首尾よく終了する

ミーティングを終える際にするべきことは ４つあります。 １つ目は関連する課題への対処です。 通常関連の課題は 議題の一番下に追加します。 最後まで保留することで本来の ミーティング時間を奪わないようにします。 議題にないものは最後まで 保留するのが良いでしょう。 難しいのはそもそも他の課題に 対応する必要があるのかという点です。 重要な項目は議題に含めていたはずなので 計画されていないことは 次のミーティングまで 保留するべきだという考え方もあります。 早めに終わったら終わりで たまたま追加されたことがらに 時間を割く必要はないかもしれません。 余計な項目が追加されると ミーティングにまとまりがなくなったり 悪影響が出たりして 苦い記憶となる恐れもあります。 でも本当にそうでしょうか？ 話し合う時間があり、 参加者もいるなら 活用した方が良いと思います。 議論の過程で見つかった関連の課題や 議題の配布後に生じた 新しい課題については 対応した方が良いのではないでしょうか。 本来の議題について 話し合いが終わったら 残り時間であと何個の課題を話せるか 判断します。 何があっても終了時刻を 超過してはなりません。 残り時間で他の過程を話し合うことに 全員が同意したらそうします。 少なくとも追加の項目にざっと目を通し 次の議題にするかどうかを 決めることはできるでしょう。 以上が１つ目です。 ２つ目は取り決めた事柄の 大まかなまとめを行うことです。 合意したアクションアイテムと担当者を 簡単に確認します。 参加者は帰りたがるかもしれませんが ミーティングの最後の２、３分で 合意した事柄を１つずつ 繰り返すことが重要です。 決めたことを簡単にまとめましょう。 といってアクションアイテムを読み上げれば それほど時間はかかりません。 「デイブは顧客にプロジェクトの 遅れを伝えます。」 「サブリナは技術面の問題を調査します。」 「トニーは見逃している事柄が ないかチェックします。」 「みなさんよろしいですか？」 これで担当することの事柄の実行を約束し、 実行できなければ責任を問われます。 チームの団結力も高めます。 一人一人が責任を果たし、他の人に迷惑を かけてはならないと思うようになります。 ３つ目は次のミーティングの 日付について合意することです。 全員がスケジュールを確認するので 少し時間がかかりますが大切です。 急いで閉会したため次回の日付を決めるのが ミーティング後になることもよくあります。 しかし、持ち越しても 仕事が増えるだけなので できれば避けるべきです。 その場で次の日付を 決めましょう。 スケジュール帳を持ってきていない人や オンラインカレンダーを すぐに確認できないという人には 次回は用意するよう 念を押します。 ４つ目は参加者の退出時に 必ず感謝を伝えることです。 アイデアの提供や時間を 費やしてくれたこと。 アクションアイテムに合意してくれたこと などに感謝します。 感謝にお金はかかりません。 けれど大きな効果があります。 以上、４つの仕事を 実行してるか考えてみましょう。 関連する課題について 方針がありますか？ 最後にまとめをしていますか？ 次のミーティングの日付を 決めていますか？ 参加者に感謝を示していますか？ 実行していないことは是非 次回取り入れてみてください。