フローを作成する

顧客とのコミュニケーションの 機会を逃すことは ビジネス上の損失につながります。 例えば、顧客からのチャットやメールに すぐに返事ができなかったというような ことはありませんか。 Power Automate を 使用すると 応答を自動化することができます。 このレッスンでは、 Power Automate で、 フォームが送信されるたびに 自動応答のメールを送る フローを作成します。 今回の例では、 Microsoft Forms で 作成した「ウェディングプランに関する お問合せ」というフォームを利用します。 このフォームに顧客が回答すると 自動的にお礼の返信がされるという フローを作成することで コミュニケーションを効率化したいと 思います。 それでは Power Automate で フローを作成してみましょう。 Microsoft 365 のページから アプリ起動ツールを開いて Power Automate を 選択します。 左側のメニューから 「作成」を選択して 「一から開始」という方法で フローを開始します。 「自動化したクラウド フロー」を 選択します。 指定した条件設定、 つまりトリガーによって フローが実行されるようにしたい場合には、 このオプションを使うといいでしょう。 今回の例では、 フォームが送信されるという条件で フローが実行されるようにしたいので、 このオプションを使用します。 「フロー名」に「自動返信」と入力します。 トリガーが一覧表示されています。 「新しい応答が送信されるとき」という トリガーを選択して 「作成」を選択します。 「フォーム ID」の ドロップダウン メニューから トリガーの対象となる フォームを選択します。 今回は「ウエディングプランに関する お問い合わせ」というフォームを 選択します。 これで、フォームの送信がされるたびに フローが実行されるようになります。 なお、フォームを選択する前に Microsoft Forms に サインインをする必要があります。 今回作成するフローでは フォームに入力された 顧客のメールアドレスと 名前を取得する必要があります。 データを取得するために まずは「新しいステップ」を選択します。 データを取得するための アクションを選択する必要があります。 検索バーに「応答」と入力して 「Microsoft Forms」を 選択します。 「応答の詳細を取得する」という Microsoft Forms に 用意されたアクションが表示されるので、 これを選択します。 「フォーム ID」で 「ウェディングプランに関する お問合せ」フォームを選択します。 「応答 ID」では、 「動的なコンテンツ」タブの 「応答 ID」を選択します。 これにより、フォームに送信されるときに 自動的に生成される応答 ID を 取得することができます。 「新しいステップ」を選択して 「標準」タブに切り替えます。 Outlook を使って メールを顧客に送信するために 「Office 365 Outlook」を選択します。 メールは自分のアドレスから送信されます。 「メールの送信 (V2)」を選択して 自動返信メールの作成をします。 「宛先」のフィールドには 顧客がフォームに入力した メールアドレスが反映されるようにします。 「動的なコンテンツの追加」を選択して、 「もっと見る」を選択します。 フォームで質問項目として設定した 「メールアドレス」を選択します。 (音声なし) 「件名」には「ウェディングプランの お問合せについて」と入力します。 (音声なし) 「本文」にフォームの回答者の 名前を挿入することで 個人宛に応答しているように 顧客に感じてもらうことができます。 「動的なコンテンツの追加」を選択して フォームに設定してある質問項目「氏名」を 選択します。 (音声なし) その下にメールの本文を入力します。 「お問合せいただきありがとうございます。 「２営業日以内に担当者から 改めてご連絡いたします。」 フローが完成したら 上のメニューから「保存」を選択して フローのテストを行います。 まずは、「フローチェッカー」を 選択します。 フローチェッカーは フローの設計における ベストプラクティスを推奨するツールです。 これを使用することで フローの品質レベルを 上げることができます。 エラーや警告がないことが 確認できましたので、 フローチェッカーパネルを 「X」で閉じます。 次に、フローを手動で実行して テストを行います。 上のメニューから「テスト」を選択して 「手動」を選択したら 「テスト」を選択します。 (音声なし) フォームを開いて、 テストをするために情報を入力します。 (音声なし) フォームが送信されて フローが正常に実行されたことが わかります。 (音声なし) コミュニケーションの機会を逃さないことは ビジネスにおいて極めて重要です。 Power Automate を 使用することで コミュニケーションの合理化と 効率化を実現することができます。