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Wikimedia España/Manual de procesos internos

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Este documento regula con la máxima brevedad posible el funcionamiento de los procesos de comunicación de WM-ES.

Planteamiento general

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Se utilizan listas de distribución de e-mail por ser el método que permite un mejor compromiso para una comunicación asíncrona. Las listas se utilizarán para la toma de decisiones, la comunicación en general, y gestión de proyectos.

Para la elaboración en común de documentos se utilizará el wiki de la asociación o la de la junta, según el caso.

El uso de las listas no necesariamente debe llevar adjunto toda la documentación necesaria para su cometido; se puede utilizar naturalmente el enlazado a contenidos.

Enmiendas:

Estructura de equipos y proyectos

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  • Junta Directiva, elegida según los estatutos.
  • Equipo de trabajo, compuesta por la junta directiva y otros socios que la Junta determine según criterios de operatividad.
  • Socios, tal como se determina en los estatutos.
  • Equipos de proyecto, compuestos por socios voluntarios. Cada equipo se dedicará a un proyecto concreto. El equipo de cada proyecto debe tener un representante o enlace en el Equipo de trabajo de la asociación, encargado de informar en ambas direcciones.
  • Ejemplo: Equipo GLAM, Equipo Wiki Loves Monuments, Agrupaciones locales...

Enmiendas:

Estructura de listas de correo

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Enmiendas:

Listas principales

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  • Utilizada por la Junta Directiva.
  • Otras personas pueden escribir a ella para comunicarse con la Junta, pero no leer sus contenidos.
  • Los archivos por lo tanto son privados.
  • Utilizada por personas pertenecientes a la junta directiva y otras personas [muy] activas en el trabajo de la asociación.
  • La Junta Directiva decide quién pertenece a equipo@, y quién debe abandonar el equipo. La pertenencia es una cuestión puramente operativa.
  • La gran mayoría de las operaciones estratégicas de la asociación se tratan en esta lista.
  • Los archivos son privados.
  • Todos los miembros de equipo@ deberían leer esta lista.
  • Utilizada por los socios de la asociación.
  • En ella se da la comunicación entre los socios, y los anuncios de las demás estructuras con los socios.
  • Los archivos son públicos.

Listas de toma de decisiones

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Las dos listas siguientes se utilizan exclusivamente para conocer el estado de los proyectos y para tomar decisiones de forma ágil y ordenada.

  • Utilizada por los miembros de equipo@.
  • A ella únicamente se envían:
  • Anuncios de decisiones a tomar (según formato estándar).
  • Anuncios de decisiones tomadas (según formato estándar).
  • La discusión relacionada se lleva a cabo en las listas o wikis correspondientes, pero no en esta lista.
  • Miembros de @equipo deben leerla.
  • Utilizada por los miembros de equipo@
  • A ella únicamente se envían:
  • Informes de eventos, reuniones, proyectos, etc (según formato estándar, de cara a la memoria de actividades)
  • La discusión relacionada se lleva a cabo en las listas o wikis correspondientes, pero no en esta lista.
  • Miembros de @equipo deberían leer esta lista

Listas de proyectos

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Para permitir un trabajo organizado y sin interferencias, los responsables de proyectos que van surgiendo pueden solicitar a la Junta la creación de listas independientes.

Ej: [email protected], [email protected], [email protected]...

Procesos de trabajo

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Creación de proyectos

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  • Cualquier socio o grupo de socios puede presentar a Equipo@ un proyecto escrito que debe contener, como mínimo, unos objetivos claros, un plan para alcanzarlos, una lista con los integrantes iniciales del grupo y un coordinador del proyecto. Equipo@ puede requerir información adicional al grupo, antes de autorizar el proyecto.
    • Equipo@ decide la denegación o aprobación del proyecto. En caso de aprobarse, nombra un representante que mantendrá la comunicación con el coordinador del proyecto, que podrán ser la misma persona. Posteriormente podrá sustituir al representante por otra persona.
    • El Representante, que seguirá las instrucciones de Equipo@, es responsable de informar a Equipo@ y al Coordinador, respectivamente, de forma periódica según las estipulaciones de Equipo@.
  • Se crean las necesarios recursos, que generalmente incluyen una lista propia de distribución, y comienza el trabajo del proyecto.
  • La Junta está facultada para tomar decisiones acerca de la marcha del proyecto, su funcionamiento, miembros, etc.

Enmiendas:

Realización de informes

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Los responsables de eventos, reuniones, proyectos, o de cualquier situación susceptible de ser informada, pueden enviar un informe de lo ocurrido a equipo-informes@. También deben enviar un informe sobre los extremos que previamente haya establecido la Junta Directiva.

En el caso de los proyectos concretos con un grupo de trabajo establecido, el representante del proyecto, perteneciente a equipo@, será el encargado de enviar el informe correspondiente a equipo-informes@ (el informe puede haber sido realizado por otra persona del proyecto).

Coordinados por el Equipo, los representantes pueden informar a sus respectivos proyectos de cuestiones referentes a otros proyectos que pudieran ser de su interés.

Enmiendas:

Toma de decisiones

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A la hora de tomar una decisión, la persona que propone la cuestión (dentro de equipo) debe enviar un mensaje sencillo a equipo-decisiones@ con el siguiente formato:

QUIÉN
  • Representante del equipo de prensa
QUÉ
  • Agregar al Equipo de Prensa al socio X como coordinador
CUÁNDO
  • 10 de Febrero de 2011
POR QUÉ
  • Lo ha solicitado formalmente[1], necesitamos a alguien en ese puesto, viene recomendado por Y, ha pedido que tomemos la decisión antes del 15 de febrero.

[1] http://www.wikimedia.org.es/solicitudes/X_candidato_a_equipoprensa

Es decir: Quién propone la decisión, qué se propone, cuándo se cierra el periodo de decisión, y motivos de la propuesta.

El proponente es el encargado de hacer el seguimiento.

Una vez se cumple el plazo establecido, el proponente ha de enviar un mensaje con el siguiente formato:

DECISIÓN
  • X pasa a ser coordinador del equipo de prensa.
  • 5 a favor
  • 0 en contra
  • 1 abstención
  • 1 no votó

Mensaje Reenviado:

QUIÉN
  • Representante del equipo de prensa
QUÉ
  • Agregar al Equipo de Prensa al socio X como coordinador
CUÁNDO
  • 10 de Febrero de 2011
POR QUÉ
  • Lo ha solicitado formalmente[1], necesitamos a alguien en ese puesto, viene recomendado por Y, ha pedido que tomemos la decisión antes del 15 de febrero.

[1] http://www.wikimedia.org.es/solicitudes/X_candidato_a_equipoprensa

Las votaciones se llevan a cabo en equipo@ o en junta@, nunca en equipo-decisiones@, que únicamente sirve para comunicar las decisiones a tomar y sus resultados. Las llamadas o recordatorios posteriores a la convocatoria también se realizan fuera de equipo-decisiones@.

Enmiendas:

Equipo de Comunicación

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El Equipo de Comunicación se establecerá como un proyecto aparte, y deberá crear sus propias reglas de funcionamiento internas para lograr la máxima eficiencia. En cualquier caso, toda comunicación pública escrita deberá ser supervisada por equipo@, e idealmente aprobada por la Junta o en quien ésta delegue.

Otros

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Enmiendas:

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