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文書管理の要件

文書管理の要件 - SharePointのチュートリアル

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文書管理の要件

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このレッスンでは、文書管理の 要件を解説します。 まず、文書管理の要件 「セキュリティで守られている」 SharePoint は RIghtsManagement システムなどと連携して 暗号化することも可能となっています。 次に「適切な権限を設定することができる」 これは SharePoint サイトの権限や ライブラリの権限、ファイルの権限 それをセキュリティグループなどを使って 容易に管理することができることです。 セキュリティグループであれば これまでの権限設定の運用が そのまま利用することもできます。 次に「必要な時に必要な文書を参照できる」 これは当然管理する文書が 参照できなければ意味がありません。 SharePoint はブラウザを開くだけで 必要な文書を参照することができます。 またどこにあるかわからないファイルなどは 検索をすることで、 容易に見つけることもできます。 次に文書を作成する時に Office クライアントとシームレスに 連携できることがとても重要です。 編集するたびにアップロード ダウンロードなどすると 編集作業はとても手間です。 SharePoint ではブラウザ上でファイルを クリックすると Office クライアントとシームレスに 連携することができます。 次に Office ファイルをテンプレート化して それを管理することもとても重要です。 テンプレート絡みにするとファイルを 管理することがとても大変になります。 そのため、どのユーザーが使っても 最新テンプレートが使えるような 仕組みがとても便利です。 最後にワークフローなどで文書の承認が できることも重要です。 ワークフローを設定すれば 許可された文書だけを 一般ユーザーに公開することもできます。 また古くなって役割を終えたファイルは ワークフローで削除承認をすることで 削除することも可能です。 このレッスンでは、文書管理の 要件を解説しました。

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