Quais são algumas estratégias para manter o público da conferência engajado e informado sobre as mudanças na agenda?

1 Usar um aplicativo móvel

Um aplicativo móvel é uma maneira conveniente e eficaz de se comunicar com os participantes da conferência em tempo real. Você pode usá-lo para enviar notificações por push, atualizar a agenda, compartilhar recursos e coletar comentários. Um aplicativo móvel também pode melhorar a interatividade e as oportunidades de networking de sua conferência, permitindo que os participantes participem de enquetes, questionários, salas de bate-papo e mídias sociais. Verifique se seu aplicativo é fácil de usar, seguro e compatível com diferentes dispositivos e plataformas.

2 Tenha um plano de backup

Não importa o quão bem você se prepare, você nunca pode prever ou controlar tudo o que pode acontecer em sua conferência. É por isso que você precisa ter um plano de backup para todos os cenários possíveis, como uma queda de alto-falante, uma queda de energia, um alarme de incêndio ou uma emergência de saúde. Um plano de backup deve incluir alto-falantes alternativos, locais, atividades e recursos que você pode ativar rapidamente, se necessário. Você também deve ter uma equipe de gerenciamento de crise que possa lidar com quaisquer questões urgentes e se comunicar com as partes interessadas relevantes.

3 Seja transparente e peça desculpas

Uma das piores coisas que você pode fazer como coordenador de conferência é manter seu público no escuro ou mentir para eles sobre mudanças na agenda. Isso só prejudicará sua reputação e credibilidade, e fará com que seus participantes se sintam frustrados e decepcionados. Em vez disso, seja transparente e peça desculpas sobre quaisquer mudanças que ocorram e explique as razões e soluções da forma mais clara e honesta possível. Você também pode oferecer algumas compensações ou incentivos, como reembolsos, descontos, vouchers ou brindes, para mostrar seu apreço e boa vontade.

4 Envolva o público

Outra maneira de manter o público da conferência engajado e informado sobre as mudanças na agenda é envolvê-lo no processo de tomada de decisão. Por exemplo, você pode pedir que eles votem em quais tópicos ou palestrantes eles preferem, ou que sugiram ideias ou perguntas para as sessões. Você também pode convidá-los a compartilhar seus comentários, opiniões e experiências por meio de pesquisas, depoimentos ou mídias sociais. Ao envolver o público, você pode fazer com que ele se sinta valorizado, respeitado e empoderado, além de obter insights sobre suas necessidades e preferências.

5 Proporcionar entretenimento e pausas

Mesmo que sua agenda de conferências seja impecável, seu público ainda pode perder o interesse ou a atenção se estiver sobrecarregado de informações ou entediado com o formato. É por isso que você precisa fornecer algum entretenimento e pausas durante toda a sua conferência para mantê-los envolvidos e atualizados. O entretenimento pode incluir desde música, jogos, curiosidades, concursos, até comédia, narrativa ou magia. As pausas podem incluir café, lanches, almoço, networking ou relaxamento. Entretenimento e pausas também podem ajudá-lo a preencher quaisquer lacunas ou atrasos causados por mudanças de agenda.

6 Acompanhe e agradeça

A última estratégia para manter o público da conferência engajado e informado sobre as mudanças na agenda é acompanhá-los e agradecê-los após a conferência. Você pode enviar a eles um e-mail, um boletim informativo, um certificado ou uma nota de agradecimento para expressar sua gratidão e apreço por sua presença e participação. Você também pode compartilhar os destaques, resultados e feedback da conferência e convidá-los a participar de seus eventos futuros ou assinar suas atualizações. Ao acompanhar e agradecer ao seu público, você pode criar relacionamento, lealdade e confiança, e também melhorar suas habilidades de coordenação de conferências.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?