Como você desenvolve e mantém uma política e um processo de gerenciamento de recursos em sua organização?

1 Defina suas metas de gerenciamento de recursos

A primeira etapa no desenvolvimento de uma política e um processo de gerenciamento de recursos é definir suas metas de gerenciamento de recursos. Esses são os resultados que você deseja alcançar gerenciando seus recursos de forma eficaz. Usando a estrutura SMART, você pode definir metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo. Por exemplo, convém alinhar seus recursos com o escopo, o cronograma e o orçamento do projeto, garantir que seus recursos tenham as habilidades, a disponibilidade e a motivação certas, evitar conflitos de recursos, superalocação e subutilização, melhorar a utilização e a produtividade dos recursos e melhorar o desempenho e a satisfação dos recursos.

2 Estabeleça suas funções e responsabilidades de gerenciamento de recursos

A próxima etapa é estabelecer suas funções e responsabilidades de gerenciamento de recursos. Estas são as tarefas e deveres que diferentes partes interessadas têm em relação aos seus recursos. Por exemplo, o gerente de projeto é responsável por planejar, alocar e monitorar os recursos do projeto, enquanto o gerente de recursos é responsável por fornecer, gerenciar e desenvolver os recursos organizacionais. A equipe do projeto é responsável por executar as tarefas do projeto e relatar o status do recurso, e o patrocinador do projeto é responsável por aprovar e apoiar as decisões de gerenciamento de recursos. Além disso, as partes interessadas do projeto são responsáveis por comunicar e colaborar com a equipe do projeto e fornecer feedback sobre os resultados dos recursos. Para definir e documentar as funções e responsabilidades de gerenciamento de recursos, você pode usar uma matriz RACI.

3 Desenvolva seu plano de gerenciamento de recursos

A terceira etapa do ciclo de vida do projeto é desenvolver um plano de gerenciamento de recursos. Este documento deve incluir os tipos, quantidades e características dos recursos necessários, a representação hierárquica dos recursos por categoria e tipo, a atribuição dos recursos às tarefas e atividades do projeto, o ajuste da alocação de recursos para equilibrar a demanda e a oferta de recursos, o rastreamento e o relatório do status e do desempenho dos recursos, e a identificação e resolução dos problemas e alterações de recursos. Para desenvolver o plano, você pode usar calendários de recursos, histogramas, gráficos de Gantt e aplicativos de software.

4 Implementar sua política e processo de gerenciamento de recursos

A quarta etapa é implementar a política e o processo de gerenciamento de recursos, que envolve a execução do plano de gerenciamento de recursos e o acompanhamento da política de gerenciamento de recursos. Essa política deve incluir princípios, padrões, procedimentos e ferramentas de gerenciamento de recursos. Para implementar com sucesso sua política e processo de gerenciamento de recursos, você pode usar várias estratégias e habilidades, como comunicação, negociação, motivação e feedback.

5 Avalie os resultados e os impactos do gerenciamento de recursos

Avaliar os resultados e impactos do gerenciamento de recursos é a etapa final do processo. Isso envolve medir e analisar os resultados e efeitos de seus esforços de gerenciamento de recursos. Para fazer isso, você deve considerar métricas de gerenciamento de recursos, relatórios, revisões e lições aprendidas. Pesquisas, entrevistas, auditorias e painéis são alguns dos métodos e ferramentas que você pode usar para avaliar os resultados e impactos do gerenciamento de recursos. Isso ajudará você a comunicar suas descobertas de gerenciamento de recursos, avaliar suas conquistas e obter insights para melhorar suas práticas de gerenciamento de recursos.