Como você mede e melhora a qualidade e a precisão do seu relatório BIA?

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Uma análise de impacto nos negócios (BIA) O relatório é um documento crucial para qualquer planejamento de continuidade de negócios (BCP) processo. Ele identifica os impactos potenciais de várias interrupções em suas funções, processos e recursos críticos de negócios. Ele também ajuda você a priorizar suas estratégias e objetivos de recuperação com base na gravidade e probabilidade dos impactos. Mas como garantir que seu relatório de BIA seja preciso, abrangente e confiável? Aqui estão algumas dicas para medir e melhorar a qualidade do seu relatório BIA.

Principais especialistas neste artigo

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Kevin Finch, MBA, MBCI, GRCP, VMCE

Business Continuity Expert

1 Definir escopo e critérios claros

Antes de começar a coletar e analisar dados para seu relatório de BIA, você precisa definir o escopo e os critérios do seu projeto de BIA. Isso inclui determinar os objetivos, suposições, limites e limitações de sua BIA, bem como as principais partes interessadas, fontes de dados e métodos de coleta e validação de dados. Ao definir o escopo e os critérios, você pode evitar confusão, inconsistência e redundância em seu relatório de BIA.

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Kevin Finch, MBA, MBCI, GRCP, VMCE

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An important part of this is making sure you've got all of your critical terms defined. Often companies will set off down this path using homegrown or non-standard terms for various parts of the Business Continuity process, and it will lead to confusion down the road. I highly recommend going with trusted, industry-standard definitions for key terms related to scoping out your BIA and your BC program as a whole. Disaster Recovery Journal has an excellent online glossary that can clarify the definitions of the most common Business Continuity, Disaster Recovery, and Crisis Response terms.

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2 Colete dados relevantes e confiáveis

A qualidade do seu relatório BIA depende em grande parte da qualidade dos dados que você coleta. Você precisa reunir dados que sejam relevantes, confiáveis e suficientes para apoiar sua análise de impacto. Isso pode incluir dados sobre suas funções de negócios, processos, recursos, dependências, riscos, objetivos de tempo de recuperação, objetivos de ponto de recuperação e categorias de impacto. Você pode usar vários métodos para coletar dados, como entrevistas, pesquisas, workshops, observações e revisões de documentos. No entanto, você também deve verificar e validar os dados para garantir sua precisão, integridade e atualidade.

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3 Analisar e quantificar os impactos

Depois de coletar os dados, você precisa analisar e quantificar os impactos de várias interrupções em suas funções, processos e recursos de negócios. Você precisa considerar os impactos financeiros, operacionais, reputacionais, legais e regulatórios de cada cenário de interrupção, bem como a duração e a frequência dos impactos. Você pode usar várias ferramentas e técnicas para analisar e quantificar os impactos, como matrizes de impacto, escalas de impacto, classificações de impacto e cálculos de impacto. No entanto, você também deve aplicar seu julgamento profissional e bom senso para evitar superestimar ou subestimar os impactos.

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4 Priorizar e alinhar as estratégias e objetivos de recuperação

Com base na análise de impacto, você precisa priorizar e alinhar as estratégias e os objetivos de recuperação para suas funções, processos e recursos de negócios. Você precisa identificar as funções, processos e recursos mais críticos e sensíveis ao tempo que precisam ser restaurados o mais rápido possível após uma interrupção. Você também precisa determinar os objetivos de tempo de recuperação (RTOs) e objetivos de ponto de recuperação (RPOs) para cada função, processo e recurso, bem como as estratégias de recuperação e os recursos que podem ajudá-lo a alcançá-los. Você deve alinhar suas estratégias e objetivos de recuperação com suas metas de negócios e expectativas das partes interessadas.

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5 Comunicar e apresentar o relatório da BIA

O passo final é comunicar e apresentar o relatório da BIA às partes interessadas, tais como a gestão sénior, proprietários de empresas e membros da equipa do BCP. Você precisa garantir que seu relatório de BIA seja claro, conciso e consistente e que ele destaque as principais descobertas, recomendações e itens de ação. Você também deve usar formatos, tabelas, gráficos e diagramas apropriados para ilustrar e resumir o relatório BIA. Você deve solicitar feedback e sugestões de suas partes interessadas para melhorar e atualizar seu relatório de BIA conforme necessário.

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6 Revisar e atualizar o relatório BIA

Seu relatório BIA não é um documento estático. É um documento dinâmico e em evolução que reflete as condições e necessidades em mudança do seu negócio. Portanto, você precisa revisar e atualizar seu relatório de BIA regularmente, especialmente quando há mudanças significativas em seu ambiente de negócios, operações, riscos ou objetivos. Você também deve realizar auditorias e testes periódicos para avaliar a eficácia e a validade de seu relatório de BIA e suas estratégias e objetivos de recuperação. Ao revisar e atualizar seu relatório de BIA, você pode garantir que ele permaneça relevante, preciso e confiável para seu processo de BCP.

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Kevin Finch, MBA, MBCI, GRCP, VMCE

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Most sets of best practices recommend updating BIA information at least annually, and also whenever there's a significant change in business processes. Keep in mind that simple staff turnover can sometimes be a significant enough change to reexamine a department's BIA.

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