メタ情報を追加して文書を管理する - SharePointのチュートリアル

このレッスンでは メタ情報を追加して 文書管理する方法を解説します。 まず列を作成したいと思います。 「日付」を選び 「有効期限」としたいと思います。 次に「個人」を選び 「文書管理者」としたいと思います。 次は「選択肢」で 「管理部門」 「選択肢」は「営業」「製造」 「企画」とします。 最後に「文書の種類」 こちらは「その他」から 「管理されたメタデータ」を 選択します。 この「管理されたメタデータ」は 全体管理サイトで作りました 用語ストア、こちらのデータを 引っ張ってくることができます。 今回は「用語セットのカスタマイズ」から このサイトコレクション内で使える 用語セットを作りたいと思います。 まず「用語の作成」から 「チラシ」 「価格表」 「設計図」 「顧客情報」 「仕入れ情報」とします。 そして OK ボタンをクリックします。 これで列が作成できました。 次に「ライブラリの設定」から 「有効期限」列をクリックし 初期値を設定してみたいと思います。 まず「計算値」で ［ToDay］ 365 日と そして OK ボタンをクリックします。 それではドキュメントライブラリを 開きます。 作成した列情報 こちらは今はブランクのままです。 それではクイック編集で 一括更新してみたいと思います。 次に「文書管理者」 「管理部門」 「文書の種類」 これでクイック編集を終了します。 一括で更新することができました。 次にファイルを アップロードしてみたいと思います。 それではドラッグ＆ドロップで ファイルをアップロードします。 アップロードできました。 有効期限はデフォルト値の 365 日後に設定されます。 次にアップロードしたファイルの メタ情報を更新したいと思います。 詳細ウィンドウを開きますと 「プロパティ」がありますので 「すべて編集」 こちらをクリックします。 そして「文書管理者」も 「管理部門」も 「文書の種類」も ここで入力できます。 そして「保存」を押しますと プロパティの更新が終わります。 このレッスンでは メタ情報を追加して 文書管理する方法を解説しました。