自動応答機能を使用して不在時のメールに返信する

Outlook の自動応答機能を利用して、 不在のメールを時返信する操作を 見ていきましょう。 この機能は、Microsoft 365 や Exchange、および Outlook.com の アカウントでのみ使用できます。 有効なアカウントを使用している場合には、 ステータスバーに接続先として Microsoft Exchange と表示されます。 では、自動応答の設定方法を 見ていきましょう。 「ファイル」タブの情報をクリックして、 「自動応答」ボタンをクリックします 自動応答のダイアログボックスが 表示されました。 「自動応答を送信する」に チェックをつけて有効にします。 「次の期間のみ送信する」に チェックをつけると 自動応答が有効になる開始時刻と 終了時刻を指定することができます。 期間を指定しない場合は、 この機能をオフにして 解除するまで自動応答は続きます。 自動応答で返信するメールの内容を 下のテキストボックスに入力します。 返信するメールの内容には、 自分の組織内と自分の組織外を 分けることができます。 OK ボタンをクリックして、 自動応答の設定は完了です。 バックステージビューの自動応答欄に 色がついて、「自動応答が送信されます」 と表示されています。 このように自動応答を設定しておくと、 外出や休憩中でメールの確認や 返信ができないことを自動的に 通知することができます。 ただし、迷惑メールと判断された メール以外の すべての受信メールに自動的に 返信してしまうため、 無関係の第３者に自分の情報を 知らせてしまうことになるかもしれません。 このことから、 自動応答メールを使用する際には 注意が必要です。 組織外のユーザーに 自動応答を送信する場合は、 個人の連絡先のみを選択することを お勧めします。 ちなみに、自動応答の送信を解除するには、 自動応答欄のオフのボタンをクリックするか 自動応答のダイアログボックスの 「自動応答を送信しない」に チェックをつけて無効にします。 これで自動応答を解除することができます。 ここまで、自動応答機能を使用して 不在時のメールに返信する方法について 解説しました。