遠隔地でミーティングに出席する

バーチャル会議に招集された時の ルールやアドバイスを紹介します。 まずたとえ声だけで 姿が見えなくても Web カメラなどで 腰から下は見えなくても 身だしなみを整えることです。 電話会議だと思っていたら テレビ会議になり、 恥ずかしい思いをするかもしれません。 服装で心構えも変わります。 パジャマのままで世界を 変えられるとは思えません。 それに何かを取りに立った時、シャツの下が だらしない格好だとわかってしまいます。 このレッスンの収録中、 誰も気がつかないでしょうが 私はビジネスシューズを履いています。 肝心なのは、いつもそうすることです。 次に部屋についてです。 静かな部屋でドアを閉め、 家族に入らないように伝えて 張り紙をします。 犬も部屋の外に連れて行きます。 私は以前おとなしい犬を 飼っていました。 別の部屋にいる時だけ 吠える犬です。 なのでテレビ会議の時に 部屋に入れたことがありました。 けれど家に人が訪ねてきた時、 大声で吠え出したのです。 仕事中にふさわしくない できごとでした。 邪魔も雑音も防ぎましょう。 次に電話会議で役立つ テクニックを紹介します。 全員の名前を書いた 参加者マップを作って 手元に置くのです。 発言があったらその人の名前のところに メモを取ります。 そうすれば、誰が何を発言し どんな考えを持っているのか わかる図ができます。 顔が見えなくても話の方向性を 可視化できます。 またよく知らない人同士だと 発言者の名前を覚えたり 判別するのに苦労します。 そこで初めのうちは こう言います。 「クリスです。ガントチャートが 解決策になる理由を説明します。」 他の人に考えや気持ちを 尋ねても構いません。 参加者マップでトニーの欄が空白なら 「トニーはどうですか？ 聞き逃しているかもしれませんが、 まだ意見を聞いていないようです。」とか 「コストの件はデイブが 良い指摘をくれました。 トニーはどうですか？ コストに見合うと思いますか？」と聞きます。 これはリーダーの役割ですが しない人が多いので 参加者同士で尋ねましょう。 最後は裏でメールをする誘惑に 負けないことです。 進み具合が遅かったり、 興味のない議題だったり、 誰かがゆっくり話しているかもしれません。 脳の処理速度は話すスピードよりも速いので 集中力を常に保つことは簡単ではありません。 しかし集中し続けなければ 重要なことを聞き逃したことに 突然気づくことになります。 ぜひ参加者マップを使ってください。 何かを書くことで 忙しくなります。 さもないと気がそれて メールや Facebook を見る恐れがあります。 以上のアイデアは 活用できそうですか？ 服装を整えて静かな部屋を選び、 参加者マップを用意する。 最初は自分の名前の後に発言し、 他の人に考えを尋ねる。 そして進み具合が遅くても メールは見ないようにします。