コース: 生産的なミーティングをするコツ
ミーティングの４つのタイプ
このコースではミーティングの運営と ミーティングへの参加を 成功させる方法を解説します。 ミーティングの計画、運営、 途中で発生する問題のほか うまく運営されていないミーティングに 参加したときの対処法も説明します。 ミーティングは多様で 区別するのは簡単ではありません。 ミーティングには主に４つのタイプがあり、 それぞれ異なる対処が必要です。 ４つのタイプとは 連絡会議・進捗会議・チームミーティング・ 問題解決ミーティングです。 プロジェクトファイルには これらのミーティングに招待する人の数と 想定される所要時間を グラフで示しています。 最も参加人数が多いのは 全員に同じメッセージを伝える連絡会議です。 参加者は多い方が望ましく 比較的短時間で終了します。 グラフでは最大１時間としています。 このミーティングでは議論はせず、 連絡を行います。 あまり民主的ではないですが、 予定を教えてもらえるだけで 大きな前進だという企業もあるでしょう。 次に参加者が多いミーティングは 進捗会議です。 参加者は最大 15 人と 比較的多く、 プロジェクトや担当する業務プロセスについて 完了したことを報告します。 他と違って和やかな雰囲気ではありません。 前回約束したことを 実現できなかった人には 居心地が悪いかもしれません。 ３時間に及ぶこともありますが、 図表などを使うと テンポよく感じられるはずです。 実行したことやできなかったこと、 遅れがある場合は その対応策など 一人ずつ進捗状況を短時間で報告します。 これよりずっと楽しくカジュアルなのは チームミーティングです。 利用は週に１回 場合によっては毎朝実施します。 特徴は時間が短かいことです。 １時間かかることもありますが、 15 分程度が適切でしょう。 １人につき２分から５分で その週の計画や最近のできごとなどを チームへ伝えます。 問題解決やアイデアの 提案を行うのではなく 現状の報告に徹します。 大きな問題が見つかれば ミーティングの時間外で対処します。 問題が大きすぎると ミーティングがなりたちません。 毎週続けるのは時間の無駄で チームのコミュニケーションや 団結力にも 悪影響を及ぼします。 最後に問題解決ミーティングは 長時間に及ぶことがあります。 時には２日かかります。 ホテルが五カ年戦略をねることもあります。 少人数で想像力を使い、 必要な限りの時間を費やします。 このようにミーティングには 一方向の連絡会議、 少し憂鬱な進捗会議、 楽しいチームミーティング、 そして問題解決ミーティングがあります。 学習の際には この４つのタイプを念頭に置き、 自分の職場にはどのタイプが あてはまるかを考えてください。
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