改善案を提案する

ミーティングについての不平を たびたびに耳にします。 参加者なら誰でも厚遇を 起こせることに気づいていないようです。 リーダーではなくても ミーティングを変えることができます。 重要なのは悪いミーティングで無駄になるのは あなたの人生だということです。 誰にでも「うまく機能していないようです。」 という権利があります。 私はなんども口にしました。 あとで参加者から 「指摘をありがとう」と言われます。 みんなが同じことを思っているのに 誰も言いたくないのです。 あなたが思ったなら他の人も 同じ気持ちかもしれません。 リーダーでさえそうかもしれません。 無駄になっているのは あなたの人生です。 まずは思い切って声にだしましょう。 ただし丁重に切り出します。 お勧めの言い方を紹介します。 まず議題の一覧がない場合は 尋ねます。 「準備したいので議題をもらえますか？」 というだけです。 「ミーティング時刻になってもなければ 簡単な議題が必要ではないですか？ 何を話すかわかるように 題目が知りたいのです。」と言います。 正当な要求です。 いらないと断言されたらおそらく話は まとまりません。 次回は出席しないことをお勧めします。 終了時刻も同様です。 はじめに「このあと予定を 入れる必要があるのですが、 何時頃に終了ですか？」 と聞きます。 これも正当な要求です。 むしろミーティングへ招集された時点で この質問をするべきです。 ミーティングをよくしていきましょう。 これまで議題から脱線した場合、 詳細に立ち入りすぎた場合、 合意した内容が蒸し返された場合などの 指摘方法を学びました。 ミーティングの前後にリーダーへ 改善策を提案することもできます。 優れた交渉術が必要ですが、 あなたならできます。 例えば「提案なのですが、次回 マーケティング担当者に ５分ほど概要を説明してもらえませんか？ 前回は推測しながらだったので 行き詰まったのだと思います。」と言います。 または「前回は財務部の方が 長い解説をしていましたが、 データを事前に送ってもらえれば十分なので プレゼンの必要はないと思います。 時間の節約にもなります。 いかがでしょうか？」と言います。 リーダーの多くはミーティングに 反省点があると感じているはずです。 ですから角を立てないように ミーティングをよりよくするアイデアを言えば 喜ばれるでしょう。 プロジェクトファイルにミーティングで 起こる可能性のある問題と それらに対する 私の提案をまとめました。 さて、参加するミーティングを どう変えていきますか？ 角を立てずにリーダーに 伝えることができますか？