それぞれのツールを使用するタイミング

「適材適所」という言葉があります。 フォークでスープを飲んだり、 ハンマーでネジを締めたりすることは ありません。 コミュニケーションツールも同じです。 さまざまなツールがある中で、 適切なツールを適切なタイミングで 使用することが、 リモートワークでは非常に大切です。 まずは状況に応じて コミュニケーション方法をどうすべきか、 チームに聞いてみましょう。 たとえば、アイデアの提案はメールで、 ちょっとした質問はチャットで、 話し合いが必要なら会議を設定する、 といったことです。 チームによって好みが 分かれるところだと思いますが、 いくつかの基本的な ガイドラインを紹介します。 まず、メールは非常に一般的なツールです。 簡単で使いやすいものの、 同じ件名でのやり取りが増えると やっかいです。 情報が埋もれてしまい、 見つけにくくなるという難点があります。 メールが混雑した場合は、 メールの内容をプロジェクト管理ツールに 移してください。 タスクごとにスレッドを立てられるため、 特定の内容を見つけやすくなります。 別の話題には、新しい件名を作成できます。 メールは短いスレッドや 急ぎでない用件に最適です。 急ぎの用件の場合は、 緊急の内容であることが 件名からわかるようにし、 チャットやショートメッセージも 併用しましょう。 次はチャットツールについてです。 何か確認してもらいたいときに、 チャットで長文を送ることは しないでしょう。 チャットは短いやり取りに向いています。 質問や確認のため、 「ちょっといいですか」と 声をかけるような感覚です。 共有ドキュメントを 作成することもできます。 また、チャットツールで２分以上 やり取りが続くようであれば、 電話に切り替えて話すことを推奨します。 電話についてですが、 私の父はオフィスの電話に一切出ず、 留守電を確認して 折り返すだけだと言っていました。 電話に対応していると、 集中が途切れて 作業が進まないというのです。 しかも、相手の用件にも 対応しなければならなくなります。 突然の電話は迷惑になるため、 電話会議を事前に設定するようにします。 チームにも「電話ではなく チャットで連絡してください」と 伝えておきます。 電話する前に、今電話しても大丈夫か、 メールなどでまず 確認するようにしてください。…