遅刻者に対応する

ミーティングに遅刻するのは とても失礼なことだと思います。 遅刻は他の人の時間よりも自分の時間の方が 大切だと言ってるようなものです。 私は決して遅刻しません。 時間に余裕を持ってミーティングに 早く到着するよう心がけているからです。 早く到着してもメールを確認したり ノートパソコンで作業したり 他の参加者と話したりしているので 時間は無駄になりません。 他の人もこんな礼儀を 持って欲しいと思います。 ミーティングに行く時は時間に 余裕を持つといいです。 誰かに呼ばれても 「すみません、今は駄目なんです。 ミーティングがあって遅刻できないのです。」 と言います。 難しくはありません。 ではミーティングに遅刻してくる人には 何ができるでしょうか。 私が気に入っている ８つの戦略を紹介します。 組織の文化やあなたのスタイルによっては 奇妙に感じるものもあるでしょうが 少なくとも１つは使えるものが 見つかるでしょう。 １つ目は開始時刻を 11 時 20 分のように 中途半端にすることです。 すると時間による注意を向けて 守ってもらいやすくなります。 ２つ目はミーティング前に お菓子を配り、始まったら片付けることです。 遅刻した人はお菓子のかけらだけを 目にすることになります。 あるミーティングではケーキを用意し、 遅刻者の分はとても小さくしました。 遅刻者にはケーキを 取っておいたよ、と言って とても小さいケーキを渡しました。 とても面白かったです。 その人にはちゃんと メッセージが伝わりました。 ３つ目はドアを閉めることです。 鍵をかけて遅刻者が入る時に ノックさせることも一案です。 他の人には時間を守る 大切さを理解してもらうためだと伝えます。 そうすれば次に遅れたら 面倒なことになると気づきます。 ４つ目は少し変ですが、あなたの組織だったら どうなるか考えてみてください。 使われていない椅子をすべて除き、 出席者がテーブルの周りに均等に座ります。 そうすると、遅刻者は 椅子を探して間に割り込む必要があり 感覚が乱れることになります。 ミーティングが中断されますが どのみち遅刻者が来ると 中断するので同じことです。 ようするに遅刻者がすんなりと 入り込めるようにしたくないのです。 ５つ目は遅刻しそうな人へ 事前にリマインドすることです。 例えば今度のミーティングには 間に合いそうですか？と。 ６つ目は遅刻者が来たらすぐに全員の前で 理由を聞くことです。 学校のような感じです。 遅刻者が何を言おうと ５歳児でもわかる返事をしてください。 「例えば渋滞にはまって。」と言ったら 「次は余裕を持って来てくださいね。」 と答えます。 他の人の前で叱りつけてはいけないという 原則がありますが ミーティングの場合あなたは 参加者全員を代表しているので 私は問題ないと思います。 遅刻者には遅れたことで全員の時間を 無駄にしたと伝える必要があります。 ですがこの方法は上司や年上の人の場合は 使えません。 ７つ目は後で遅刻者と 話すことです。 何かサポートできないか尋ねます。 なんども繰り返されているので なんとか改善したいと伝えます。 ８つ目は遅刻者が聞き逃しても 後から聞けないようにすることです。 聞き逃してもそのままです。 遅刻者が最も関心を持つことを 最初に扱っても良いかもしれません。 そしたら次は遅れないようにするでしょう。 しかしこの方法は遅刻者が発言できなくても 問題がない場合に限ります。 以上がお勧めの方法です。 プロジェクトファイルに 他の戦略も紹介しています。 もう１つ付け加えておきたいのですが 上司や司会者が遅刻する場合は どうすれば良いでしょうか？ 先ほど紹介した戦略は どれも使えません。 １つだけできるとしたら 10 分ほど様子を見て解散するのです。 会議室には メモを残します。 「いらっしゃるかわからなかったので 他の作業を進めることにしました。 またご都合の良い時間に 開催しましょう。」 これは合理的でありつつ 非常に痛烈です。 以上、８つを確認して どれが最適な戦略か考えてみてください。