チーム規則を策定する

知らない人たちのグループに参加して、 プロジェクトに取り組んだことは ありませんか。 最初のミーティングでは、 聞きたいことがたくさんあるでしょう。 どこから手をつけるのか、 誰が何をするのか、 どのように仕事を片づけるか、などです。 まず、時間をかけて お互いを理解することが、 プロジェクトに取り掛かるうえで大切です。 プロジェクトマネージャーやリーダーは、 作業方法や働き方、期待事項などについて チームで話し合うことを促しましょう。 そこからチームの規則ができあがります。 全員の準備が整い、適切にまとまり、 公平に責任を持ち、助け合い、 結果を出すことが、チーム規則の目的です。 これらを踏まえると、規則には 共通点があることがわかります。 まずチームの規範です。 これらはチームが使うツールや働く 時間、場所などが関連してきます。 例えば、全てマイクロソフトの SharePoint 最新版でやり取りをして、 平日朝８時ちょうどに落ち合い、 本部ビル内のオフィスで 業務にあたる、というケースです。 個人攻撃をせずに問題提起をするなどの 行動規範が必要なら、チーム規範として 検討してもよいでしょう。 コミュニケーション方法も 決めると便利です。 目的に応じたコミュニケーションの 仕方や、返信する時間なども規定できます。 例えば、緊急時以外は携帯電話に 連絡しない、電話を受けたら １時間以内に連絡する、 テキストメッセージは最低限の 情報伝達のみとし、 返信が求められていれば ４時間以内にする、などです。 次に、称賛する方法も規範に入れられます。 感謝はどのように表現しますか。 褒める以上の感謝を示す場合についても 決められます。 例えば、コーヒー無料券や メッセージカードを机に置いておく、 などです。 さらにチームがメンタリングを受ける 基準や時間を決めておくと、 スキル向上につながります。 チームで効果的にスキルを共有し 成長を促すには、助言の規則を決め、 期待されることを明確にします。 これはプロジェクトに関することなら 何でも構いません。 あなたがメンターとして他者を育成すれば、 自分の仕事の負担を 減らすことができるので、 よりやりがいのあるプロジェクトに 関わることができるでしょう。 プロジェクトにおいて チームで会議を行うことは重要ですが、 そこでも規則を決めておきます。 会議の時間は現実的な長さにします。 例えば１時間ではなく 50 分にすることで、 チームが次の会議に 出席する準備ができます。 事前に議題を設定し、 金曜日の３時以降に会議を開くことは 避けたほうがよいでしょう。 出席が義務付けられている社内や チームの定例会議には配慮が必要です。 このような会議に対しては、 各自の仕事に支障が生じないように 規則を設けるべきでしょう。 バーチャルチームがある場合は、 連絡を怠らないよう 気を付けることが重要です。 他のメンバーと時差がある環境なら、 勤務時間やツールについて話し合い、 結果をブログで報告するなどして バーチャルチームが 疎外されないようにします。 このような規則を検討する時は、 チームが独自のルールを設け、 それに対する互いの責任を決定する 権限をチームに与えてください。 ペナルティは１ドルくらいにして、 後で飲み会に使うぐらいが適切です。 かしこまった規則にする必要はなく、 チームで各自のなすべきことを 明確にしてください。 これらに関して早い段階で ２、３時間費やすと、 チームはプロジェクト全般にわたり 優れたパフォーマンスをしてくれるので、 得るものも大きくなります。