議事録とアクションアイテムをまとめる

昔は誰かが ミーティングの議事録をとり、 すべての発言を 記録することになっていました。 時間のかかる退屈な作業で 誰にも読まれることはありません。 唯一役に立つのは読み返して 「あなたは 1963 年 11 月 17 日の 11 時 46 分にそう言いました。」 と答える時だけです。 国会では今もこの方法ですが、 多忙な企業で働く人には そんな時間はありません。 近頃はミーティングで合意した 実施事項のみを記録します。 これはアクションアイテムと 呼ばれます。 決定は必ず実施事項を伴います。 決めたけれど何もしないことは ありえません。 ですからアクションアイテムのみ記録します。 ここで議事録、つまりアクションアイテムを うまくまとめるポイントを４つ紹介します。 どれも重要です。 １つ目は１つのアクションアイテムを 一人に担当させることです。 もし二人に任せると どちらも責任を感じず、 何もしない可能性があるからです。 チームで作業をするなら 担当を一人決めてリーダーとして 次回報告してもらいます。 担当者は必ず一人です。 ２つ目は担当者が 納得しているかを確認することです。 「引き受けてもらえますか？」 「次回までにできますか？」と聞きます。 身振りや仕草も観察します。 困惑したり気乗りしない様子なら 探りを入れます。 「本当に頼んでいいですか？」 「マーケティング部門に詳細を 確認しますか？」と。 ３つ目はミーティングをしながら アクションアイテムを記録することです。 終了時にはすべて記録された 議事録の完成です。 １ページにまとまった議事録として すぐにメンバー全員に送付します。 デスクに戻るより先に 議事録がメールで届いているはずです。 取り掛かりが遅れないようにしましょう。 ミーティングの一週間後に 議事録を送ると 緊急性がないと言っているのと同じで 誰も行動を起こそうとはしません。 ４つ目は前回のミーティングから アクションアイテムを持ち越す場合には わかるように目印をつけることです。 何度も完了せずに 持ち越した場合は記しが増えて この仕事は終わるのかと 疑問が生じます。 何か問題があるのか、 担当者に助けが必要か、 面白い例を紹介しましょう。 ある企業ではアクションアイテムが延期される たびフォントサイズを大きくしています。 延期されるほど目を引くように どんどん大きくするのです。 ではまとめます。 ポイントは１つのアクションアイテムを 一人に担当させる。 担当者が納得しているか 確かめる。 ミーティング中にアクションアイテムを 記録して終了後すぐに送信する。 延期されたアクションアイテムに 注目させる工夫をすることです。