遠隔会議の段取りをする

遠隔会議を計画する時、電話会議にするか テレビ会議にするかを考えます。 私は電話会議が好きではありません。 １対１の通話は良いのですが、３人以上では 途端に難しくなります。 電話会議の方が安く 通話機能だけで可能ですが、 複雑な話題や問題解決の場合は 役に立ちません。 ですから最終手段だと思います。 技術の進化は著しいので 電話会議はすぐに過去のものになるでしょう。 できれば常にテレビ会議を選びます。 遠隔会議で最大の問題は 仕草が見えないことです。 私たちは無意識に表情や姿勢などから 多くのメッセージを得ています。 声だけだとわかりません。 電話が物足りないのは 当然なのです。 Skype などでは相手が見えますが、実際に 会った時ほどはっきりとはしていません。 対面での会議では 人間の目は多くのものを捉えます。 テレビ会議のスクリーンもすべては 伝えきれませんが 電話よりもはるかに優れているのは 間違いないでしょう。 両者の中間の位置付けにあるのは オンラインセミナーです。 基本的には電話会議ですが、 作成した資料を表示できます。 Skype にはオンラインセミナーに 対応したバージョンがあり、 画面を共有して事前に準備しておいた 資料を見ながら話すことができます。 次にミーティングの 人数を決めます。 どのミーティングでもそうですが、 人が増えるほど複雑になります。 ですから参加者はできるだけ少なくします。 全員が発言する必要があれば ２つのミーティングに分けます。 Skype は連絡会議に便利です。 特に相手にメッセージを伝える点は 申し分ありません。 相手が話を聞いているのが 見えるからです。 しかし議論では人数が多いほど 誰が何を話しているのか 把握するのが難しくなります。 とはいえグループメールや そもそも伝えないことよりは良いでしょう。 Skype はお互いよく知っていて素早く状況を 伝え合う定例のチームミーティングにも 適していると思います。 地理的に離れているチームであれば、毎週 Skype でミーティングをすると良いでしょう。 すでに体系化されていて、上司や チームメンバーに状況を報告する進捗会議にも Skype は適しています。 むしろ苦手なのは グループで行う問題解決ミーティングです。 全員と滞りなくやりとりし、創造性を 最大限に発揮してもらいたい場合は できる限り対面での会議を 選びましょう。 私は先日電話会議で数人と トレーニングコースについて話し合いました。 相手の課題や私ができる 対処などについてです。 この話し合いをセールス会議や 設計会議と呼べるかもしれませんが 実はまさに問題解決ミーティングでした。 電話が役に立ったとは思えず 進捗は芳しくありませんでした。 方向性も定まらず、 私の計画を伝え、 いいですね、と言われただけです。 悪くない結果でしたが 対面ではもっと成果が出たでしょう。 Web 会議の良い段取りを いくつか紹介します。 １つ目はトレーニングの実施です。 多くの場合使い方は 各自で学ぶことが求められます。 理解度は人それぞれで中には わからないので使わないという人もいます。 便利な機能も使われていません。 全員に 15 分ほどトレーニングを するだけでも効果があります。 ２つ目は開始の１時間前に システムの動作確認をすることです。 問題があっても解決する時間が 十分にあります。 いつもなにかしら問題が 起こるものです。 Web カメラの未接続、 設定変更やアップデートの必要性など あと５分で始まるという時に こんな問題とは向き合いたくないものです。 いかがでしたか？ 可能なら遠隔会議は テレビ会議にしましょう。 参加する人数は対面で行うなら その価値はありますか？ 使い方のトレーニングは 行いましたか？ 準備時間を十分にとることも 忘れないでください。