Como você mantém suas comunicações de acompanhamento eficazes?

1 Por que o acompanhamento é importante

A comunicação de acompanhamento não é apenas uma cortesia ou uma formalidade. É um passo crucial para estabelecer confiança, relacionamento e credibilidade com sua rede. Isso mostra que você está interessado, atento e confiável. Também ajuda você a reforçar sua marca pessoal, demonstrar sua experiência e criar oportunidades de colaboração. Sem acompanhamento, você corre o risco de perder a conexão ou ser esquecido entre as centenas de outros e-mails e mensagens que seus contatos recebem todos os dias.

2 Quando fazer o acompanhamento

Timing é tudo quando se trata de comunicação de acompanhamento. Você não quer esperar muito tempo ou ser muito insistente. Uma boa regra prática é enviar sua primeira mensagem de acompanhamento dentro de 24-48 horas após o contato inicial. Dessa forma, você pode refrescar sua memória, expressar seu apreço e sugerir um próximo passo. Se você não ouvir de volta, você pode enviar uma segunda mensagem de acompanhamento depois de uma semana ou mais, dependendo da urgência e relevância do seu motivo. Depois disso, você pode fazer o acompanhamento periodicamente, mas não mais de uma vez por mês, a menos que você tenha uma solicitação ou oferta específica.

3 Como fazer o acompanhamento

O formato e o tom da sua comunicação de acompanhamento dependem do contexto e do propósito da sua interação. Você pode usar e-mail, telefone, mídias sociais ou uma combinação deles, dependendo de sua preferência e das expectativas de seus contatos. No entanto, existem algumas orientações gerais a ter em mente: seja claro e conciso; pessoal e profissional; respeitoso e cortês; e prestativo e valioso. Ao escrever, não escreva parágrafos longos ou divage sobre tópicos irrelevantes - vá direto ao ponto rapidamente. Use marcadores, cabeçalhos ou listas numeradas para organizar suas informações e facilitar a digitalização. Seja educado e cortês - dirija-se a eles pelo nome, agradeça por seu tempo e não faça exigências ou imponha prazos. Mostre alguma personalidade e entusiasmo, mas não seja muito casual ou familiar. Finalmente, forneça algum valor ou benefício aos seus contatos - compartilhe informações, recursos ou insights úteis relacionados às suas necessidades ou interesses. Dê-lhes uma razão para responder ou agir.

4 O que evitar

É importante estar atento aos erros comuns ao se comunicar com seus contatos para manter uma boa reputação. Evite enviar muitas ou poucas mensagens, pois isso pode incomodar ou negligenciar seus contatos. Além disso, seja específico e direto em suas mensagens, evitando imprecisão e ambiguidade. Abster-se de ser negativo ou arrogante, pois isso pode ofender e alienar seus contatos. Em vez disso, concentre-se em construir relacionamento e confiança com humildade e educação. Encontre o equilíbrio certo de frequência e propósito em sua comunicação que se adapte à situação e ao relacionamento, incluindo uma chamada para ação clara ou pergunta que solicite uma resposta.

5 Como medir sua eficácia

O objetivo final de sua comunicação de acompanhamento é alcançar um resultado desejado, como obter uma referência, conseguir uma reunião ou fechar um negócio. Para medir sua eficácia, você deve monitorar sua taxa de resposta e analisar sua taxa de conversão. Além disso, analise a qualidade do relacionamento para determinar se suas mensagens são pessoais, profissionais e confiáveis. Uma alta taxa de resposta indica que suas mensagens são envolventes, relevantes e atraentes. Da mesma forma, uma alta taxa de conversão sugere que suas mensagens são persuasivas, valiosas e convincentes. Finalmente, uma alta qualidade de relacionamento mostra que você estabeleceu conexões fortes e duradouras com seus contatos.

6 Veja o que mais considerar

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