役割を設定する

当然ミーティングには司会者と呼ばれる リーダーが必要です。 ここでは司会者ではなく リーダーと呼ぶことにします。 ミーティングは誰かが招集をかけて 運営する必要があります。 これは毎回交代してもいいですし、 誰か適任と思われる人が 毎回務めても良いでしょう。 リーダーの他にも検討してほしい 役割が５つあります。 １つはタイムキーパーです。 リーダーでも別の人が務めても良いでしょう。 全員が時間を守り 脱線しないようにする役割です。 個人的にはリーダー以外に任せるのは 抵抗があります。 権限のない人がせかすのは 難しいからです。 リーダーが務めるべきだと思いますが 私の意見です。 別の人が務めてうまく いったこともあります。 ２つ目の役割は 記録係です。 これもリーダーでも 他の人でも構いません。 記録係は議論する事柄を よく理解している人が務めるべきです。 インターンや新入社員以外の人が 適任です。 私がリーダーの時は 自分でアクションアイテムを記録します。 記録内容や対応が 必要なことを管理できるからです。 私には管理癖があるようです。 議事録には合意した アクションアイテムを簡潔に記載します。 リーダーは決定です。 デイブにお願いするアクテョンアイテムとして 記録しますね。と言います。 これでリーダー、タイムキーパー、 記録係が揃いました。 さらに３つ役立ちそうなものを紹介します。 まずはプレゼンターです。 テーマに応じて財務、営業などの 部門担当者に情報を伝えてもらいます。 プレゼンターは発表が終わり次第 退席して構いません。 内容や発表時間は 事前に連絡しておきます。 次の役割は黒い帽子を かぶる人です。 役目は悲観的になることです。 常にものごとが間違った方へ進むと考える 悲しい役を演じます。 あまり気が進まないと思いますが 一時的に想像上の帽子をかぶって 悲観的になるのです。 計画に欠点があるのではないかと 私的する役目です。 さもないと計画について 誰もきちんと考えない、 または問題点に気づいても 水を差すのが嫌で 誰も指摘しないということが起こります。 本物の帽子をかぶっても構いませんが 実際にかぶる必要はありません。 ただこの役割はミーティングごとに 交代した方が良いでしょう。 毎週その憂鬱な役割を引き受けるのが 嫌な人もいるでしょうから。 急なミーティングでは楽観的な人に任せて 計画の欠点を考えてもらいましょう。 欠点が出ない時は特に 今日はあなたが黒い帽子をかぶっています。 どんな欠点がありますか？ と言って促してみましょう。 ミーティングでのもう１つの役割は プロセス観察者です。 ミーティングのプロセスを 観察する役目です。 ミーティングは順調か、全員が参加し 議題が設定されているかを考えます。 そしてミーティングの終わりに 参加者や議題、 全体の流れなどを 簡単にまとめます。 例えば２つ目の項目は少し行き詰まった、 ３つ目の項目でマイルスは意見を 言えていなかった、 議題が多すぎた、 というように。 これはミーティングを改善し、参加者の 自己意識を高めるために非常に有効です。 この役割もミーティングごとに交代すると 参加者全員が ミーティングの運営方法を 考えるきっかけになります。 次のミーティングでは 誰がリーダーを務めますか？ 誰が時間を管理して、 誰がアクションアイテムを記録しますか？ プレゼンターはいますか？ あなたが黒い帽子を被りますか？ それともプロセス観察者になりますか？