemplo, se o seu chefe favorece a simplicidade, priorize a clareza e a brevidade. Use termos com os quais eles estão familiarizados e evite jargões, a menos que você tenha certeza de que eles o entendem.
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A principal boa prática, na minha opinião, é evitar suspenses e gerenciar ansiedade: sempre buscar apresentar as principais conclusões no início da apresentação. O público deve saber quais são os principais insights nos primeiros minutos da apresentação e depois decidir se quer saber mais detalhes e se aprofundar.
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Connecting with the audience is probably the single most important aspect of BI presentation. It always pays to do research beforehand to understand who's going to be in the room and what their objectives are. This allows you to tailor the superficial items out of your presentations and make them much more straightforward. This goes a long way in making your reports stand out as actionable pieces of content for your audience, as opposed to just numbers on a screen.
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Data is the new oil." — Clive Humby Effectively present BI data by focusing on key insights aligned with strategic goals. Use clear visuals like charts and graphs to illustrate trends and patterns. Provide context and actionable recommendations based on data analysis. Tailor the presentation to your boss's preferences and priorities. Anticipate questions and be prepared to explain data interpretations. Emphasize the impact of insights on business outcomes to facilitate informed decision-making.
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Understanding your audience, particularly your boss, is essential for effectively communicating data insights. Here’s how to tailor your approach: Understand Your Audience: Prioritize understanding your boss's priorities, knowledge level, and communication style. Tailor Your Message: Align your presentation to their preferences, emphasizing clarity, brevity, and relevance to their goals. Use Clear Language: Communicate using familiar terms and avoid technical jargon unless they are well-versed in it. Highlight Relevance: Emphasize how the data insights directly impact their priorities and contribute to achieving their objectives.
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Knowing your audience is crucial when presenting BI data to your boss. Tailoring the presentation to their preferences, whether they're detail-oriented or prefer high-level insights, can make all the difference in how your insights are received and acted upon. Understanding their priorities and what drives their decision-making ensures your presentation is not just informative but truly impactful.
Selecionar as métricas certas é fundamental. Foco em KPIs (Indicadores-chave de desempenho) que se alinham com os objetivos do negócio. Se a sua empresa tem como objetivo aumentar a satisfação do cliente, destaque métricas como Net Promoter Score ou taxas de retenção de clientes. Ao apresentar dados que se relacionam diretamente com os objetivos estratégicos, você ajuda seu chefe a tomar decisões informadas que impulsionam a empresa.
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Every. Single. Presentation. Must. Connect. To. Metrics. Metrics are the key driver of value for the work we do. The OKRs, KPIs and KRIs, are the business's key and committed channels of value and every unit of work to run or change the business should improve one or many of these metrics. When presenting data or findings, the impact of the action items recommended should be in the form of a key metric improving by a specific amount. Treat the meeting as a session to test and debate the proposed hypothesis and its impacts. At the end of the meeting the action items will either be next steps to execute and achieve the intended impact or next steps to reevaluate the hypothesis and conclusions.
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Metrics are the facts that relate to the actions that are taken by business to drive the company forward. For example, say you are working in a BPO, and are tracking the number of issues resolved per day as a key metric. If you are only looking at a number as a whole and it is increasing m-o-m, it might look like the BPO is doing well. However, if you do not take into account , issues resolved per employee, it might not give you the correct picture. Hence selecting a set of KPI's that complement each other is key to understand the business actions.
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Como saber se meus resultados são bons ou ruins? Trabalhar com metas claras, bem construídas e bem divulgadas na companhia é a resposta mais valiosa que posso te dar. Um antigo chefe me falou uma vez e nunca mais esqueci: "Precisamos bater nossa meta dia após dia, para assim bater a meta do mês e assim atingir nosso objetivo do ano." As métricas de sucesso de cada área normalmente são muito diferentes: posso estar falando de vendas, margem, taxa de conversão, frequência, recorrência, quantidade de contatos no SAC, mas uma coisa é certa: Estamos sempre buscando ser melhores do que em dado período comparável.
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Complemente las métricas con análisis cualitativo, no hay inteligencia en el BI que solo presenta datos e índices; de lo contrario seríamos reemplazados por la IA. La experiencia es valiosa en la medida que nos brinda elementos para comprender las métricas y las relaciones entre ellas.
Auxílios visuais, como tabelas e gráficos , podem tornar dados complexos mais digeríveis. Use ferramentas como gráficos de barras para comparar figuras ou gráficos de linhas para exibir tendências ao longo do tempo. Certifique-se de que seus elementos visuais estejam limpos, não estejam confusos e que representem os dados com precisão. A codificação de cores pode ser usada para destacar informações importantes, mas use-a com moderação para manter a clareza.
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Visual communication should drive impact and action at a glance. Every drop of ink on the page/screen should communicate information. Every graph should communicate an insight. Every page/dashboard should communicate a conclusion and action plan. In the context of a presentation, optimize for narrative where the subject is introduced, the problem is clear, and the context is established. This visualization should ignite discussion about the options and which to choose. Key guidelines: -Use color intentionally (no more than 3-4) color should drive action/focus, not classification -Make the presentation printable - one page, use words, black/white friendly -The visual should communicate independently, no verbal context required
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As a Business Analyst, I emphasize the importance of clean, accurate visuals. Bar charts and line graphs are essential for comparing data and spotting trends. Use color sparingly (no more that 3 colors) to highlight key points without clutter. Effective data visualization drives better decision-making
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Visualizing data is crucial when presenting BI insights to your boss. Clear, concise visualizations can instantly communicate trends, outliers, and key metrics, making complex information more digestible and actionable. Whether it's through charts, graphs, or interactive dashboards, choosing the right visuals ensures that your boss can quickly grasp the story behind the data and make informed decisions.
Os dados contam uma história, e é seu trabalho narrá-la. Explique a importância dos dados e como eles se relacionam com os resultados de negócios. Evite simplesmente ler números; em vez disso, interprete-os, fornecendo informações sobre o que eles significam para a empresa. Essa abordagem ajuda seu chefe a entender as implicações dos dados e como eles devem influenciar suas decisões.
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Treat the narrative part of the presentation as an author recapping your journey. In the process of creating the data visualization, you traversed the complexity of the business, encountered obstacles and made friends along the way. Tell this story. First, establish who should be in the room. Invite those who helped you achieve the conclusions being presented. Their ability to join the discussion will be essential to form a robust action plan. Next, present the problem and its context (thesis), the paths of action available (usually 3 options), and your proposed plan of action (choose 1 of the options) Finally, foster a collaborative and mutually beneficial discussion. This is a skillset to practice independent of data visualization.
Além de apresentar dados, forneça insights acionáveis. Se as vendas caíram em uma determinada região, sugira investigar possíveis causas ou recomendar uma campanha de marketing direcionada. Ao oferecer soluções ao lado dos dados, você demonstra pensamento proativo e agrega valor ao seu papel como analista de BI.
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Once a course of action is chosen, the last remaining question is: do we have the resources necessary to execute, and if we don't, how can we get them? The insights alone may be interesting, but the plan of action will drive meaningful change. This is where we literally put money where our mouth is. What are the options to prioritize and fund the chosen course of action? If resources are fixed, this may mean deprioritizing other initiatives to find this initiative, or perhaps deprioritizing this initiative until a later date. If resources are not fixed, this may mean getting funding from other areas of the business or external investors/stakeholders.
Após sua apresentação, esteja disponível para perguntas e mais discussões. Incentive o feedback sobre o formato e o conteúdo da sua apresentação de dados para melhorar as comunicações futuras. Um acompanhamento também lhe dá a oportunidade de fornecer informações adicionais ou esclarecer pontos que podem não ter sido totalmente compreendidos durante a reunião inicial.
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To effectively present BI data to your boss, focus on clarity and relevance. Use visual aids like charts and graphs to highlight key trends and insights. Provide a concise narrative that aligns with business objectives and addresses specific decision-making needs. Summarize the main points, anticipate questions, and be prepared with actionable recommendations.
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