従業員のシフトを組む

スタッフのシフトを組むさいは 注意が必要です。 数が多すぎれば、費用が嵩み、 少なすぎれば、顧客を待たせてしまいます。 適切にシフトを組むことが重要です。 顧客の数、つまり需要に基づいて シフトを組むための、 ３つのステップがあります。 まず、需要の把握、 次にスタッフの配置、最後に管理です。 最初に、サービスを必要とする 顧客の数を把握します。 業界によって測定方法はさまざまです。 銀行であれば、 時間当たりの窓口での取引の数、 大学の事務局なら、 受け付けた申請書の数、 問い合わせ窓口なら、 時間当たりの問い合わせの数などです。 例として、問い合わせ窓口の１週間の メール件数を見てみましょう。 窓口の営業は月曜から金曜で、 問い合わせは月曜にもっとも多く、 それから徐々に減ります。 このデータを使えば、スタッフを増やす 必要があるときを特定できます。 ただし、需要の上下に影響する要因を 把握しておくことも重要です。 セールや特別イベント、休日などが 需要に影響を与えているかもしれません。 そうした要因を予測し、計画できれば、 次のステップである、 シフトを効率的に組むことができます。 予測した需要に合わせて シフトを組むことが目標です。 問い合わせ窓口の例を見てみましょう。 需要予測をする前は、 毎日同じスケジュールだったため、 月曜日はスタッフ不足でメールが溜まり、 その解消に２日かかる一方、 そのごは人員過多でした。 需要に合わせたシフトにしてからは どうでしょう。 月曜に多くのスタッフを配置して 未処理のメールをなくし、 一方で、金曜にはスタッフを 減らすことで、無駄を省きました。 こうして、総労働時間を増やすことなく 対応できました。 このように達成するには、 ビジネスの性質に応じて さまざまな戦略があります。 一例として、パートと正社員の比率を 調整することが挙げられます。 正社員は、安定したサービスを提供でき、 パートは需要のピークに合わせて 容易に増減できます。 もう１つは、スタッフに 複数業務の研修をおこない、 必要に応じて配置することです。 たとえば、小売店では、混雑時に レジ打ちをし、それ以外のときは 在庫室で働くといったことです。 また、シフトや営業時間を 調整することもできます。 スタッフの出勤時間を早めたり、…