Como você avalia e melhora a qualidade e a eficácia do seu plano de gestão de recursos?
Um plano de gerenciamento de recursos é um documento que descreve como você alocará e usará os recursos humanos, físicos e financeiros para seu projeto. Ele ajuda você a otimizar a eficiência e a eficácia de sua equipe, equipamentos e orçamento, além de evitar conflitos e escassez de recursos. Mas como avaliar e melhorar a qualidade e a eficácia do seu plano de gestão de recursos? Aqui estão algumas práticas recomendadas a serem seguidas.
A primeira etapa na criação de um plano de gerenciamento de recursos é identificar seus requisitos de recursos. Isso significa definir o tipo, a quantidade, a qualidade, a disponibilidade e o custo dos recursos necessários para cada tarefa e entrega do seu projeto. Você pode usar ferramentas como estrutura de detalhamento de trabalho (EAP), estrutura de detalhamento de recursos (EDR) e calendários de recursos para ajudá-lo nesse processo. Você também deve considerar as dependências, restrições e riscos que podem afetar suas necessidades de recursos.
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Alba M.
People Centric, Technology Driven Sr. Project Manager
I agree, and would add that resource experience is also important to success. Having a highly experiences resource may allow you to have less resources thus adding some cost saving.
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Amir Hesam Piri
Lead Project Manager at IranSamaneh
To improve resource management, regularly measure performance against objectives and metrics. Analyze resource allocation, utilization rates, and budget adherence. Seek feedback from stakeholders to identify areas for improvement. Stay updated on industry best practices and emerging technologies. Continuously monitor and adjust to changing circumstances. Prioritize transparency, communication, and flexibility to refine the plan and maximize effectiveness.
A próxima etapa é atribuir e programar seus recursos de acordo com o escopo, cronograma e orçamento do projeto. Você deve combinar as habilidades, a experiência e as preferências dos membros da sua equipe com as funções e responsabilidades do seu projeto. Você também deve alocar e reservar os equipamentos, materiais e instalações necessários para as atividades do projeto. Você pode usar ferramentas como gráficos de Gantt, diagramas de rede e técnicas de nivelamento de recursos para ajudá-lo nesse processo. Você também deve se comunicar e negociar com as partes interessadas, patrocinadores e fornecedores para proteger e confirmar suas atribuições e cronogramas de recursos.
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Alba M.
People Centric, Technology Driven Sr. Project Manager
In addition, you may want to confirm the allocation of each resource. Having resources for too little allocation could hamper the estimated progress.
A terceira etapa é monitorar e controlar o uso de recursos durante todo o ciclo de vida do projeto. Isso significa acompanhar e medir o desempenho real e o consumo de seus recursos em relação às linhas de base e objetivos planejados. Você deve usar ferramentas como análise de valor agregado (EVA), análise de variância e análise de tendência para ajudá-lo nesse processo. Você também deve identificar e resolver quaisquer problemas, alterações ou desvios que possam afetar a disponibilidade, alocação ou utilização de recursos.
A etapa final é avaliar e melhorar seu plano de gerenciamento de recursos com base no feedback, nas lições aprendidas e nos resultados do seu projeto. Isso significa revisar e avaliar a qualidade e a eficácia de seus processos, métodos e ferramentas de gerenciamento de recursos. Você deve usar ferramentas como pesquisas, entrevistas, auditorias e relatórios para ajudá-lo nesse processo. Você também deve documentar e compartilhar suas descobertas, recomendações e práticas recomendadas com sua equipe de projeto, partes interessadas e organização.
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