視覚的な資料を活用する

視覚資料の効果は あまり注目されていません。 私たちは視覚的に物事を考えるのに ミーティングでは言葉に頼ります。 でも話した言葉は目に見えません。 耳で聞くだけです。 良いミーティングでは図形や矢印、 マインドマップなどを使います。 フリップチャートや ホワイトボードとペンが必要です。 パソコンをプロジェクターに接続したり タブレットとタッチペンを準備すれば 描いたものをすぐ 映し出すことができます。 視覚的に示すことには ４つのメリットがあります。 １つ目はミーティングを コントロールできることです。 ミーティングを任されたら ペンやタッチペンを準備しましょう。 発言は一度に一人ずつとお願いし、 話し合いの内容をすべて記録するのか 良いアイデアだけを記録するのか、 あなたが決めます。 良いアイデアかどうかも あなた次第です。 ２つ目のメリットは 理解が深まることです。 言葉だけに頼ると 誤解を招きがちです。 例えば道案内をする時、 大きな交差点を右折して 中心部を抜けると言えますが、 地図や絵の方がずっとわかりやすいでしょう。 提案や話し合ったこと、 合意した点も同様です。 工場の配置やソフトウェアの見取り図、 計画の工程表などもそうです。 口頭で説明するより はるかに正確で時間もかかりません。 ３つ目のメリットは 合意した事柄を覚えておけることです。 図を見ると目に焼き付いて 忘れにくくなります。 一番良いのは 概略図です。 合意した計画を表やチャート、 図を使って視覚的に表すと 参加者の記憶に長く残るはずです。 ４つ目は参加者の関心を 維持できることです。 言葉だけで集中力を 保つのは困難です。 話を聞くだけでは次第に 話し手をみなくなり、 その人の外見や服装が気になり始めたり、 部屋の中にある他のものに目がいったりして メッセージの半分しか 頭に入りません。 最初の１分を過ぎると 集中力は落ち始めます。 残念ですが、それは 誰でも同じです。 ところが一覧や概略図を使えば、 なるほどそういうことかと思ってもらえます。 図を見れば進捗がわかるので ミーティング中に少し気が散って 考え事をしてしまっても 必死になって経過を追わずに すぐに追いつくことができます。 ミーティングを通して 視覚資料を利用し、 合意したアクションアイテムも 図として示すことができれば良いでしょう。 アクションアイテムを １つずつ記載していけば ミーティング中に誰が何に同意しているかを 全員が確認できます。 終了時には議事録が完成し、 すぐに送信できます。 どうやって視覚資料を 活用しますか？ どのような機器が必要ですか？ 問題を図で示したり ミーティングを進めながら 書いたアクションアイテムを スクリーンに映すことができますか？