形式を選択する

ミーティングを計画する時は まず形式を決めます。 そもそもミーティングが 必要なのかを考えます。 ミーティングには コストがかかります。 一人当たり１時間 50 ドルとして 10 人で２時間実施すると 合計で千ドルです。 皆が多忙な場合は 調整するのも大変です。 それに見合う生産性が 得られる保証もありません。 ミーティングで参加者の士気が 下がることもあります。 議題との関わりが薄いか 内容をすでに知っている場合などです。 ミーティングの代替案として まず個人面談が挙げられます。 一人一人と話ができればよく、 参加者同士の対話は それほど必要ない場合に適しています。 もう１つの案は 全員にメールを送ることです。 情報を一方的に提供するだけで フィードバックや議論が いらない場合に有効です。 地理的に離れている人や 非常に忙しい人にも 都合の良い時間にメールを 確認できて良いでしょう。 それからテクノロジーを 活用するのも一案です。 個人的に電話会議は 好きではありませんが 地理的に離れている場合や 自宅勤務の場合はこれも１つの選択肢です。 もちろん、テレビ会議も含まれます。 私は電話会議より仕草が見えて 複数でのコミュニケーションもとりやすい テレビ会議の方が好きです。 高性能で価格も手頃な Web カメラがあり、 通信速度も速くなっているので 今やテレビ会議は優れた選択肢でしょう。 会議の形式を決める時は あと２つの要素について考えます。 １つ目は資料を使う必要が あるかです。 スクリーンにスライドを映しますか？ それともただ座って話し合いますか？ 事前に考えておきましょう。 開始時間になっても準備ができず 機器を使える人が不在だと 本当にストレスが溜まります。 ２つ目は少しおかしいですが、 ミーティングを立ってできないでしょうか。 スタンドアップミーティングは健康的で 短時間で終わる傾向にあります。 頭の回転も速くなるので ぜひ検討してみてください。 スタンドアップミーティングを 自然に行う例として 建物や機械の点検があります。 作業の一環として 立ったまま行えば ミーティングほど形式ばらずに 行えるかもしれません。 少人数なら歩きながら 話しても良いでしょう。 現場へ移動中に問題について 話し合うのです。 歩くことは人をリラックスさせるので より率直なコミュニケーションができます。 可能であればとても良い方法ですが、 人数は多くても ２人か３人まででしょう。 ところでミーティングについて いつも不平を言う人がいます。 回数が多い、うまく機能していない、 などだけでなく ミーティングがない時も不平を言います。 状況がわからない、 自分の意見を聞いてくれないなどです。 以前ミーティングが大嫌いな上司がいました。 誰もが上司の意見に反対するので 個別に人を尋ねては 無理やり自分の意見に 同意させるようになりました。 ひどい職場でした。 同僚とテーブルに座って話し合うことなど ありませんでした。 友人もおらず、チームもなく、まるで 刑務所の独房に入れられているようでした。 ある時、上司の休暇中に 同僚とこっそりミーティングをしました。 それは素晴らしいものでした。 ミーティングは当たり前ではないのです。 また時間が取られるからと 断られないようにしましょう。 そんな人には本当にミーティングが必要か 手短にできないか、尋ねましょう。 成果が得られる場合のみ 開催するのです。 正しい形式で行えば 優れたコミュニケーションツールとなります。 まずそのミーティングは 本当に必要ですか？ ミーティングにかかるコストを 計算したことがありますか？ メールや一対一の対話に 変えられますか？ ミーティングが必要ならば Skype で行うことはできませんか？ どんな機器が必要ですか？ 立ったままか移動中にできませんか？