メタ情報を追加して管理する - SharePointのチュートリアル

このレッスンではメタ情報を追加して ファイルを管理する方法を解説します。 まずドキュメントライブラリを開きます。 そしてリボンメニューの［ライブラリ］＞ ［作成］ボタンをクリックします。 列名は「有効期限」と してみたいと思います。 そして列の種類は 日付型にしてみたいと思います。 では有効期限の初期値を 入れてみたいと思います。 初期値は計算値として Today ＋ 365 登録の１年後とします。 ［OK］をします。 これで列が追加されました。 あと何個か列を追加してみます。 ［作成］ボタンをクリックします。 文書管理者ですね。 「文書管理者」列の種類は ［ユーザーまたはグループ］、 そして登録できるものは ［ユーザーのみ］ SharePoint グループは 対象としません。 そして［OK］をクリックします。 次は「管理部門」を登録したいと 思います。 列の種類は［選択肢］とします。 そして選択肢を入力します。 表示形式は［ドロップダウンメニュー］に してみたいと思います。 初期値は「営業部」としておきます。 そして［OK］ボタンをクリックします。 文書の種類の列の種類は ［管理されたメタデータ］を選択します。 ［用語セットのカスタマイズ］をします。 そして用語を作成します。 これで登録されました。 次に初期値も入れておきたいと思います。 初期値は［顧客情報］に しておきたいと思います。 そして［OK］をクリックすると 列も追加されます。 ではドキュメントライブラリに ファイルを登録してみます。 これでファイルを登録できました。 この中で初期値が設定されてあるものは 初期値が設定されます。 次に作成したメタ情報を 一括で変更してみます。 まずリボンメニューの ［ライブラリ］から［ビューの作成］、 そして［データシートビュー］、 ビューの名前は適当に 「データーシートビュー」としてみます。 今回は［更新日時］と［更新者］は 更新対象になりませんので クリックして外します。 そして表示順を変更したい場合は この並び順を変更することで 表示順が変わります。 試しに「管理部門」を後ろに もってきたいと思います。 すると、「文書の種類」が表示順が ７番に変わりました。 あとは登録することで データシートビューを使うことができます。 それでは一括変更を…