لجنة الإنتماءات/ميزانية 2012/13

قامت لجنة الإنتماءات بإرسال طلب هذه الميزانية بنهاية شهر جوان 2012 و تم الموافقة عليها بنهاية شهر أغسطس 2012 من قبل مجلس الأمناء لمؤسسة ويكيميديا. يتم إدارة هذه الميزانية على أساس "العملية الداخلية حول الإنفاق" و الموافقة عليها في شهر سبتمبر.

طلب الميزانية

تم تكليف لجنة الإنتماءات (المعروفة سابقا بلجنة الفصول) من قبل مجلس الأمناء لوضع خطة للتعامل بفاعلية مع نطاقها الموسع. و وفقا لهذا الطلب، تقدم لجنة الإنتماءات طلب الميزانية التالية للأخذ بين الإعتبار من قبل المجلس في أجتماعه شهر يوليو لسنة 2012.

تم مناقشة طلب الميزانية هذا في الملتقى الشخصي المباشر للجنة في شهر مارس 2012 و تم توسيعه منذ ذلك الحين و تم الموافقة عليه بموجب قرار. يحاول هذا الطلب حساب قيمة الطلبات العديدة، و لا يحتاج بالضرورة إلى إستحداث أموال جديدة، هو مجرد تخصيص مناسب و تركيز للبرامج الموجودة بالفعل، و توسيع لنطاق التسهيلات المقدمة إلى اللجنة من خلال ميزانية المجلس.

• ميزانية السفر: 15000 دولار
• الإجتماع الشخصي المباشر السنوي: 25000 دولار
• المنحات الدراسية لويكيمانيا: 10000 دولار
• منح بدأ العمل للفرع: 10000 دولار
• دوام الموظفين: 75 ساعة
• المجموع: 60000 دولار

عرض الأسباب

ميزانية السفر

ترى اللجنة أنه من المفيد لها القيام بزيارات شخصية للبلدان التي تحتوى على مجموعات فصل ناشئة. في الماضي، كانت الموافقة على السفر تتم على أساس قضية بقضية من ميزانية المجلس و قد تأثرت قرارات السفر من خلال اعتبار زيارة البلدان التي لها قدرة عالية بالفعل في إنشاء فصل (على سبيل المثال، البلدان التي تحتوي من 15-20 مهتما حاضرا على الأقل). التوسع في شبكة الفرع، و بخاصة العتبة الدنيا لإنشاء مجموعة مستخدمين تعني أن زيارة من اللجنة لها معنى أكثر في معظم الحالات.

يمكن أن تأخذ لجنة السفر عددا من الأشكال و تخدم عددا من الغايات. و تزور البلدان في طور التنمية المبكرة للنشاطات خارج النت، حيث يمكن للزيارة أن تشرح الدعم الصافي الذي يمكن أن تقدمه حركة ويكيميديا، الطريق إلى الإنتماء و بالعموم المساعدة في تنشيط و إنعاش المجموعة. القيام بزيارات إلى مؤتمرات إقليمية في المناطق التي بها بلدان بدون فروع محلية يمكنها خدمة نفس الغايات بالإضافة يمكنها تسهيل الإتصال الأولي بين اللجنة والمجموعة الناشئة. في بعض الحالات زيارة بلد بها مجموعة نشطة تحاول الوصول إلى حالة الإنتماء يمكنه أن يساعد في تحريك الطلب إلى الأمام من خلال السماح بتقصي الحقائق، و عملية مراجعة تفاعلية، بالإضافة إلى فوائد تقاسم المعنويات و المعرفة.

تعتبر القيمة المطلوبة الحد الأعلى السنوي، و ستحاول اللجنة الحد من التكاليف حيثما أمكنها ذلك.

الإجتماع السنوي

لأجل أداء أفضل للجنة تم إضافة إجتماع سنوي إلى الميزانية من أجل إمكانية مراجعة العمليات. و بناءً على التوقيت و المشاركة في الموقع (على سبيل المثال، إجتماع فصل برلين أو ويكيمانيا) الميزة الإضافية للإجتماع هي القدرة على الإلتقاء و خوض مناقشات في العمق مع ممثلي المجموعات المتقدمة بطلباتها و مجلس الأمناء (حركة أدوار المجموعة).

يظم تقدير الكلفة السفر لكل الأعضاء العشرة للجنة و ربما غيرها من الحدمات اللوجستية (تكلفة غرفة الإجتماع). سوف تختلف التكاليف الفعلية بناء على موقع الإجتماع، عدد أعضاء اللجنة الذين قاموا بترتيب سفرهم من خلال أموال أخرى و إمكانية تقديم الشريك المشارك قاعة الإجتماعات و الخدمات اللوجستية مجانا. ستحاول اللجنة الحد من النفقات قدر الإمكان، كما ينبغي على المبلغ المطلوب تغطية إنعقاد الإجتماع في حال فشلت بعض أو كل هذه المحاولات.

المنح الدراسية لويكيمانيا

ويكيمانيا هي الملتقى العالمي لمجتمع ويكيميديا. إن تقديم المنح الدراسية لويكيمانيا هو الآلية التي من خلالها، يتم ضمان تمثيل غير الممثلين أو المجالات ذات الأولوية في المؤتمر؛ و مع ذلك، تبين التجارب السابقة أنه لا يوجد عادة متلقون للمنح الدراسية في البلدان التي تحتوي على فصول ناشئة أو فروع أخرى. و لتصحيح هذا التحيز، ترغب اللجنة في طلب إتخاذ أعتبار خاص للبلدان التي بها مجموعات مقدمة للطلب و إلى قادة هذه المجموعة.

نود تخصيص حوالي 5 منح دراسية للمرشحين/البلدان التي أوصت بهم اللجنة، من خلال تموين اللجنة بالميزانية المطلوبة لهذه الغاية و السماح لها بإختيار المتقدمين من بين اللذين لم يتأهلوا للحصول على المنحة الدراسية لمؤسسة ويكيميديا من خلال نفس العملية التي تستعملها الفصول عند تقديم المنح الدراسية. يستند التقدير على حوالي 200 دولار/للشخص كتكلفة للتسجيل و السكن، و تعتمد تكاليف السفر المجهولة على مكان المتقدمين بالطلبات.

سيكون حضور الأشخاص الحاصلين على منحة اللجنة الدراسية مفيدا من ناحيتين: 1- سيعرض متلقي المنحة الدراسية للمجتمع الدولي، و يمنحهم الأفكار و فرص التواصل 2- سيسمح ذلك لممثلي اللجنة الحاليين بالقيام بمناقشات مع المتلقين (على سبيل المثال، لشرح العملية، أو تسهيل قرار الأسئلة المفتوحة في عملية الموافقة). بالنظر إلى أن مقدمي الطلبات سيأتون من بلدان يوجد بها فروع محلية قيد الإنشاء أو في مراحل التنسيق، نتوقع أن يبقى المتلقون أعضاءً في المجتمع لفترة طويلة و أن مساهماتهم ستعود بآثار رجعية مفيدة لفترة أطول.

منح بدأ العمل للفروع

تم تفويض لجنة الفصول بسلطة الموافقة على "ميزانيات بدأ العمل للفرع، ضمن المبلغ المخصص من قبل مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا". و قبل ذلك، كان يسمح لمنسق الفصل بمنح تمويل للفصول الجديدة بتكاليف معينة لبدأ التشغيل و تم نقل هذه الحقوق إلى اللجنة. في السنوات الماضية لم يتم إعلام اللجنة بتخصيص الميزانية لمثل هذا الغرض، و بالتالي لم تعد تستخدم هذه الخدمة لمساعدة الهيئات الجديدة في خطواتها الأولى. نود أن نطلب من المجلس تقديم مثل هذه المخصصات في السنة المالية القادمة.

تود اللجنة إستخدام هذا التسهيل لتوفير منح صغيرة و غير مقيدة (أو منح مقيدة من أجل الأهداف المسطرة في الوفود المرتبطة) لصالح مجموعات الفصول المعترف بها حديثا و إذا أمكن المنظمات الأخرى التابعة للمساعدة في تكاليف بدأ التشغيل الخاصة بهم و السماح لهم بالتركيز على النشاطات البرنامجية من البداية.

كما نود إستخدام نظام البنية التحتية القائم لمنح لمؤسسة ويكيميديا لهذه الغاية للسماح بالشفافية و الإستفادة من الخلفية المؤسسية القائمة. و مع ذلك، نلاحظ أن المعايير الحالية (على سبيل المثال، تم طلب 500 دولار كحد أدنى) و عملة المراجعة المكثفة قد لا تكون حلا مثاليا للمجموعات الجديدة و التي قد تكون نفقاتها أقل أو تكون خائفة بسبب مستوى التدقيق للحصول على منحة التي من شأنها تغطية النفقات الإدارية فقط. نطلب أن يتم فتح برنامج المنح، للمنح الموافق عليها من قبل اللجنة (إلى حد بنود الميزانية المخصصة لمثل هذه المنح) حتى و إن فشلوا في تحقيق بعض المعايير (على سبيل المثال، تلك المتعلقة بالحد الأدنى للمبلغ)، و أن يتعاون فريق العمل و أعضاء المجتمع المديرين لبرنامج المنح مع اللجنة لضمان صرف هذه المنح بسرعة و رصدها من خلال النظم الحالية.

دوام الموظفين

العمل مع الفروع هو جزء من الواجبات الطبيعية لمعظم موظفي مؤسسة ويكيميديا؛ و مع ذلك، يتطلب عمل و وجود اللجنة تخصيص بعض من دوام الموظفين للجنة بالتحديد لعملها بشكل فعال.

تتوقع اللجنة الحاجة إلى المخصصات التالية. نلاحظ أن هذا أول طلب من نوعه من اللجنة، لقد قدرنا فقط و لم نقس الدوام اللازم للموظفين حتى في الحالات التي يوجد فيها سابقة ماضية مساعدة الموظفين للجنة. تحدد الأوقات على أساس سنوي.

• وقت تنسيق السفر: 25 ساعة - 1 ساعة لكل طلب سفر، حوالي 10-15 طلب في السنة لترتيب لوجستيات السفر و التعامل مع التسديدات؛ 10 ساعات إضافية للخدمات اللوجستية لإجتماع اللجنة السنوي
• منح ويكيمانيا الدراسية: 5 ساعات من الوقت للشخص المتعامل مع المنح الدراسية
• منح بدأ العمل للفروع: 15 ساعة من الوقت للشخص المتعامل مع منح مؤسسة ويكيميديا
• الموظفون المراقبون المدعوون: 25 ساعة لمراقبة القائمة البريدية و تقديم النصح
• القانوني: 5 ساعات
• المجموع: 75 ساعة عمل لحوالي 4 موظفين مختلفين

ستقوم اللجنة بطلب النصح أو المساعدة من طرف موظفين آخرين من وقت لآخر إذا أمكنهم تعزيز عمل اللجنة على سبيل المثال من خلال تقديم معلومات مبنية على الأسفار التي قاموا بها نيابة عن عملهم، أو تعليم المتطوعين المحليين حول الفروع في رحلاتهم الرسمية.