Como identificar e gerenciar as expectativas das partes interessadas na coordenação do programa?

1 Por que as expectativas são importantes?

Expectativas são as crenças ou premissas que as partes interessadas têm sobre o programa, seus resultados e seu desempenho. Eles podem influenciar como percebem, avaliam e apoiam o programa, bem como como interagem com você e outras partes interessadas. As expectativas também podem mudar ao longo do tempo, dependendo do contexto do programa, do progresso e do feedback. Por isso, é essencial entender e alinhar as expectativas dos seus stakeholders, principalmente aqueles que possuem alto nível de influência ou interesse no programa.

2 Como identificar expectativas?

O primeiro passo para gerenciar as expectativas é identificá-las, o que pode ser feito por meio de uma análise das partes interessadas. Essa é uma maneira sistemática de mapear quem são seus stakeholders, o que eles querem e como se relacionam com o programa. Fazer isso pode ajudá-lo a identificar as principais partes interessadas e seus papéis, responsabilidades e expectativas; avaliar o nível de influência e interesse de cada parte interessada; compreender as fontes, direcionadores e indicadores de expectativas; identificar eventuais lacunas, conflitos ou riscos relacionados às expectativas; e comunicar e interagir com as partes interessadas para validar e esclarecer as expectativas. Existem diferentes ferramentas e métodos que você pode usar para conduzir uma análise de partes interessadas, como matrizes de stakeholders, redes de interesse de energia, pesquisas, entrevistas, grupos de foco ou workshops. Além disso, documentos existentes, como planos de programa, relatórios, contratos ou acordos, podem ser usados para extrair informações sobre expectativas.

3 Como gerir expectativas?

Depois de identificar as expectativas de seus stakeholders, é importante gerenciá-las durante todo o ciclo de vida do programa. Isso inclui alinhar as expectativas com objetivos, escopo e recursos; negociar e documentar expectativas de forma clara; monitorar e medir expectativas em relação ao desempenho e entregas; comunicar e comunicar os progressos de forma regular e transparente; gerenciar quaisquer mudanças ou problemas que possam afetar as expectativas; e avaliação e revisão de resultados. Gerenciar expectativas não é uma tarefa única, mas um processo contínuo que requer comunicação, colaboração e adaptação. Para fazer isso, você pode usar ferramentas como planos de gerenciamento de expectativas, matrizes RACI, metas SMART, painéis, scorecards ou loops de feedback.

4 Como lidar com expectativas irrealistas ou conflitantes?

Às vezes, você pode encontrar expectativas irrealistas ou conflitantes de seus stakeholders, o que pode apresentar dificuldades e riscos para seu programa. Expectativas irrealistas são aquelas impraticáveis, atingíveis ou em desacordo com a realidade do programa. Expectativas conflitantes são aquelas que são incompatíveis, contraditórias ou em competição entre si ou com os objetivos do programa. Exemplos de tais expectativas podem incluir esperar mais benefícios do programa do que o originalmente planejado ou acordado; esperar que o programa seja concluído mais rápido ou mais barato do que realisticamente possível; esperar que o programa aborde ou resolva problemas fora de seu escopo; esperar que o programa atenda às necessidades de um grupo de stakeholders em detrimento de outro; e esperar que o programa siga padrões diferentes dos estabelecidos. Para atender a essas expectativas, você deve identificar suas causas e fontes, comunicar e educar as partes interessadas sobre a lógica e o escopo do programa, negociar e se comprometer com as partes interessadas para encontrar um terreno comum, gerenciar quaisquer riscos que possam surgir das expectativas e escalar para a alta administração, se necessário. Lidar com expectativas irrealistas ou conflitantes pode ser árduo, mas também é uma oportunidade para construir confiança com as partes interessadas e mostrar sua liderança e capacidade de resolução de problemas.

5 Como melhorar suas habilidades de gerenciamento de expectativas?

O gerenciamento de expectativas é uma habilidade fundamental para a coordenação do programa, pois pode afetar a qualidade, a eficiência e a eficácia do seu programa. Para melhorar essa habilidade, busque feedback e aprenda com suas experiências e melhores práticas de outros coordenadores de programa. Atualize e refine regularmente sua análise de partes interessadas e seu plano de gerenciamento de expectativas para acomodar o ambiente e as necessidades do programa em mudança. Ferramentas e técnicas apropriadas devem ser usadas para identificar, gerenciar e comunicar expectativas, bem como medir e relatar o desempenho e os resultados do programa. Também é importante construir relacionamentos positivos com seus stakeholders e promover uma cultura de colaboração e transparência. Se você enfrenta desafios ou dificuldades com o gerenciamento de expectativas, busque apoio de colegas, mentores ou coaches. Em última análise, melhorar suas habilidades de gerenciamento de expectativas pode ajudá-lo a aprimorar suas competências de coordenação de programas e oferecer programas mais bem-sucedidos e sustentáveis.

6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?