チャットとチャネルを使い分ける

チャットとチャネルは 一見すると大変よく似ています。 こちらはチャネルの画面、 こちらがチャットの画面です。 どちらも同じように メッセージを投稿することができ、 複数のメンバーで 情報を共有することができます。 しかし似ているがために チャットとチャネルの使い分けについて 区別をつけるのが難しい という方もおられるのではないでしょうか。 例えば 既読アイコンは チャネルではつきませんが、 チャットにはつきます。 他にもスレッド単位の返信が チャネルにはあって チャットにはないなど 細かい機能にも差があります。 しかし根本的なチャットとチャネルの 大きな差は 個人の所有する情報なのか 組織が管理する情報なのか の違いにあります。 どういう場合に チャットを利用し、 どういう場合にチャネルを 利用するかについて ご一緒に考えてまいりましょう。 まずなぜ Teams で ファイルを共有するのでしょう。 メリットを振り返っておきましょう。 最初にメールに比べて 大きなファイルも共有しやすい。 次にコミュニケーションの種類を選択した 時点ですでに、 保存先を指定できているため 会話の流れを止めて 保存先を検討する必要がありません。 他にも会話が可能な相手のみ アクセスが可能な権限設定が 既定でできている点や リンクを共有しやすいなどの メリットが挙げられます。 次に Teams で ファイルが保存される場所を 確認しましょう。 チャットの投稿への添付ファイルは 個人の OneDrive へ保存されます。 つまり本人同士の引き出しの書類を 糸電話で繋いだような状態です。 従って誰に何を共有したか、 共有されたかについては、 本人の管理が必要です。 それに対して チャネルの投稿の添付ファイルは チームの SharePoint サイトへ 保存されます。 例えば組織の書庫へ 書類を保管するイメージです。 ですので共有権限や保管を 所有者およびメンバーで 共同で管理することになります。 それでは具体的に チャットの添付を利用するケースは どのようなケースなのか 考えてみましょう。 まず、まだアイデアが 具体化されていない。 他のチームのメンバーに 共有するメリットがない。 個人の移動による影響を受けない。 メンバーの増減は自由にして良い。 個人による保存、管理で十分である。 紛失時にも組織に影響を及ぼさない。 このようなケースでは チャットへのファイルの添付を 利用して差し支えありません。 次にチャネルへの添付を 使うべきケースを見てみましょう。 メンバーの増減など セキュリティ管理をする必要がある。 組織として紛失時にはリスクがある。 チームに共有する段階まで アイデアが具体化している。 他のチームのメンバーに CC するメリットがある。 移動の際、 チームに引き継がなければならない。 このようなケースでは チャネルを利用するようにしましょう。 もしチャットで立ち上がっている会話でも、 このリストに該当する場合には、 チャネルを作成することを 検討すべきタイミングです。 チャットとチャネルは なんとなく使い分けるのではなく、 きちんと用途に基づいて 使い分けることで、 会話に紐づいたファイルの管理が あるべき姿に収まります。 組織で使い分けのマニュアルを 共有するなどの工夫を凝らしてみては いかがでしょうか。