効果的なミーティングを行う

会議に参加するには 仕事を中断しなければならず 無駄なことのように 思えるかもしれません。 また、一度にたくさんの人が 参加するので短時間で 多くの人件費がかかります。 しかし会議は連携をとる 最高の方法でもあります。 会議を開くなら 意味のあるものにしましょう。 効果的な会議を持つには まず達成すべき目標を明確にします。 例えば承認を得る、 問題を解決するなど 会議の目的や目指していることを 明らかにします。 次にアジェンダを作成します。 アジェンダを使うことで 横道に逸れないよう進行しながら すべての議題を時間内に カバーすることができます。 アジェンダには会議で話し合う議題と 各議題の所要時間を記載します。 会議は参加人数が多いほど 時間がかかります。 ですから会議の目的に応じて 参加者を選定し、 人数を絞るようにして下さい。 また参加者に準備期間を 与えることも重要です。 参加者の都合の良い日時を選び 早めに会議の案内を送ります。 例えば関係者に計画書の 変更を承認してもらう場合は 会議の数日前に出席以来と 計画書を送ると良いでしょう。 会議の時間になっても 参加者が全員揃わない場合でも 会議は時間通りに始め、 終了します。 途中参加の人のために 話を戻す必要はありません。 また途中で話が脱線しないように 進行する必要があります。 会議を一人で 仕切るのは難しいので 可能な場合は進行役を 他の人に任せましょう。 進行役は会議の始めに 会議の趣旨や目的、 議題、参加者、発言時の ルールを説明します。 また、発言がない場合に 議論を促したり 議論が脱線しないよう 進行していく必要があります。 例えば新たな議題が上がった場合は 別の日に話し合うことを提案します。 会議中は必ず議事録を とるようにしてください。 決定事項や今後の取り組み、 任務の責任者など 大事なことを忘れないよう メモを取ります。 会議中、ホワイトボードに 要点を書き出すのも良いでしょう。 可能であれば 他の人に議事録をお願いしましょう。 会議が終わったら議事録で 今後取り組むことや 業務の責任者、期限などを確認し、 適宜編集を加えます。 最後に議事録を会議の参加者や 関係者に配布します。 会議を効果的に 運営することによって プロジェクトをより円滑に進め、 仕事における信頼を勝ち取ることができます。 清算的で効率の良い会議を行い、 プロジェクトを成功に導きましょう。