文書管理の要件 - SharePointのチュートリアル

このレッスンでは 文書管理の要件を解説します。 SharePoint で文書管理を行うには 次のことが大事だと考えています。 まずセキュリティで守られていること。 きちんと管理されてある Active Directory でユーザーを管理し 適切な権限設定することで セキュリティを保つことができます。 また一目で重要文書が 保管されていることがわかるような デザインを決めて ヒヤリハット対策を行うことも可能です。 SharePoint の機能で データ損失防止ポリシー、 DLP と呼ばれる機能で サイト上にある機密情報を 特定することも可能です。 次に適切な権限を設定することができる ユーザーに対して 容易に権限設定が できることは大事です。 運用が大変だと 必要な対策の漏れが発生する 可能性があるためです。 SharePoint グループや セキュリティグループを利用することで 適切な権限設定をすることができます。 次に必要なときに必要な文書を参照できる。 SharePoint は様々なデバイスに 対応しています。 パソコン、タブレット、 スマートフォンからのアクセスを 適切な画面で開くことができます。 SharePoint Server 2019 から導入された モダンデザインのサイトは レスポンシブ対応だからです。 そのため様々なデバイスで 文書を参照することができます。 また検索機能を使用することで 目的のファイルを見つけることもできます。 次に Office とシームレスに 連携できることが重要です。 作成したファイルは 更新できる、表示できることは とても大事です。 開くことができない文書ファイルでは 適切な文書管理ができているとは 言えません。 次にテンプレートの管理ができる たくさんの種類の文書を管理するには テンプレート管理が重要です。 SharePoint のライブラリに テンプレートを設定することで 最新のテンプレートが適用された文書を 作成することができます。 最後に文書の承認ができることも大事です。 作成した文書が適切であることを 証明することが大事なのです。 ワークフローを設定することで 承認した文章のみ 公開することができます。 このレッスンでは 文書管理の要件を解説しました。