Como você lida com os desafios e conflitos de comunicação do programa?

1 Definir objetivos e requisitos de comunicação

O primeiro passo para integrar a comunicação do programa é definir os objetivos e requisitos de comunicação para o seu programa. Quais são as principais mensagens, públicos e canais para a sua comunicação? Com que frequência e em que formato você precisa se comunicar? Quais são as funções e responsabilidades de comunicação da equipe do programa e das partes interessadas? Ao responder a essas perguntas, você pode criar um plano de comunicação alinhado com a visão, o escopo e os resultados finais do programa e que atenda às necessidades e expectativas de seus parceiros de comunicação.

2 Estabelecer protocolos e padrões de comunicação

O próximo passo é estabelecer protocolos e padrões de comunicação para o seu programa. Essas são as regras e diretrizes que definem como, quando e por quem a comunicação será conduzida, documentada e armazenada. Por exemplo, você pode ter protocolos de comunicação para agendas de reuniões, atas, itens de ação, relatórios de status, solicitações de alteração e logs de problemas. Você também pode ter padrões de comunicação para qualidade, consistência e precisão de seus produtos e saídas de comunicação. Ao ter protocolos e padrões de comunicação claros, você pode garantir que sua comunicação seja eficaz, eficiente e transparente, e que siga as melhores práticas e normas do seu ambiente de programa.

3 Monitorar e avaliar o desempenho da comunicação

O terceiro passo é monitorar e avaliar o desempenho da comunicação durante todo o ciclo de vida do programa. Isso envolve coletar e analisar feedback, dados e métricas sobre suas atividades de comunicação, resultados e resultados. Por exemplo, você pode usar pesquisas, entrevistas, grupos de foco ou ferramentas de análise para medir a satisfação, o engajamento e o impacto de sua comunicação entre a equipe do programa e as partes interessadas. Você também pode usar indicadores, painéis ou scorecards para acompanhar o progresso, a qualidade e os resultados de sua comunicação em relação aos seus objetivos e requisitos de comunicação. Ao monitorar e avaliar seu desempenho de comunicação, você pode identificar e resolver quaisquer problemas, lacunas ou riscos de comunicação e melhorar sua eficácia e eficiência de comunicação.

4 Adaptar e melhorar estratégias e práticas de comunicação

O quarto passo é adaptar e melhorar suas estratégias e práticas de comunicação com base em seus resultados de monitoramento e avaliação e feedback. Isso envolve revisar e atualizar seu plano de comunicação, protocolos e padrões para refletir quaisquer alterações, lições aprendidas ou práticas recomendadas que surjam durante a execução do programa. Por exemplo, talvez seja necessário ajustar a frequência, o formato ou o conteúdo da comunicação para atender às necessidades, preferências ou expectativas em constante mudança da equipe do programa e das partes interessadas. Você também pode precisar adotar novas ferramentas, métodos ou técnicas de comunicação para melhorar sua qualidade, consistência ou precisão de comunicação. Ao adaptar e melhorar suas estratégias e práticas de comunicação, você pode garantir que sua comunicação permaneça relevante, responsiva e alinhada com os objetivos e o contexto do programa.

6 Integre a comunicação com outros processos e funções do programa

O sexto e último passo é integrar sua comunicação com outros processos e funções do programa, como planejamento, monitoramento, relatórios e gerenciamento de riscos. Isso significa que sua comunicação não é uma atividade separada ou isolada, mas uma parte de sua abordagem e sistema geral de gerenciamento de programas. Por exemplo, você pode usar seu plano de comunicação como uma ferramenta para alinhar e coordenar as atividades, os resultados e os resultados do programa com a equipe do programa e as partes interessadas. Você também pode usar suas saídas e resultados de comunicação como entradas e saídas para seus processos e funções de monitoramento de programas, relatórios e gerenciamento de riscos. Ao integrar sua comunicação com outros processos e funções do programa, você pode garantir que sua comunicação seja consistente, coerente e abrangente, e que ela apoie e melhore o desempenho e os resultados do programa.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?