コミュニケーション計画を作成する

自分の言いたいことを 正確に伝えるのは 簡単なようで難しいものです。 コミュニケーションがよくないと プロジェクトもうまくいきません。 適切な人に手k視閲な情報を 適切なタイミング適切な方法で伝える。 そのためには計画を 立てる必要があります。 海外にメンバーが散らばる 大規模で複雑なプロジェクトでは コミュニケーションが より重要になります。 まずプロジェクトの情報を 伝える相手を特定します。 これには責任分担表を 活用すると良いでしょう。 次に相手に伝える、または 相手が知りたいことは何かを考えます。 経営陣だったらプロジェクトの 達成目標が知りたいはずです。 経営陣には計画段階で プロジェクトの計画を伝えます。 プロジェクトの実行中は 進捗状況やかかった費用、 プロジェクトの全体的な結果を伝えます。 スポンサーはプロジェクトに 密接に関わるので より頻繁に連絡をとり、 面談の回数も増やす必要があるでしょう。 部門責任者の場合は 最初にどんな人材がいつ必要かや 予算の上限などを 知らなくてはなりません。 プロジェクトが始まったら 予定通りにスタッフが割り振られているか、 またいつまでスタッフが 任務につくのかを知りたいはずです。 チームのメンバーは自分の任務と そのスケジュールを知る必要があります。 任務が終わった後は 次の任務や仕事について 知りたいと思うでしょう。 コミュニケーション計画の最後は 情報を相手に伝える方法を決めます。 情報をやり取りする頻度や 伝達方法、 使用するフォーマットを決めます。 ブレインストーミングや メンバー紹介、 おおやけに言えないことを伝える時は 対面でのやり取りが適しています。 メンバーが各地に散らばっている場合は 電子メール、電話会議や ビデオ会議が不可欠です。 前のビデオで関係者、 管理計画を立てる方法など 関係者管理の要点について 説明しましたが そこでは関係者に 継続的にサポートしてもらう方法に 重点を置きました。 コミュニケーション計画では関係者に 継続的に関わってもらうために 情報を伝える方法を 決定します。 この計画を使えば 関係者は必要な情報を 最も効果的な方法で 入手することができます。 コミュニケーション計画を活用し、 プロジェクトをスムーズに進めましょう。